Ajustes contables: depreciación, amortización, impuestos y cuentas incobrables

Ajustes Contables: Conceptos Clave y Aplicaciones

Los ajustes contables son asientos que se elaboran tomando como base la información existente en los asientos del libro diario y la información adicional disponible. La finalidad de estos ajustes es regular y precisar el saldo de las cuentas contables que se revelarán en los estados financieros, afectando a una o varias cuentas del estado de resultados y a una o varias cuentas del balance general.

¿Cuándo se realizan los ajustes contables?

La elaboración de estos ajustes se realiza en los siguientes momentos:

• Al final del período económico, previo a la obtención de los estados financieros (contabilidad financiera).
• Al final de cada período para generar control (contabilidad administrativa).
• En el momento que el evento o asiento a ajustarse lo requiera.

Proceso de Ajustes Contables

El proceso general de ajustes contables sigue la siguiente secuencia:

1. Balance de comprobación no ajustado.
2. Identificación y análisis de ajustes.
3. Jornalización de los ajustes en el libro diario.
4. Mayorización de los ajustes.
5. Balance de comprobación ajustado.
6. Elaboración de estados financieros.
7. Cierre de libros.

Es importante destacar que:

• La numeración para los asientos de diario de los ajustes será continua a los asientos de diario del registro de las transacciones anteriores.
• La mayorización de estos asientos de diario se ejecutará en los mayores existentes hasta el momento; sin embargo, si aparecieran nuevas cuentas contables, entonces se deberán abrir nuevos folios para las mismas.
• La estructura de presentación del balance de comprobación ajustado será idéntica al balance de comprobación no ajustado, solo que esta vez la información se tendrá que volver a tomar del libro mayor que se acaba de actualizar.
• Acto seguido a este documento, se procederá a obtener el estado de resultados y a proceder al cierre de libros, para empezar un nuevo período y, consecuentemente, repetir nuevamente el ciclo contable.

Tipos de Ajustes Contables

Ajustes por Depreciación

También conocido como "desgaste de planta, propiedad y equipo", es el desgaste ocasionado con el transcurso del tiempo sobre los activos fijos, consecuencia del uso continuo de los mismos dentro de la empresa. Este tipo de ajuste es aplicable únicamente para cada uno de los activos fijos de la empresa, ya sea que existan o que se adquieran.

Método Lineal

La depreciación lineal dará lugar a un cargo constante a lo largo de la vida útil del activo, siempre que su valor residual no cambie. Los factores a considerar son:

• Valor actual
• Valor residual
• Vida útil estimada

Ajustes por Amortización de Intangibles

Tiene la prioridad de regularizar el valor de los activos intangibles, los mismos que sufren disminución de valor a través del tiempo por su uso comercial.

Ajuste de Impuestos y Retenciones

En el balance de comprobación no ajustado, se tiene la siguiente clasificación:

• IVA pagado = Activo – Deudora
• IVA cobrado = Pasivo – Acreedora
• Retención en la fuente del impuesto a la renta por pagar (1%, 2%, 8%, 10%) = Pasivo – Acreedora
• Retención en la fuente del impuesto a la renta (1%, 2%, 8%, 10%) = Activo – Deudora
• Retención en la fuente del IVA por pagar (30%, 70%, 100%) = Pasivo – Acreedora
• Retención en la fuente del IVA (30%, 70%, 100%) = Activo – Deudora

El ajuste de impuestos y retenciones tiene la intención de conocer claramente si al término del período el ente tiene:

• Retención en la fuente por pagar y retención del IVA por pagar.
• Crédito tributario por IVA y crédito tributario por impuesto a la renta.

Ajustes para Cuentas Incobrables

Nace de aquellas "cuentas y documentos por cobrar a clientes" producto de los créditos que concede la empresa durante el proceso de una venta propia de la operación del negocio, y que al momento de recibir el pago el cliente, por diversos motivos o razones, no cancela puntualmente y empieza a transcurrir el tiempo de una deuda vencida. La forma correcta de registrar un asiento de ajuste para cuentas incobrables es utilizando dos cuentas específicas:

1. Gasto por deudas incobrables.
2. Estimación para cuentas incobrables (contracuenta que registra la estimación y que se deduce de las cuentas por cobrar).

Análisis de Riesgo

Es un método a través del cual se analizan en forma individual las cuentas por cobrar de los clientes, empleando porcentajes de provisión de incobrables establecidos por un comité de análisis de riesgo.