Análisis Sistemas

UNIDAD 2:

Formularios

Los formularios son transportes de datos y existen en todas las formas y tamaños.

Se usan para muy diversos propósitos, por ej.: pedidos de provisiones para un restaurante, saldo de una cuenta bancaria, informe de fabricación de ciertos artículos, solicitudes de inscripción, actas de exámenes, etc.-

ENTREVISTAS:  Es el tipo de información que debe buscarse en las entrevistas está directamente relacionado con el nivel jerárquico del entrevistado. De esta manera del nivel decisorio se debe buscar información acerca del cuadro global de la organización, sus objetivos y políticas, las opiniones respecto a los problemas y qué funciones y personas están a su cargo.

Dentro del nivel ejecutivo se busca información acerca de los flujos de materiales e información, qué relación tienen las otras áreas y los principales problemas de la misma.

 5 Pasos p/preparar entrevista: Definición de Objetivos: Definir qué información se desea obtener. Planificación: Decidir a quién se entrevistará en base a los objetivos planteados, para planificar qué preguntas se debe obtener. Concreción: Realice una cita por anticipado con quienes vaya a entrevistar indicando el objetivo de la misma. Realización: Presente el tema de la entrevista y la naturaleza del proyecto sobre el cual trabaja. Evaluación: Resuma la información recabada durante la entrevista. Servirá para la autoevaluación y supervisión de la información obtenida.

Entrevista abierta: Esta condición se utiliza en forma verbal y oral. En este tipo de preguntas el entrevistado tiene la opción de explayar libremente sus ideas, siendo la respuesta mucho más amplia y por lo que en muchos casos la información no puede ser relevante.

Ventajas: Poner confortable al entrevistado;Permite al entrevistador definir su vocabulario;Riqueza de informaciones detalladas;Espontaneidad en las respuestas;Preguntas claras y precisas

Desventajas: Hacer preguntas y obtener respuestas sin importancia;Perder el control de la entrevista;Pérdida de tiempo en respuestas largas;Debilidad del entrevistador

Entrevista cerrada: Se usa una formulación de preguntas en las que el entrevistado sólo puede responder de forma finita. Esto quiere decir que no hay muchas opciones de respuestas. Se lo conoce como preguntas bipolar, tales como “SI – NO”; “VERDADERO – FALSO”; “DE ACUERDO – DESACUERDO”.

Ventajas: Ahorra tiempo; Hacer preguntas claves;Mantener el control de la entrevista;Ahorro de tiempo en las excesivas preguntas;Obtención de datos relevantes

Desventajas: Ser aburrido para el entrevistado;Pobreza en las respuestas; Pérdida de ideas por el punto anterior;No hay relación armoniosa entre el entrevistado y el entrevistador

 El uso de las preguntas abiertas en las entrevistas es apropiado cuando queremos obtener información detallada, ya que esta opción permite al entrevistado exponer libremente sus ideas, siendo las respuestas mucho más amplias; así también permite que el entrevistador recoja el vocabulario del entrevistado, el cual refleja su educación, aptitudes y creencias.

El uso de las preguntas cerradas es apropiado cuando deseamos ahorrar tiempo y no deseamos que el entrevistado se explaye. Cuando necesitamos datos concretos sin importar demasiado la información extra que pueda ofrecer el entrevistado.

Debemos evitar preguntas problemáticas que puedan arruinar la información que queremos obtener, redactando previamente la misma con cuidado y así eludiendo lo que no es útil.

Dos de las situaciones que se dan son: Preguntas conducentes: una frase conduce a otra pregunta;Preguntas dobles:dos preguntas dentro de la misma

 Estructura de pirámide: El entrevistador comienza con preguntas muy detalladas y frecuentemente cerradas y luego expande el tema permitiendo preguntas abiertas y respuestas más generalizadas.

Las preguntas van de específicas a generales.  Es útil emplearlas para determinar la finalidad del tema.

Estructura de embudo: El entrevistador usa preguntas generales y abiertas y estrecha las repuestas posibles usando preguntas cerradas. Proporciona una forma fácil y no intimidante para comenzar con la entrevista.

Es útil cuando el entrevistado se siente interesado en el tema y necesita libertad para liberar sus emociones.

Estructura en rombo: Es una combinación de las dos anteriores dando como resultado una conclusión específica.

Es útil cuando deseamos conservar el interés y la atención del entrevistado por medio de una diversidad de preguntas.

La estructura que se utiliza es Estructura Pirámide.

CUESTIONARIOS:  Es una herramienta muy útil para obtener un alto nivel de información a un costo relativamente bajo y en menos tiempo. Su uso es rápido y eficiente.

4situaciones adecuadas para su uso:Elimina cualquier influencia sobre quien contesta;La información es sincera porque puede ser anónima;Rápido y eficiente;Único medio factible para relevar un gran número de personas o para grandes distancias entre la fuente y el encuestador.

 3)Preguntas Basicas:Según el grado de libertad de respuesta: Abiertas: Cuando se le da libertad al entrevistado para contestar con sus palabras y expresar sus ideas.

Son preguntas fáciles de formular pero las respuestas son difíciles de registrar y tabular: Cerradas: son aquellas en las que no se da libertad al entrevistado para contestar con sus propias palabras y se le obliga a escoger entre un conjunto de alternativas.

4)El escalamiento es el proceso consistente en asignar números u otros símbolos a un atributo o característica con propósitos de medición. Las escalas son a menudo arbitrarias y en algunos casos no son únicas.