Archivo Clínico: Circulación de Historias Clínicas y Métodos de Clasificación
Otros documentos clínicos
- Tarjeta de afiliado a la Seguridad Social
- Parte de consulta y hospitalización (P10)
- Impreso de citación para consulta
- Certificado de nacimiento o defunción
Circulación de la documentación en el hospital
- Si el paciente ha sido atendido en una consulta y no se le solicitan pruebas, la historia clínica (HC) regresará al archivo (SA). Si se le solicitan pruebas, el paciente las llevará al SA.
- Si el paciente ha sido atendido en urgencias y es dado de alta, la HC regresará al SA. Pero si es ingresado, su HC se trasladará junto con él.
- Si después de ser ingresado es trasladado a otra zona, su HC se traslada con él.
- Si el paciente hospitalizado necesita pruebas: cuando esté en la propia habitación, el personal se traslada allí junto con el documento de petición de pruebas; si está fuera de su habitación, su HC y el documento de petición de pruebas se trasladan con él.
- Si el paciente es dado de alta, la HC se traslada al SA.
- Si una HC permanece mucho tiempo sin ser usada, se considera "Pasiva" y se pasa al archivo de pasivos.
Circulación de la documentación en Centros de Salud
La mayoría se encuentra informatizada, por lo que su apertura se realiza en la propia consulta. Sin embargo, cuando se generan documentos para petición de consulta o interconsulta, son trasladados al SA para solicitar cita.
Circulación de la documentación entre centros
La solicitud de interconsulta se realiza desde el SA. El P10 es el documento que sirve de conexión: es trasladado por el paciente al SA del centro en el que será atendido.
Concepto de archivo clínico
La unidad operativa encargada de reunir, conservar, organizar y administrar, del mejor modo posible, todo el material impreso, escrito o iconográfico que va generándose a lo largo de los sucesivos procesos asistenciales. Es también el encargado del cuidado y vigilancia de todas las historias clínicas que se producen en un centro sanitario, cualquiera que sea el soporte que adopte para la presentación o conservación de dicho material.
Diferencia entre ordenar y clasificar
La ordenación es lineal y unidimensional, mientras que la clasificación tiene niveles y es bidimensional. Por ejemplo: 30 alumnos podemos ordenarlos usando características personales y obtenemos una lista, pero también podemos clasificarlos repartiéndolos en diferentes categorías o grupos usando una característica común.
Clasificación alfabética
Las HC se identifican a partir del nombre y apellidos del paciente y se clasifican atendiendo a una secuencia alfabética. Inconveniente: obliga a establecer una normativa de seguimiento estricta para todo el personal.
Clasificación cronológica
Las HC se identifican a partir de la fecha de atención al usuario y se ordenan de forma "secuencial cronológica". Se usa en urgencias y cuando el fondo documental es limitado. Inconveniente: rompe el concepto de HC única, integrada y acumulativa, y es necesario conocer de antemano la fecha en que se atendió al paciente.
Clasificación numérica por fecha de nacimiento
Las HC se identifican a partir de la fecha de nacimiento del paciente y se archivan siguiendo una clasificación cronológica, dividiendo el área para archivarlo en tantos espacios como años, meses, quincenas o días sea necesario. Suele usarse en hospitales con archivo descentralizado o en archivos centralizados con cantidad de expedientes limitada. Inconveniente: se tiene que determinar una plantilla de identificación y establecer criterios cuando haya pacientes con la misma fecha de nacimiento.
Clasificación numérica por número asignado
Las HC se identifican a partir de un número asignado por el sistema informático del hospital y se clasifican de forma numérica, agrupándolas en decenas, centenas, millares...
Dígito terminal doble
Se tienen en cuenta los dos últimos dígitos y, por tanto, se dividen en 100 los estantes. A partir de ahí se van dividiendo en 10 los estantes. Inconveniente: gran espacio requerido.