Archivos

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AVISOS: Para informar al personal sobre asuntos de interés para el colectivo.

TIPOS DE DOCUMENTOS COMERCIALES

DOCUMENTOS DE COMPRA VENTA

- Oferta, pedido, contrato, Albarán, carta de Porte, Factura, factura Proforma,-Recibo, letra, pagare, cheque

DOCUMETOS GENERALES

- comunicaciones internas, informes, actas y convocatorias, memoria, instancia y el recurso, oficia, declaración jurada, certificado

COMUNICADOS INTERNOS: Mensajes para comunicaciones interdepartamentales

Los avisos y los comunicados internos tienen en común que:

Son breves, no formalista, ausencia de protocolo, van fechados y firmados

INFORMES

Suele ser competencia de especialistas, con un estilo impersonal en tercera persona, con lenguaje especializado, a veces científico, narración de los hechos en orden cronológico.

Contienen información, colaboran en la toma de decisiones, ayudan a la gestión y tienen que cumplir dos requisitos: objetividad, confidencialidad

CLASIFICACION DE LOS INFORMES

CONTENIDO: Personal, comercial

AMBITO: interno (por personal propio), externo (por una persona ajena)

GRADO DE IMPLICACION DE QUIEN LO ELABORA: expositivo, valorativo (interpretativo)

FORMA: Informe (puro), carta-informe

Tienen que tener: Titulo, introducción, exposición, conclusión, fecha y firma, anexos o complementos.

CONVOCATORIAS: Llamamiento de personas a un encuentro, contiene el orden del día o secuencia de los asuntos programados.

Contenido: datos del convocante, fecha del documento, fecha hora y lugar del encuentro, asuntos a tratar, detalle de propuestas.

En la mayoría de las convocatorias de reunión el orden del día contempla alguno de los siguientes puntos:

Lectura y aprobación del acta de reunión anterior, elaboración lectura y aprobación del acta de la reunión, ruegos y preguntas.

ACTA: Relación escrita (crónica) de lo sucedió en una reunión, con el detalle de los acuerdos adoptados.

Contenido: detalle de la reunión (lugar, fecha, hora, duración,..), identidad de los asistentes, asuntos tratados, acuerdos adoptados, resultados de las deliberaciones, intervenciones de los asistentes, firmas.

MEMORIA: Documento extenso. Un tipo de informe especial para dar cuenta de ciertas actividades realizadas o bien de ciertos resultados alcanzados.

Hay memorias reguladas: las que forman parte de las cuentas anuales, y las que se refieren a las juntas de accionistas de las sociedades colectivas.

COMUNICACIONES FORMALES

CARACTERISTICAS

Se rigen por un protocolo (fondo y forma)

Lenguaje formalista y poco cerco al habla cotidiana

Empleo de tratamiento de cortesía

Cierta despersonalización

CLASES

De los particulares a la administración INSTANCIA RECURSO

De la administración a los particulares OFICIO

De una administración a otro órgano publico OFICIO

Para acreditar un hecho o circunstancia determinados CERTIFICADO, DECLARACION

LA INSTANCIA = LA SOLICITUD

ESTRUCTURA

ENCABEZAMIENTO (datos del solicitante)

CUERPO: Exposición (argumentos), Solicitud

CIERRE: Localidad, fecha, firma (del solicitante), destinatario

EL RECURSO

ESTRUCTURA

ENCABEZAMIENTO: Expresión de RECURSO, datos del solicitante

CUERPO: Formulo recurso contra….; las alegaciones (argumentos), solicitud

CIERRE: Localidad, fecha, firma (del recurrente), destinatario)

LA DECLARACION: Comprometa la palabra con ciertos hechos)

ESTRUCTURA

ENCABEZAMIENTO: Expresión de DECLARACION, datos del declarante

CUERPO: Expresión de JURA o PROMETE; el hecho que se declara jura o promete.

CIERRE: Localidad, fecha, firma (del declarante)

EL OFICIO: Siempre procede de la administración

ESTRUCTURA

ENCABEZAMIENTO: Datos del órgano que lo expide, otros códigos de identificación, referencia, expediente, etc.

CUERPO: comunicación en si

CIERRE: localidad, fecha firma (de la persona responsable del procedimiento que se comunica), destinatario.

EL CERTIFICADO: Deja constancia ante terceras personas, de un hecho que afecta a alguien.

ESTRUCTURA

ENCABEZAMIENTO: datos de la persona que lo emite, datos de la persona física que certifica, expresión de CERTIFICO QUE.

CUERPO: Hechos o circunstancias que se certifican

CIERRE: Localidad, firma, fecha, firma de visto bueno.

LA CORRESPONDENCIA COMERCIAL

Es voluminosa, perdura en el tiempo, conlleva muchas tareas, requiere tiempo y esfuerzo, ocupa espacio físico.

Se necesita un tratamiento de entra, de salida, archivo y conservación

CORREOS: servicio Publio, servicio postal universal

La ley de las 3R: reducir, reutilizar, reciclar

DERECHOS DE LOS PARTICULARES SOBRE SUS DATOS PERSONALES

- Solo se podrán recoger cuando sean necesarios

.Debe informarse al interesado

_ No podrán usarse para fines distintos

-Serán conservados de acuerdo a unas normas

-Se cancelaran cuando dejen de ser necesarios

_Quien los solicita es responsable de su conservación y buen uso

_Solo accederán a ellos las personas autorizadas.

_ Se garantizara el ejercicio del derecho de acceso, rectificación, oposición y cancelación del afectado.

-Su tratamiento precisa el consentimiento del afectado

-No pueden utilizarse para envió de comunicaciones no solicitadas.

Ley 15/199 LOPD lo regula

Tema 2

El archivo es un lugar donde se guarda documentación siguiendo un orden y un método

CLASIFICAR –ORDENAR – ARCHIVAR

¿Cuál es el criterio de clasificación  más adecuado?

No existe un criterio mejor que otro, depende de las necesidades concretas.

-El que mejor se adapta a los documentos que se manejan

-El que mejor responde a las necesidades

-El que resulte más sencillo y eficaz

-el que permita una localización rápida de los documentos

-el que permita la incorporación de nueva documentación

CLASIFICACION ALFABETICA: se basa en el alfabeto, requiere palabra ordenatriz (primer apellidos en personas físicas, y denominación social en personas jurídicas)

VENTAJAS:

Sencillo, no requiere aprendizaje especial, abierto, permite ampliaciones, se adapta a la mayoría de los documentos

DESVENTAJAS:

Hay que establecer primero la palabra clave, requiere el uso de testigos para las extracciones de documentos

CLASIFICACION NUMERICA: se basa en los números

VENTAJAS:

No requiere conocimientos especiales, ilimitado, claves únicas por documento, no requiere el uso de testigos.

DESVENTAJAS

Cerrado, no permite intercalación de documentos; necesidad de conocer la clave para localizar el documento; requiere el uso de índices o fichas, no valido para todos los documentos.

SISTEMA MIXTO ALFANUMRICO: Permite muchas variantes.

VENTAJAS: Sencillez y rapidez, es abierto e indefinido, permite ampliaciones e intercalaciones.

DESVENTAJAS: presenta algo más dificultad que cada uno de los sistemas simples que lo componen, requiere conocer la clave, precisa el uso de testigos.

CLASIFICACION CRONOLOGIA: La fecha es el criterio

VENTAJAS: Sencillez, rapidez, abierto, no requiere la utilización de índices ni ficheros auxiliares

DESVENTAJAS: Requiere conocer la fecha del documento, es necesario usar testigos.

SISTEMA GEOGRAFICO: Se basa en el nombre del lugar geográfico, se apoya en el criterio alfabético.

VENTAJAS: Sencillez, abierto, no necesita índices ni ficheros auxiliare, se forman grupos de documentos fácilmente identificable, indicado en la gestión geográfica

DESVENTAJAS: Hay que designar palabra ordenantriz, requiere el uso de testigos, no es adecuado en archivos muy voluminosos

CLASIFICACION POR MATERIAS O ASUNTOS: se ordena la documentación por los asunto, se basa en el sistema alfabético.

VENTAJAS: Sencillez media, abierto, localización rápida

DESVENTAJAS: Duplicidad cuando una documentación afecta a más de un asunto, elección previa de los asuntos o materias que tendrá una categoría, requiere el uso de índices o ficheros auxiliares.

TENER EN CUENTA

  • No acumular papel innecesario
  • La importancia del orden
  • Emplear elementos de sujeción
  • Usar códigos visuales
  • Controlar la retirada de documentos

Tema 3

K es un archivo? Lugar físico más conjunto ordenado de documentos.

Por que existe el archivo? Por imperativo legal, por interés de propio.

El archivo es la memoria de la empresa; hay que cuidarlo y atenderlo

FUNCIONES DEL ARCHIVO

Guardar, conservar y custodiar la documentación

Facilitar la localización rápida y eficiente de los documentos

Constituir un centro de información para la empresa

Cumplir con las disposiciones legales

PAUTAS PARA ORGANIZAR EL ARCHIVO DE DOCUMENTOS

Organización personaliza, planificar, seguir un método, adecuación y eficacia, darla a conocer a los interesados, la organización nace al mismo tiempo que la documentación, constancia.

TIPOS DE ARCHIVOS

Teniendo en cuenta la centralización

  • Central, descentralizado, mixto

Teniendo en cuenta la frecuencia de uso

-activo, semiactivo, definitivo.

ARCHIVO CENTRALIZADO: La documentación se agrupa en un lugar

VENTAJAS: Eficacia en la gestión, eficacia en la organización, menor coste de instalaciones y materiales, menor coste de mano de obra.

DESVENTAJAS: Menor operatividad, retrasos en la gestión, mayor coste de gestión.

ARCHIVO DESCENTRALIZADO. La documentación se reparte

VENTAJAS. Mayor operatividad, rapidez en la gestión, menor coste de gestión

DESVENTAJAS: Se repiten las tareas (incremento de costo), mayor coste material, posibles duplicidades de documentos.

ARCHIVO MIXTO: Combina lo mejor de los sistemas centralizado y descentralizado

Trabaja por niveles:

NIVEL BASI: archivo individual

NIVEL MEDIO: archivo departamental

NIVEL SUPERIOR: archivo general

La documentación física se puede trasladar a otro soporte por medio de MICROFILAMACION (se guarda en microfichas de película), DIGITALIZACION (se convierte en imágenes digitales para guardar en algún soporte de memora.)

ARCHIVOS INFORMATICOS

Utilizar el ordenador y sus periféricos, sus elementos principales son los archivos o ficheros y la carpeta.

OPERACIONES QUE SE PUEDEN REALIZAR CON LOS ARCHIVOS O CARPETas DIGITALES

-crear, nombrar y renombrar, examinar, buscar, proteger, mover, ordenar, borrar, comprimir, eliminar, compartir.

DOS UTILIDADES ESPECIALES EN EL ARCHIVO DIGITAL

El administrador de archivos “EXPLORER” O “EXPLORADOR”

Y la papelera de reciclaje

Un tipo de archivo de la información digital son las bases de datos que son programas específicos de tratamiento de la información

RELACION ENTRE BASES DE DATOS Y LOS ELEMENTOS DE UN ARCHIVO TEMPORAL

Bases de datos -------    archivo

Cada base de datos está compuesta de varios bloques o ficheros

Ficheros ------ armario archivador

Cada fichero de la base de datos está compuesto por registro

Registros --------------fiches

Cada registro contiene uno o más campos

Campos ------- cada uno de los datos

VENTAJAS DE LA GESTION INFORMATIZADA DE LOS DATOS

Capacidad de almacenamiento, rapidez, mayor eficacia y eficiencia, minimización de errores, ahorro de espacio y de tiempo, permiten el intercambio con otros programas de gestión, las bases de datos permiten relacionar ficheros diferentes, bases de datos distintas.

LOS ARCHIVOS RELACIONADOS CON EL CORREO ELECTRONICO

Agenda de contactos, bandeja de entrada de mensajes, mensajes enviados, mensajes recibidos, papelera, correo no deseado

RAZONES POR LAS QUE DEBEN PROTEGER LOS DATOS INFORMATICOS

  • Por imperativo legal

Disposiciones referidas al código de comercio

Disposiciones referidas a la ley orgánica de protección de datos personales

  • Por motivos de seguridad relacionados con el propio funcionamiento de la empresa

Perdida de datos ------copia de seguridad

Intromisiones desde el interior --------- claves de acceso

Virus ---- programas antivirus

Intrusiones externa ---- cortafuegos

Espías ---------- cifrado o encriptado de la información

EFICAZ: Cuando la posibilidad de llegar a un objetivo son más altos

EFICIENTE: Cuando se hacen las cosas con el menor consumo posible.

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