Características y Elementos Esenciales de una Organización

Definición y Concepto de Organización

Organizaciones: el catedrático Santiago Barcos denominó a las organizaciones como grupos humanos estables que se organizan formalmente y generan sus propias reglas internas. Cada organización presenta una identidad que la distingue. Son ejemplos de organizaciones: fábricas, escuelas, tribunales, empresas de servicios, etc. Nacen en un momento determinado y son creadas para lograr un propósito: satisfacer alguna necesidad de la comunidad o de una parte de ella. Es así como las personas que la integran realizan actividades para cumplir los objetivos que los fundadores de las organizaciones se propusieron.

Características principales de una organización

1. División del trabajo: las tareas necesarias son asignadas a diferentes áreas.
2. División del poder: existen niveles jerárquicos de autoridad formal.
3. División en la responsabilidad sobre las comunicaciones: en cada puesto de trabajo se actúa como emisor o receptor de un mensaje.
4. Sustitución del personal: las personas pueden ser reemplazadas y sus tareas, asignadas a otras.
5. Conformación de relaciones sociales: los individuos interactúan y forman vínculos.
6. Planificación: los directivos piensan previamente las acciones y las organizan según los tiempos y recursos.
7. Trascendencia de la vida de sus miembros: si un integrante renuncia, es despedido o fallece, la organización puede seguir funcionando.
8. Funcionamiento en un contexto: toda organización está inserta en un ámbito más amplio, que es la sociedad.
9. Sistema de actividades: los integrantes desempeñan sus tareas coordinadamente.
10. Estructura: conjunto de relaciones entre los distintos puestos de trabajo, relaciones jerárquicas y vinculación con el entorno.
11. Identidad: las organizaciones poseen atributos propios que las hacen únicas y diferenciables.
12. Estabilidad: predominan fuerzas que las mantienen unidas mediante relaciones de negociación, cooperación y conflicto.
13. Especificidad: las organizaciones generan determinados bienes o servicios reconocidos por el entorno.

Elementos de las organizaciones

• Recursos humanos: integrantes que trabajan en la organización en forma permanente o eventual.
• Recursos materiales: instalaciones, muebles, útiles, computadoras, etcétera.
• Recursos naturales o energéticos: tierra, agua, luz solar y energía eléctrica.
• Ideas, conocimiento e información: recursos que se originan a partir del intelecto de los individuos, como el avance científico y tecnológico. La información está constituida por datos relevantes que permiten encontrar la solución de un problema.
• Recursos tecnológicos: medios estandarizados para lograr un objetivo o resultado predeterminado.
• Nombre, marcas, prestigio y símbolos: recursos que deben ser cuidados frente a las circunstancias del mercado. Representan aquellos valores que se desean transmitir.
• Recursos funcionales: son el tiempo y el presupuesto. El tiempo es fundamental para planear la actividad organizacional y el presupuesto permite administrar lo que se posee, esclarecer lo que se necesita y decidir lo que se financia.

Estructura formal de las organizaciones

La estructura de la organización se encuentra graficada en los organigramas. El organigrama muestra las posiciones que existen en la organización, cómo están agrupadas y de qué manera se comunica la autoridad formal.

Convenciones del organigrama

• Los niveles de igual jerarquía se ubican a la misma altura.
• El tamaño de los rectángulos debe ser igual para las posiciones que se encuentran a un mismo nivel.
• Cada rectángulo debe incluir la denominación de la posición o cargo.
• Las líneas establecen ángulos rectos.
• Deben evitarse los diseños complicados, ya que dificultan la interpretación.