Características del Grupo de Trabajo, Tipos y Organización de Reuniones

Características del grupo de trabajo

• El grupo tiene un fin y un objetivo comunes.
• Sus componentes se relacionan entre sí con otros para lograr dichos objetivos.
• Dispone de medios materiales propios.
• Cada miembro se percibe a sí mismo como parte del grupo.
• Tiene autonomía de decisión.

• Interacción que se produce por los intercambios entre los miembros del equipo.
• Existencia de objetivos comunes, como problemas y tareas.
• Elaboración de normas de conducta propias del grupo.
• Presencia de una estructura informal de la que nace el clima afectivo.
• Aparición de emociones y sentimientos.
• Establecimiento paulatino de una existencia colectiva, de una historia.
• Establecimiento de un equilibrio interno para la supervivencia del grupo.

El equipo de trabajo

Un grupo de trabajo es un grupo que interactúa principalmente para compartir información y tomar decisiones que ayuden a cada miembro a desempeñarse dentro de su área de responsabilidad.

Un equipo de trabajo genera una sinergia positiva a través del esfuerzo coordinado.

Ventajas del trabajo en equipo

• Facilita la tarea.
• Soluciona más rápidamente los problemas, al contar con diversos puntos de vista.
• El trabajo mejora en calidad.
• Existe menor deterioro físico y mental de los trabajadores.
• Aumenta la tolerancia hacia los demás.
• Incrementa la motivación y la satisfacción de sus miembros en el trabajo en un grado que no suele conseguirse usualmente por otros medios.
• Se aprende más rápidamente.
• Se fomenta la creatividad.
• Contribuye al conocimiento de la propia organización y aporta experiencias que pueden aplicarse a otros grupos de la misma.

La dirección en los grupos de trabajo

Dirección y/o liderazgo

La dirección consiste en planificar, dirigir, facilitar la actividad del personal y controlar a los subordinados, mientras que el liderazgo trata de influir en el comportamiento de las personas.

Estilos de dirección

Estilo participativo

En este se comparte la responsabilidad con los subordinados, consultándolos e incluyéndolos en el apoyo que intervienen en la toma de decisiones. La participación mejora el desempeño, la satisfacción, la calidad y la producción, la motivación, la aceptación al cambio, la autoestima, la cooperación con los superiores y la comunicación. Reduce conflictos, el estrés, la rotación y el absentismo, y ayuda a incrementar el compromiso personal con el logro de metas.

Estilo democrático

Las tareas se discuten y determinan en grupo, el jefe solo orienta y apoya. Planta propuestas que pueden ser evaluadas por el grupo. Juzga objetivamente los trabajos y crea un clima laboral agradable y de confianza, lo que no quiere decir que siempre sea eficaz.

Laissez-faire o dejar hacer

El grupo toma decisiones libremente sin la participación del jefe, por lo que hay una ausencia de liderazgo. El jefe pone toda la información y la mantiene disponible para su uso, dando gran libertad tanto al individuo como al grupo en la toma de decisiones y en el control de resultados.

Estilo burocrático

La organización establece una estructura jerárquica con normas, bloquea la comunicación y establece unas relaciones donde dichas normas prevalecen sobre la persona.

Tipos de grupos de trabajo

Temporales o grupos creados ad hoc

Realizan tareas de carácter temporal centradas fundamentalmente en actividades de desarrollo e innovación. El grupo tiene una duración limitada y se disuelve una vez concluida su función.

Fases de formación de los grupos

Etapa primera o inicial: al incorporarse a un grupo, las personas sienten la inseguridad que produce el desconocimiento del entorno en el que se encuentran.

Etapa segunda o de conflicto: comienzan a compararse los resultados obtenidos por el grupo con las expectativas de cada uno de sus componentes.

Etapa tercera o de desarrollo: en el momento en que los resultados empiezan a ser satisfactorios, van desapareciendo los sentimientos de descontento y aumentan los de integración.

Etapa cuarta o de trabajo: a partir de la etapa tercera, el grupo empieza a ser autónomo y productivo, con lo que se pueden introducir variaciones en su desarrollo y aumentar las expectativas de éxito.

Técnicas de grupo

Dramatización o rol-playing

Consiste en dramatizar una situación real en la que los miembros del grupo asumen los papeles del caso. Después de la representación, el grupo comenta cuestiones como las reacciones o los sentimientos de los actores.

Phillips 66

Se utiliza para conseguir un gran número de ideas con grupos grandes en un corto espacio de tiempo, con la participación de todos. Para ello se divide al grupo en equipos de 6 personas que discuten libremente un tema durante 6 minutos. Pasado este tiempo, los coordinadores de cada grupo exponen sus conclusiones y se extrae una conclusión general.

Tormenta de ideas o brainstorming

Los miembros del grupo, de 8 a 10 personas, exponen con total libertad cualquier cosa que se les ocurra sobre un tema o problema que plantea el moderador con la intención de producir ideas originales o soluciones nuevas.

Reunión

Los motivos por los que se convoca una reunión son diversos:

• Solucionar problemas entre personas o grupos.
• Recabar o transmitir información.
• Fomentar el contacto entre trabajadores.
• Generar ideas sobre productos o servicios.
• Desarrollar cursos de formación.
• Tomar decisiones.

Según Cristina Watt, las reuniones son grupos de personas con intereses comunes, unidas temporalmente en un lugar para tomar decisiones, formarse o informarse.

Las reuniones se caracterizan por:

• Están integradas por un conjunto de personas.
• Los sujetos que participan están relacionados por un tema en común, sobre el que dialogar, cambiar impresiones o llegar a un acuerdo.
• La reunión es un proceso que requiere la realización de un conjunto de pasos ordenados para llegar a buen fin, que irán desde la preparación hasta su conclusión.
• Es necesario que el conjunto de personas que se reúnen compartan un tiempo determinado para tratar el asunto que tengan entre manos.
• Precisa un espacio adecuado para su desarrollo.

En conclusión, una reunión es el proceso que desarrollan unas personas que se encuentran en circunstancias determinadas y concretas para tratar de temas diversos y con finalidades también diversas.

Objetivo y temática

Objetivo: cuando hablamos de objetivos de una reunión nos estamos refiriendo a lo que pretendemos conseguir al llevarla a cabo.

Tema: cuando hablamos de temática de una reunión nos estamos refiriendo al asunto concreto del que se va a hablar.

Reunión de solape: son las reuniones que se citan a diario entre el final de la jornada de unos trabajadores y el comienzo de la jornada del siguiente turno para que no exista descoordinación entre el trabajo que realizan ambos grupos.

Reuniones para formar un equipo de trabajo: este tipo de reuniones son convocadas con el fin de que personas que han de colaborar juntas en un proyecto establezcan objetivos comunes a todos.

Eventos corporativos: jornadas, cursos, seminarios, grupos de trabajo, talleres y charlas. Sus fines son muy variados y van desde la formación hasta la presentación de diversos productos o servicios.

Organización de una reunión

Planificación ==> 3 pasos:

• Establecer los objetivos. En esta etapa el sujeto ha de preguntarse por qué quiere celebrar una reunión. Deben definirse claramente los objetivos de la reunión.
• Valorar si es conveniente realizar la reunión. En esta fase los organizadores deben hacer un análisis de las ventajas e inconvenientes de convocar la reunión.
• Tomar la decisión de realizar o no la reunión. Una vez analizadas las ventajas y los inconvenientes, los organizadores deben tomar la decisión de celebrar o no la reunión para poder empezar su preparación y convocar a los asistentes.

En general se debería organizar una reunión si se dan los siguientes casos:

• Un grupo, empresa o asociación necesita fomentar el diálogo entre diversas personas sobre un tema o una cuestión concreta.
• Un grupo, empresa o asociación precisa de nuevas ideas sobre un tema concreto.
• No se dispone de tiempo suficiente para esperar a que las personas implicadas en un asunto vayan exponiendo sus ideas sobre alguna materia de forma individual.

Planificación ==> 6 pasos:

• Concretar el programa de trabajo o preparar el orden del día de la reunión.
• Elegir un lugar para la reunión.
• Recopilar toda la información que se necesita y prepararla para entregarla a los asistentes.
• Si se va a invitar a ponentes, habrá que seleccionarlos, comunicarles la invitación, el tema propuesto y esperar a que acepten.
• Concretar la duración de la reunión.
• Realizar y enviar la convocatoria.

Ejecución ==>

Una vez que la reunión ha sido preparada, comienza su desarrollo. La fase de ejecución de las reuniones es una etapa crucial, pues en ella se van a dar los pasos más importantes para lograr los objetivos.

La figura del coordinador va a tener un papel muy relevante. Un buen coordinador debería realizar, entre otras cosas, las siguientes funciones:

• Acoger a los participantes.
• Presentar la cuestión, asunto o tema sobre el que tratará la reunión.
• Repartir la documentación cuando sea necesario.
• Moderar, cuando no haya sido designada otra persona para ello.

Resumen y registro ==>

Esta fase sirve para dejar constancia de lo ocurrido en la reunión y luego podrá valorarse si se han cumplido los objetivos previstos.

Evaluación ==>

La última etapa de la organización de las reuniones es la evaluación de la misma. Las personas que han preparado la reunión deberían evaluar si se han cumplido los objetivos marcados y si la reunión se ha desarrollado según lo previsto.

Recursos humanos ==>

Una reunión requiere un equipo de personas responsables de su organización, puesta en marcha y desarrollo. En la mayoría de los casos es imprescindible la presencia de las siguientes figuras representativas:

• Un coordinador. Se encargará de supervisar y organizar todos los equipos de trabajo desde su puesto de responsable de la reunión.
• Un responsable por cada área. Las áreas más comunes son la económica, la técnica y la audiovisual.
• Un moderador. Tendrá como funciones esenciales abrir la reunión, presentar a los diversos ponentes y los temas, conceder los turnos de palabra, reconducir las intervenciones cuando se salen del tema y cerrarla.
• Un secretario. Dejará constancia de todo lo sucedido: de las diferentes posturas, de los asistentes a cada sesión y de las conclusiones. Será la persona encargada de redactar el acta y, si es necesario, realizarla.