Características y principios de la comunicación escrita

Características de la comunicación escrita:

No hay retroalimentación inmediata. No hay posibilidad de comunicación no verbal. Mayor dominio de las palabras y de la gramática. Lo escrito supone una prueba del contenido del mensaje. Posibilita el envío de documentación adjunta de mayor extensión.

Redacción de escrita:

Analizar previamente el contexto del mensaje. Pensar con antelación las ideas que se quieren transmitir. Ordenar las ideas en los distintos párrafos que contendrán el texto. Elegir adecuadamente las frases y las expresiones que se van a utilizar. Leer y revisar el texto antes de enviarlo definitivamente.

Principios fundamentales de redacción:

• Claridad: la comunicación escrita es clara cuando la idea transmitida se recibe sin dejar lugar a dudas.
• Sencillez: palabras con propiedad y construir frases sintácticamente simples.
• Concisión: palabras justas para transmitir lo que queremos.
• Cortesía: tratar con atención y respeto al receptor.

Protocolo en función del destinatario:

• Muy formal: De rango superior al remitente (Excelentísimo)
• Educado: Correspondencia general de oficina (A la atención del)
• Neutral: Para toda la correspondencia excepto la muy formal (Estimado)
• Cordial: Relación personal de respeto (Querido)

Documentos de comunicación interna:

Permiten a las organizaciones relacionarse directamente con las personas y los agentes que participan en las actividades que en ellas se desarrollan.

El aviso:

Documento breve que se redacta con el objetivo de informar a un gran número de destinatarios.

El memorándum o la nota de régimen interno:

Documentos escritos que utiliza la empresa para transmitir órdenes, exponer temas, hacer recomendaciones, solicitar algo…Redacción breve, sencilla y no muy protocolaria. Información clara, preciosa y referida a un único tema.

El informe:

Documento que se elabora a petición de alguien y que contiene una exposición detallada y ordenada de hechos o actividades. La estructura contiene: portada, índice, introducción, desarrollo, conclusiones del informe, bibliografía y anexos.Pueden clasificarse según su sentido:

• Personales
• Comerciales
• Según su ámbito:
• Internos
• Externos
• Según su evaluación:
• Descriptivo o expositivo
• Evaluativo
• Demostrativo

La convocatoria:

Es un documento escrito con el que se cita a una o varias personas para participar en un acto como reuniones, juntas de accionistas, asambleas…

El acta:

Es un escrito en el que se hace un resumen de lo acontecido en una reunión y de las posibles votaciones y acuerdos que se hayan tomado.

Documentos de comunicación externa:

Permiten a la empresa y a la Administración relacionarse con agentes externos, como clientes, proveedores y entidades gubernamentales

La carta:

Sirve para dirigirse a otras empresas o a particulares, los cuales pueden ser clientes, trabajadores, colaboradores… La carta comercial es el documento que utiliza la empresa como apoyo a su actividad comercial. La empresa busca darse a conocer en el mercado o promocionar sus productos o actividades. La carta circular comunica alguna noticia o informacion de interes, se envia un mismo modelo a varios destinatarios y se cambia el nombre y la direccion de la persona a la que se dirige