La circulación de la correspondencia en entidades públicas y privadas

Correspondencia de entrada

Es la que recibe la organización. Se debe recepcionar, clasificar, registrar y distribuir a los diferentes servicios, departamentos o personas de la empresa de manera que se garantice su puntual recepción y circulación.

Correspondencia de salida

Es la que envía la empresa u organismo público. Se debe recoger de los diferentes servicios o departamentos de la organización, clasificar, registrar y enviarla en los plazos y formas requeridos.

Correspondencia interna

Es la que circula dentro de la propia organización. Debe ser distribuida entre los diferentes servicios, departamentos o personas de la entidad. Esta labor se realiza normalmente de manera conjunta con la distribución de la correspondencia de entrada y la recogida de la de salida. Cuando el mensaje que se transmite en una comunicación interna es importante, suelen hacerse copias.

Registro

No toda la correspondencia debe registrarse, por ejemplo, los documentos publicitarios, comerciales o informativos no es necesario.

La correspondencia cerrada y que solo puede ser abierta por la persona a la que va dirigida, tampoco será registrada.

Número de registro: es el número que se le asigna a una comunicación.

Fecha: es la fecha de llegada.

Remitente: nombre y dirección de la persona que envía la comunicación.

Clase de envío: se indicará si es fax, carta, libro o paquete.

Anexo: se indicará si se adjuntarán otros documentos.

Asunto: se debe indicar brevemente el tema de la comunicación con palabras como pedidos, cobros, pagos.

Destinatario: la persona o el departamento al que va dirigida la correspondencia.

Tratamiento de la correspondencia de salida

1. Elaboración (la elabora el departamento que origina la comunicación).
2. Recogida (dependerá del personal de consejería o secretaría).
3. Registro (tiene que ser registrado).
4. Envío (los departamentos hacen llegar sus envíos al departamento o a la persona encargada de la correspondencia).