Clasificación de Archivos Empresariales: Gestión Centralizada, Descentralizada y Mixta

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Tipos de archivos según localización física y su tipo de gestión

A continuación, se presenta una descripción detallada de los modelos de gestión documental, destacando sus ventajas e inconvenientes:

Tipo de gestiónDescripciónVentajasInconvenientes
Gestión centralizada del archivoLa empresa que gestiona sus archivos de esta forma guarda toda su documentación empresarial en un mismo lugar. Este sistema establece un responsable de archivo que se encarga de la clasificación y la ordenación de la información, así como de su guarda y custodia.
  • Ahorro en espacios y recursos.
  • Mayor control sobre la información, que se archiva siempre de la misma forma.
  • Reducción de las posibilidades de extravío.
  • Mayor facilidad para localizar un documento concreto.
  • Sistema poco útil si se quiere localizar un documento rápidamente, ya que se establecen sistemas de control sobre la documentación que sale del archivo.
  • Gestión burocrática y rígida, que puede llegar a ser poco operativa.
Gestión descentralizada del archivoCada departamento tiene su propio archivo, en el que se guarda y almacena la documentación surgida del desarrollo de sus actividades.
  • Rápido acceso a los documentos, ya que se conservan cerca del usuario.
  • Reducción de costes derivados del mantenimiento de grandes instalaciones de archivo.
  • Las diferencias en la forma de clasificar los documentos en cada departamento dificultan la localización y facilitan el extravío.
  • La multiplicación de espacios y equipos de archivo reduce su nivel de eficiencia.
Gestión mixta del archivoLos archivos activos y semiactivos están descentralizados en los distintos departamentos empresariales y existe un único archivo inactivo centralizado.
  • Mayor control sobre la documentación.
  • Mayor operatividad en el desarrollo de las funciones diarias gracias al empleo de un sistema descentralizado.
  • Puede presentar, según el caso, los inconvenientes de una gestión centralizada o de una gestión descentralizada.
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