Clasificación y Validez Legal de los Documentos en el Ámbito Empresarial

Documentación Jurídica Empresarial: Clasificación y Validez

Las empresas generan documentos tanto en su constitución como en su vida diaria. Estos documentos se clasifican en públicos y privados.

1. Documentos Públicos

Son aquellos autorizados por un notario o empleado público competente, cumpliendo con los requisitos establecidos en la ley. Sus características principales son:

• Prueba fehaciente: Dan prueba del hecho y de la fecha de este ante terceros.
• Declaraciones: Hacen prueba de las declaraciones que hubieran hecho los contratantes y sus causahabientes.
• Fuerza probatoria: Viene dada por la intervención de funcionarios públicos denominados fedatarios.

Los fedatarios identifican a las partes intervinientes y garantizan que se cumplen todos los requisitos legales para otorgar el documento.

2. Documentos Privados

Son aquellos documentos que no son autorizados por un notario o empleado público. Su eficacia probatoria es limitada, ya que dan prueba del hecho y de la fecha del mismo solo entre las partes que lo han contratado.

3. Los Fedatarios: Definición y Funciones

Son personas habilitadas legalmente para dar fe y autentificar hechos, actos o negocios jurídicos. Entre ellos se encuentran los notarios, registradores de la propiedad y mercantiles, secretarios judiciales y aquellos funcionarios públicos legalmente facultados para dar fe.

Secretarios Judiciales

Dependen del Ministerio de Justicia y ejercen sus funciones con carácter de autoridad, legalidad, imparcialidad e independencia en el ejercicio de la fe pública judicial. Sus competencias incluyen:

• Ejercicio exclusivo y pleno de la fe pública judicial.
• Asistencia a jueces y magistrados.
• Constancia de actos procesales y hechos con trascendencia procesal mediante actas y diligencias.

Registradores

Son funcionarios públicos licenciados en Derecho. Sus funciones principales son:

• Verificar la legalidad de los documentos judiciales, notariales, administrativos o particulares.
• Comprobar que los derechos contenidos están correctamente constituidos y guardan conexión con lo ya inscrito en el Registro.
• Calificación: No se puede inscribir nada en el Registro si el registrador no lo ha calificado favorablemente.