Claves de la Comunicación Profesional y Gestión de Documentación Comercial

Tipos de Comunicación en el Entorno Profesional

• Comunicación verbal: Se efectúa de forma oral a través de sonidos y palabras. Ha de ser clara, concreta y efectiva. El profesional debe saber escuchar, sin interrumpir, para que el cliente perciba que se le presta atención y así aumente su confianza en la persona que le atiende.
• Comunicación no verbal: Se realiza a través de la observación e interpretación de detalles como el lenguaje corporal, la distancia, la apariencia física y algunos elementos sensoriales visuales, auditivos y olfativos.
• Comunicación escrita: Puede plasmarse de formas muy variadas, desde emplear folletos promocionales o informativos, hasta utilizar Internet, las redes sociales, mensajes SMS y nuevas tecnologías como vías complementarias a la comunicación escrita convencional.

Medios Impresos

Las cartas, folletos, carteles, revistas, periódicos u otros soportes impresos se utilizan para insertar publicidad o para comunicar información relevante.

Documentación Comercial y Mercantil

• Formulario de pedido: Es una solicitud de suministro dirigida al proveedor correspondiente.
• Albarán: Se trata del documento que acredita la entrega de mercancía o la prestación de un servicio. Acompaña al pedido durante el transporte para confirmar que la mercancía que recibe el cliente es la misma que envía el proveedor.
• Factura: Documento mercantil obligatorio al realizar cualquier operación de compraventa. Debe incluir datos como: número de factura y serie, nombre y apellidos (si la empresa es una persona física), CIF o NIF, entre otros.

Gestión y Almacenamiento de Materiales

Condiciones de Almacenamiento

Las condiciones normales hacen referencia a un lugar limpio y seco, con una temperatura constante de entre 15-25 ºC (puede llegar hasta los 30 ºC), bien ventilado y alejado de fuentes directas de luz y calor.

Material Estéril

Se debe disponer de un espacio adecuado para el almacenamiento del material desinfectado y estéril. Este tiene que mantener el envase íntegro, sin alteraciones, y depositarse en contenedores o recipientes cerrados a más de 50 cm del suelo y alejados de las zonas de paso frecuentes.

Aprovisionamiento

El aprovisionamiento es el resultado de proveer de todo el material necesario a una empresa o servicio para su funcionamiento, ya sean útiles, aparatos o productos de cualquier tipo con los que se abastece.