Comunicación empresarial: cartas, correspondencia y abreviaturas comunes

Abreviaturas

A continuación se presentan abreviaturas comunes y su significado (se conservan variantes encontradas en el texto original):

• descuento = dto
• efectivo = eftv / ef.
• vencimiento = vto
• orden = O/O
• apartado = apdo
• cargo = cgo
• departamento = dpto
• bulto = B/
• tomo = T
• s/g = sin gasto
• a/ca = a cuenta
• dif. = diferencia

Comunicación

Comunicación es el proceso cuyo objetivo es la transmisión de información.

Lenguaje

Lenguaje es la facultad que tiene el ser humano para expresar sentimientos y pensamientos.

Clases de lenguaje

• Mímico: manifestación mediante gestos y mímica.
• Oral / Hablado: expresa mediante la palabra.
• Simbólico: representado por signos, señales, banderas, etc.
• Escrito / Gráfico: realizado mediante signos gráficos.

Estrategia para hablar en público

• Desplegar entusiasmo para mantener la atención del público.
• Apoyarse en gestos que refuercen las palabras.
• Conocer al auditorio.
• Exponer un tema de interés.
• Preparar el tema y el proyecto con seguridad.

Medios tecnológicos

Teléfono, celular, internet, radio y redes sociales.

Niveles del lenguaje

• Simple / Natural: familiar, coloquial, vulgar.
• Especializado: científico, culto, literario.
• Compuesto: periodístico, publicitario.

Redacción: ejercicios y tipos de escritos

Complete redactando los siguientes documentos (según la indicación original):

• Una carta circular.
• Notas interiores.
• Un saludo o salutación formal.
• Informar mediante una nota interior.

Carta empresarial

La carta empresarial es un documento escrito que una empresa envía a otra para comunicar algún mensaje; también puede entenderse como un diálogo escrito.

Ventajas

• Documento de suma importancia.
• Medio de comunicación de uso frecuente.
• Permite conocerse entre las partes.
• Transmite seriedad y legitimidad en los tratos.
• Equivale a una prueba o testimonio en aspectos legales.

Carta circular

La carta circular es un escrito comercial que se envía a más de un destinatario.

Características vitales de la carta

• Brevedad.
• Variedad.
• Sencillez.
• Precisión.
• Originalidad.
• Disciplina.
• Cortesía.
• Concreción.
• Coherencia.
• Claridad.

Diferencias entre documentos habituales

• Instancia: es un escrito dirigido a una persona o a una entidad (pública o privada) para solicitar algo.
• Certificado: es un documento mediante el cual se acredita la verdad de un hecho.
• Notas interiores: comunican asuntos entre empleados o dentro de la organización.
• Circular interna: comunica información a todos los empleados de una organización.

Correspondencia

La correspondencia es un elemento importante en las organizaciones empresariales; permite enviar y recibir documentos y paquetes.

Usos y modalidades de envío (según el texto original)

• Para enviar catálogos se puede utilizar mailing.
• El reembolso (o pago contra entrega) se utiliza en compras por correo.
• Para enviar dinero se utiliza el giro postal.
• Posible uso de Postal Express u otros servicios expresos.

Esquema de salida de correspondencia

Pasos y consideraciones para la gestión de salida de correspondencia:

• Identificar envío y destinatario.
• Determinar el departamento que desea enviar.
• Responsables de la gestión de correspondencia.
• Clasificación de la correspondencia.
• Registro de la ciudad destino y tipo de envío.
• Anotar en el registro de salida.
• Pasar franqueo o sello correspondiente.
• Entregar en la oficina de correo o al servicio de transporte.
• Seguimiento hasta la entrega al destinatario.

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