Conceptos Clave y Herramientas para la Estructura Organizacional

Conceptos Fundamentales de la Organización

Departamentalización

Áreas funcionales o sectores que agrupan actividades homogéneas (del mismo tipo).

Organigrama

Representación gráfica simplificada de la estructura formal organizativa que refleja su composición y relaciones.

Manual de la Organización

Instrumento de organización y comunicación que proporciona información sobre la estructura organizativa de la empresa y las relaciones de poder y subordinación. Asimismo, permite evitar la duplicidad de funciones y tareas específicas.

Ventajas

• Simplifica la ejecución de tareas que podrían resultar confusas, voluminosas y costosas si no estuvieran normalizadas.
• Evita improvisaciones y/o decisiones apresuradas y, a veces, inconvenientes.
• Facilita la toma de decisiones programadas.

Limitaciones

• Si no se actualizan constantemente, pierden vigencia con rapidez.
• Incluyen solo aspectos formales de la organización, dejando de lado los informales.
• Algunas compañías consideran demasiado caro y laborioso preparar un manual y mantenerlo al día.

Manual de Funciones

Documento que describe las tareas y responsabilidades asociadas a cada uno de los cargos de la estructura organizativa. Asimismo, establece el perfil de la persona que ocupará el cargo.

Manual de Procedimientos

Documento que resume las tareas que componen un proceso administrativo, detallando sus secuencias, relaciones y responsabilidades entre los intervinientes. Además, establece las distintas etapas que deben seguirse para alcanzar los objetivos.

Cadena de Mando

Representa la extensión de autoridad desde el nivel más alto de la jerarquía hasta los subordinados en el nivel más bajo. Establece:

• Rendición de cuentas.
• Definición de los distintos niveles de autoridad.
• Poder de toma de decisiones.

Alcance de Control

Se refiere a la cantidad de subordinados que un administrador o gerente puede supervisar eficazmente. Un menor alcance de control es necesario cuando no es posible que el administrador o gerente examine de cerca la actividad de muchos subordinados.

Herramientas de Representación y Gestión

Diagrama de Flujo

Representación gráfica de hechos, situaciones, movimientos y relaciones mediante símbolos. Se utiliza para delimitar y estudiar los pasos detallados de un proceso.

Características del Diagrama de Flujo

Sintética:

La representación de un sistema o proceso debe ser resumida, ya que los diagramas extensos dificultan su comprensión y no resultan prácticos.

Simbolizada:

La aplicación de simbología adecuada a los diagramas de sistemas y procedimientos evita anotaciones excesivas, repetitivas y confusas.

• Un diagrama de flujo es comparable con una fotografía aérea, ya que permite observar rasgos o detalles principales.
• Permite asegurarse de todos los aspectos del procedimiento.

Ventajas

• Favorecen la comprensión del proceso al mostrarlo visualmente. El cerebro humano reconoce muy fácilmente los dibujos; un buen diagrama de flujo puede reemplazar varias páginas de texto.
• Permiten identificar problemas y oportunidades de mejora en el proceso. Se identifican los pasos, los flujos de los procesos, los conflictos de autoridad, las responsabilidades, los cuellos de botella y los puntos de decisión.