Contabilidad y Documentos Comerciales en Chile: Libros, Letras de Cambio, Facturas y Pagarés
Documentos y Libros Contables Obligatorios para el Comerciante
1. ¿Qué libros debe llevar un comerciante de manera obligatoria en su contabilidad y correspondencia?
Según el artículo 25, todo comerciante está obligado a llevar la contabilidad y correspondencia:
- El libro diario;
- El libro mayor o de cuentas corrientes;
- El libro de balances;
- El libro copiador de cartas.
2. ¿Hasta qué momento deben los comerciantes conservar los libros de su giro?
Según el artículo 44 del Código de Comercio, los comerciantes deberán conservar los libros de su giro hasta que termine por completo la liquidación de sus negocios. Es decir, durante toda la vida del negocio.
Títulos de Crédito y Medios de Pago
3. Concepto de letra de cambio
Podemos definir la letra de cambio como un título de crédito que contiene la orden, no sujeta a condición, de pagar la cantidad determinada o determinable de dinero, en la época fijada o a su presentación a la vista, que obliga a cumplirla al beneficiario designado o a su orden o al tenedor legítimo, al aceptante, al librador, a quienes la hayan exido circular por endoso traslaticio y a los que garanticen su pago por alguno de los nombrados.
4. Concepto de vale a la vista
Es un documento a la orden o nominativo, extendido por un banco, por medio del cual certifica haber recibido cierta cantidad de dinero del tomador, la que a partir de ese momento queda a disposición del beneficiario.
El vale vista es similar al cheque, pero con la ventaja de que la persona que lo recibe no necesita comprobar la existencia de los fondos.
5. Concepto de factura de venta
La factura es el documento que emiten los contribuyentes afectos a los impuestos establecidos en la Ley sobre Impuestos a las Ventas y Servicios, en la enajenación de bienes corporales muebles y/o prestaciones de servicios, afectos o exentos de dicho impuesto, que efectúen con cualquier persona natural o jurídica, que hubiere adquirido los bienes para su reventa, uso o consumo, o que tenga la calidad de prestador de servicios.
6. ¿Cuántas copias debe tener una factura y en poder de quién queda cada una?
Una factura tiene 4 copias:
- Original: queda en manos del cliente.
- Duplicado, Servicio de Impuestos Internos (SII): queda en manos de la empresa.
- Triplicado, control tributario: queda también en manos del cliente.
- Cuadruplicado, control ejecutivo cedible: esta copia puede quedar en manos del cliente o de la empresa.
7. Concepto de boleta de compraventa y servicios
El monto mínimo exigido para la emisión de la boleta es de $180.
La declaración de las ventas inferiores al monto mínimo mantiene el mismo procedimiento de determinación; es decir, la emisión de una boleta diaria por el total de ventas inferiores al monto mínimo, la que debe ser agregada al libro de compras y ventas, junto con las demás emitidas durante el día. Al final del período se declara el total de boletas emitidas durante el mes en el nuevo formulario nº 29, registrándolas en la línea 5, códigos 110 y 111.
Las boletas de compraventas deben presentar 2 ejemplares:
- Original: vendedor.
- Copia: comprador.
8. Concepto de boleta de honorarios
Tratamiento de los honorarios. Los honorarios son la remuneración de los trabajadores independientes que no tienen subordinación laboral ni cumplen horarios predeterminados.
9. Concepto de pagaré
Es un documento escrito que contiene la promesa, no sujeta a condición, de pagar la cantidad determinada o determinable de dinero al beneficiario, a su orden o al tenedor, que obliga a la persona que lo suscribe, a los endosantes y avalistas de una u otros.
Las personas que intervienen en la creación del pagaré se reducen a la sola persona del suscriptor, quien confiesa la deuda y firma el documento. El suscriptor es, por ende, el creador y primer obligado a pago.
10. Menciones que debe contener un pagaré
Para que un pagaré tenga validez legal debe reunir los siguientes requisitos:
- Denominación de pagaré insertada en el documento.
- Promesa de pagar la cantidad determinada en € o en moneda extranjera.
- Lugar de pago.
- Nombre de la persona a quien debe hacerse el pago o a cuya orden se ha de efectuar.
- Fecha y lugar en que se firman.
- Firma de quien emite el título (el que paga).
- Indicación del vencimiento; si el vencimiento está en blanco se considera pagadero a la vista.
- Contenido del pagaré.
- Firmante: asume los papeles que en la letra corresponden al librador y librado, emite y paga.
- Lugar de emisión: cuando se indique, el lugar de emisión se considera firmado en el lugar en que figura el nombre del firmante.
- Al portador: cabe la posibilidad de emitir pagarés al portador, y a estos no son aplicables las normas de la Ley Cambiaria.
11. Concepto de cheque nominativo
El cheque nominativo es el que lleva trazadas las palabras «a la orden de» o «al portador». Solo puede cobrarlo la persona designada, y no es endosable, excepto cuando se deposita en el banco, ya que este lo cobra y debe ser depositado en la cuenta corriente.
12. Nota de débito
Constituye un documento que se emite con posterioridad a la factura. La nota de débito modifica los valores facturados aumentando estos valores.
La nota de débito aumentará los valores facturados por las siguientes razones:
- Aumento de los precios indicados en la factura.
- Cobro de alguna cantidad que por error no se incluyó en la factura.
- Intereses y recargos por mora en el pago de la factura.
- Por cualquier razón que aumente los valores de la factura.
13. ¿Qué constituye la cuarta copia de la factura?
Es el control ejecutivo cedible, que puede quedar tanto en manos de la empresa como del cliente. Regularmente, cuando el cliente efectúa el pago al contado, se queda con esa copia; de lo contrario, puede hacerla exigible al proveedor.
Cotizaciones, Órdenes de Compra y Guías de Despacho
14. Cotización
La cotización es aquel documento que el departamento de compras usa en la negociación.
También se denomina cotización a las cuantías que los trabajadores deben ingresar al Estado en concepto de cotización a la seguridad social. Este tipo de cotización en algunos países recibe el nombre de cotización previsional, y es la fracción, usualmente mensual, de un sueldo o salario depositado por el empleado o empleador (mediante retención) en un sistema de seguridad social. En el caso de Chile, estas cotizaciones van a la cuenta individual de retiro del trabajador en la AFP.
15. ¿Qué es una orden de compra?
Es un documento similar a la nota de pedido, que se utiliza para solicitar mercaderías a un determinado proveedor cuando se encuentran en la misma localidad y el proveedor no envía vendedores para ofrecer el producto.
Es el documento formal que utiliza el departamento de compras para solicitar la mercadería que requiera. Debe ser concreto, claro y específico en lo que se solicita.
16. ¿Qué es la guía de despacho?
Exigidas en el artículo nº 55 del D.L. nº 825, son documentos de emisión obligatoria cuando se hubiere optado por postergar el otorgamiento de la factura y cuando se trasladen bienes que constituyan o no venta.
17. ¿Qué es un cheque a la orden?
Este documento contiene el nombre y apellido del beneficiario, pero este queda expresamente facultado para transferirlo, por lo que lleva la cláusula «a la orden». Si se borra la cláusula «o al portador», su forma de circulación se realiza mediante endoso traslaticio de dominio.
18. ¿Qué requisitos se necesitan para emitir una boleta de compraventa?
En términos generales, las boletas deben ser emitidas de la siguiente manera:
- En el caso de las ventas de bienes corporales muebles, las boletas de ventas deberán emitirse en el mismo momento de la entrega real o simbólica de las especies.
- En el caso de los servicios, las boletas deberán emitirse en el momento del pago del servicio.
Obligaciones Tributarias
19. ¿Qué impuestos se declaran en el formulario número 29?
Los impuestos que se declaran en el formulario nº 29 son las obligaciones tributarias principales, que son las que tienden a cumplir la obligación tributaria principal de pagar impuestos (inicio de actividades, cuando aumenta o disminuye el capital de la empresa, cambios en el nº de accionistas).
20. ¿Cómo deben efectuarse los pagos que la empresa hace al contado?
Señale las características legales pertinentes y de control interno. (Ayuda: cheque nominativo en el que se indica nombre y RUT de la persona a quien se le otorgó el cheque, y número de la factura con la que se emitió).
Los pagos que la empresa hace al contado deben realizarse a través de un cheque nominativo, y las características legales que corresponden al control interno son:
- Nombre de la persona a quien se le otorgó el cheque.
- RUT de la persona a quien se le otorgó el cheque.
- Número de la factura con la que se emitió el cheque.