Control y Gestión de Inventarios: Optimización del Almacén y Stock de Seguridad
Gestión de Existencias y Stock de Seguridad
La capacidad de entrega del producto y la importancia de uso que tenga en nuestro servicio determinan que este depósito de seguridad sea mayor cuanto más variables sean el ritmo de demanda o los plazos de entrega. Para protegerse de la falta de artículos, los almacenes mantienen el stock de seguridad para atender demandas inesperadamente altas o demoras.
La empresa debe mantener las existencias cerca del punto óptimo para cada producto, conservando un equilibrio entre entradas y salidas del almacén.
Parámetros Clave del Almacén
1. Depósito de Seguridad y Ritmo de Demanda
Es el volumen de mercancías de reserva destinado a absorber las fluctuaciones imprevistas en la demanda o en los plazos de entrega.
2. Horizont de Compra
Número de meses que se cree que deben transcurrir entre compras. Equivale al tiempo que transcurre entre compras o al total de unidades recibidas en cada pedido. Depende de lo que ocupe el artículo, la capacidad del almacén y de la evolución del precio del artículo.
- Si el artículo ocupa mucho, el horizonte de compra será corto.
- Si sube constantemente de precio, el horizonte de compra será alto.
Depósito activo: Volumen de mercancías que se movilizan durante el tiempo de horizonte de compra.
3. Stock Máximo
Máxima cantidad que podemos tener almacenada de un artículo. Es la suma del stock de seguridad más el horizonte de compra.
4. Punto de Pedido
Punto en el que debe ponerse en marcha un nuevo pedido porque se ha llegado a una cantidad determinada de unidades de un artículo en el almacén. Esta cantidad es mayor al stock de seguridad.
Seguimiento de Artículos Almacenados
El responsable debe saber en todo momento cuáles y cuántos materiales tiene a su disposición. El cuidado de estos materiales tiene que ser mayor cuanto más peligrosos o delicados sean:
- El seguimiento de los artículos más caros tiene que ser esmerado.
- El seguimiento de los artículos más baratos puede ser más somero, para saber cuál es la cantidad de material de cada clase disponible en el almacén.
Sistemas de Control
- Sistema de registro continuo: Del movimiento de existencias mediante la elaboración de fichas.
- Sistema de revisión y recuento: De todos los artículos almacenados con la confección de inventarios.
Elaboración de Fichas de Almacén
El registro continuo del movimiento de existencias se hace mediante fichas de almacén. Hay una ficha para cada producto, sin mezclar variedades ni productos distintos. En ella se introducen los datos que se consideren más útiles y necesarios para la correcta gestión del almacén del laboratorio.
En cada ficha hay la siguiente información:
- Nombre del producto y su variedad.
- La fecha de realización del pedido.
- Nombre del suministrador o proveedor.
- Fecha de entrada al almacén.
- Número de la factura.
- Unidades compradas.
- Precio total de compra por unidad.
- Número de serie y/o el número del lote de cada producto.
- Fecha de salida del almacén.
- Unidad o departamento al que se dispensa.
- Las existencias que quedan en el almacén.
Puede completarse con una indicación aproximada del plazo de entrega de ese suministrador, del punto de pedido y del depósito de seguridad.