Control y Gestión de Stock en Centros Sanitarios: Fichas, Inventarios y Valoración
Control y Gestión de Stock en el Ámbito Sanitario
La correcta administración de los recursos materiales es fundamental para la viabilidad económica y operativa de cualquier centro sanitario. A continuación, se detallan los procesos clave para la optimización del almacén.
Elaboración de Fichas de Almacén
Para un control riguroso de las existencias, cada ficha de almacén debe reflejar de manera precisa los siguientes datos:
- El membrete del centro sanitario.
- El nombre del producto y su variedad.
- La fecha de realización del pedido.
- El nombre del proveedor.
- La fecha de entrada al almacén.
- El número de factura.
- El número de unidades compradas.
- El coste total de cada artículo.
- Los números de serie y/o de lote de cada producto.
- La fecha de salida del almacén.
- La unidad o el servicio a quienes se les entrega el material.
- Las existencias restantes en el depósito.
Realización de Inventarios
Para mantener la precisión en el registro de mercancías, el proceso de inventario sigue estas fases fundamentales:
- Localizar cada artículo en el almacén.
- Identificar cada artículo de la forma más precisa y clara posible.
- Contar el total de artículos de cada clase y variedad, registrándolo y separando las unidades inservibles.
- Verificar si existen físicamente los productos reseñados en la ficha de almacén.
Tipos de Inventarios
- Inventario tradicional: Es desaconsejable, ya que obliga a prescindir del almacén durante el proceso y, en caso de error, deberán repasarse las entradas y salidas de un largo periodo de tiempo.
- Inventario rotativo: Parte de dos premisas: inventariar al final de cada jornada una parte de los artículos del almacén y la aplicación del principio de Pareto (unos pocos artículos son los que necesitan más cuidado porque son más caros o delicados).
- Inventario permanente: Consiste en inventariar diariamente las existencias de los productos que hayan registrado movimientos ese mismo día.
Valoración de Existencias
Para conocer su situación económica y patrimonial, la empresa sanitaria necesita saber, además de la cantidad de cada producto almacenado, el valor unitario de cada uno de ellos. La suma de estos montantes permitirá conocer el capital que posee la empresa en forma de material y calcular correctamente el importe de la factura de cada paciente.
Para valorar las existencias deben tenerse en cuenta dos conceptos:
- El precio unitario de compra de los artículos (coste directo).
- Los gastos de almacenamiento (coste indirecto). El centro cobrará al paciente una parte proporcional a estos costes: una cantidad fija para los gastos generales del almacén y una cantidad variable dependiendo del material utilizado.
Métodos para la Valoración de Existencias
Existen diferentes criterios para valorar las salidas de almacén y el inventario final:
Método FIFO (First In, First Out)
Significa "primero en entrar, primero en salir"; es decir, de entre las existencias del almacén consumimos primero las más antiguas. De esta forma, el material utilizado se valora a precios antiguos y las existencias aún disponibles, a los precios actuales o más recientes.
Es aconsejable en periodos de estabilidad monetaria, pero no en épocas de inflación, ya que la subida continuada de precios conduciría a una sobrevaloración de las existencias del almacén.
Método LIFO (Last In, First Out)
Significa "último en entrar, primero en salir"; es decir, el último que entra sale el primero. De esta forma, las existencias remanentes se valoran a los precios más antiguos y el material utilizado, a los precios actuales. Es especialmente aconsejable en periodos de inflación.
Método PMP (Precio Medio Ponderado)
Intenta superar las desventajas de los métodos anteriores. Valora las mercancías almacenadas calculando la media ponderada del precio pagado por cada una de las unidades de ese producto que se tienen en depósito.
Consideraciones Fiscales y de Gestión
Aunque el resultado final de los tres métodos puede diferir, suele ser más aconsejable el uso de LIFO en contextos inflacionarios, en tanto que valora las existencias finales por un importe menor y, al disminuir los beneficios contables de la empresa, reduce los impuestos que esta debe pagar.
La explicación radica en que los impuestos se liquidan sobre los beneficios obtenidos por la empresa, y estos se calculan restando al importe de las ventas los gastos del servicio, entre los cuales figura el coste de los materiales consumidos.