Control de Procesos de Archivo y Préstamo Documental: Indicadores y Conservación

Control del Proceso de Archivo de Documentos

Índice de Rentabilidad: $Ir = (Nº Cba / nº Ca) \times LNº Total E. C. Buscadas Al Año / LNº Depósito Ntr LN1 Total DC Arxivads$
Valor adecuado: Ntr 1 y 4. Solo tiene en cuenta los expedientes del activo.

Índice de Eficacia: $Ie = (nº Cl / nº cb) \times Nº Localizados / Ntrº DC Buscados$
Valor adecuado: Entre 0,95 y 1. Tiene en cuenta las almacenadas, en pasivos y en activo.

Índice de Errores de Localización: $Iel = iela + ielp$
Indicador de errores de localización de documentos en el activo y la de indicadores de errores de documentos en préstamo.
Valores adecuados: 0 - 0,05 (activo y pasivo). Para calcularlo se utilizan técnicas de muestreo estratificado por servicios a los que se prestan.

Índice de Errores de Localización en el Proceso de Archivo: $Ela = (nº cl / nº ca)$
Nº 1 de DC con errores de localización entre el número total de documentos de archivo.
Valor adecuado: 0 - 0,5 (activo y pasivo).

Índice de Errores de Localización en el Proceso de Préstamo: $Ielp = (nº clp / nº ca)$
Nº de DC con errores de localización en préstamo entre el número total de documentos archivados.
Valor adecuado: 0 - 0,5. Los documentos en préstamo sin errores de localización son los que han estado en centrar pero que finalmente se han suministrado (activo y pasivo).

Control del Proceso de Préstamo de Documentos

Índice de Seguridad: $Is = nº cr / nº cp$
Nº de DC que ingresan al archivo entre el número de DC prestados.
Valor adecuado: 0,95 - 1. Cuanto más nos acerquemos a la unidad, mayor seguridad tendrá el archivo a la hora de controlar los expedientes circulantes.

Índice de Devolución: $Id = nº cnd / nº cp$
Nº de DC no devueltos en el plazo debido entre el número medio de documentos prestados al día en los últimos 12 meses.
Valor adecuado: 1 - 3. Valores diferentes indican que no se cumple el plazo de autorización y se encuentran innecesariamente fuera del archivo.

Índice de Control de No Suministrados: $Icn = (nº cnsu / nº cso) \times 100$
Nº de DC no suministrados entre el número de DC solicitados, multiplicado por 100.
Valor adecuado: 5 - 10%. Valores superiores al 10% significan que el servicio es inadecuado.

Índice de Control de Préstamos Urgentes: $Ipu = (nº csou / nº cso) \times 100$
Se divide el número de DC solicitados de forma urgente entre el número de DC solicitados normalmente, multiplicado por 100.
Valor adecuado: Menor al 10%, y se han de entregar en el mismo día. Si es mayor al 10%, requiere atención.

Preservación Documental

Conjunto de procedimientos y medidas destinadas a la prevención de posibles alteraciones físicas en los documentos y a la restauración de estos cuando la alteración se ha producido.

Peligros Potenciales

• Incendios
• Humedad (tanto en niveles altos como bajos)
• Cambios bruscos de temperatura
• Rayos de luz
• Contaminación atmosférica
• Polvo
• Ruido excesivo
• Insectos y bacterias
• Las personas

Condiciones Estructurales para la Seguridad de los Archivos

Según el Manual Técnico de Recomendaciones a la Edificación de Archivos de la Dirección de Archivos Estatales, el cual establece las normas y características especiales que deben adoptar.

Condiciones Generales

• Construidos sobre pilots (pilotes)
• Nivel rasante
• Edificio de uso exclusivo para el archivo
• Capacidad suficiente para albergar las distintas áreas
• Zona carente de ruidos

Condiciones Orgánicas

Planificación

Las 3 áreas (reservada, pública y privada) deben ser independientes entre sí y con un acceso propio desde el exterior. El depósito documental debe aislarse del resto de las dependencias, dotado de medidas de protección. Pasillos y accesos bien dimensionados para la entrada de máquinas, equipos y mobiliario, y rutas de evacuación.

Espacios

Dependerá en función de cada caso y de las necesidades. La máxima extensión no compartimentada autorizada es de 250 m², con una altura libre de techo entre 2,25 y 2,50 m.

Dotación

Estanterías en anclaje perpendicular a la dirección de las vigas forjadas y fijadas a las paredes. Distancia entre estanterías de 1 m, pasillos principales de 75 cm y pasillos secundarios. Los módulos de estanterías con una longitud máxima de 11 m, y la balda más alta a 1,90 m del suelo. La distancia entre baldas dejará un espacio de 3 cm entre los documentos archivados y la balda superior. Deben ser metálicas, con tratamiento anticorrosivo, sin elementos punzantes. No pueden sobresalir documentos ni contenedores de las baldas. Los módulos de estanterías deben tener la suficiente aireación interior.