Definición y Funciones Esenciales de los Archivos: Conceptos Clave

Concepto y Función de Archivo

Según el Consejo Internacional de Archivos (ICA/CIA), la palabra “archivo” tiene tres acepciones principales:

1. Conjunto de documentos: Independientemente de su fecha, forma y soporte material. Estos documentos son producidos o recibidos por personas físicas o entidades (públicas o privadas) en el ejercicio de su actividad. Son conservados por sus creadores o sucesores.
2. Institución: Entidad responsable de la recepción, tratamiento, inventariado, conservación y servicio de los documentos.
3. Edificio: Lugar (o parte de él) donde los documentos se conservan y se ponen a disposición para su consulta.

Por lo tanto, el término "archivo" abarca:

• El fondo documental en sí mismo.
• La institución o servicio encargado de su custodia.
• El edificio o local donde se alberga dicho fondo.

Definición Ampliada de Archivo

Como síntesis, definimos un archivo como un depósito donde se almacenan de forma organizada los testimonios escritos, gráficos o audiovisuales. Estos testimonios son generados por cualquier institución (pública o privada) y se conservan con un doble propósito:

1. Garantizar los derechos de los administrados.
2. Servir como fuente para la investigación y el conocimiento.

Funciones Principales de un Archivo

Las funciones genéricas de un archivo se pueden agrupar en tres bloques fundamentales:

1. Reunión de los documentos: Se trata de una reunión natural de los materiales, a diferencia de la formación de una colección bibliográfica (que resulta de una voluntad o necesidad específica a través de compra, intercambio o donación).
2. Tratamiento de la documentación: Aunque existe una tendencia a la normalización, persisten diferencias significativas en el tratamiento de la documentación archivística. Es crucial aplicar sistemas de clasificación adecuados al tipo de fondo. La descripción en los archivos también tiene particularidades: puede realizarse a múltiples niveles (fondo, sección, legajo, serie, unidad documental), según la agrupación documental.
3. Utilidad de la documentación: Las tareas de reunir, tratar y catalogar la documentación tienen como objetivo principal prestar un servicio a las administraciones y a los ciudadanos, proporcionándoles la información que requieran.