Concepto y funciones de los archivos: definición, acepciones y tratamiento documental

Resumen

El documento explica qué es un archivo según el Consejo Internacional de Archivos (ICA/CIA), distinguiendo entre el conjunto de documentos, la institución que los custodia y el edificio donde se conservan. Recoge también la finalidad de los archivos, que es garantizar los derechos de los administrados y servir a la investigación. Por último, describe sus tres funciones principales: la reunión natural de los documentos, su tratamiento archivístico y su utilidad para ciudadanos y administraciones.

Puntos clave

Según el ICA/CIA, 'archivo' tiene tres acepciones: conjunto de documentos, institución y edificio.
Un archivo es un depósito organizado de testimonios escritos, gráficos o audiovisuales generados por instituciones públicas o privadas.
Su doble propósito es garantizar los derechos de los administrados y servir como fuente para la investigación.
La reunión de documentos en un archivo es natural, a diferencia de la colección bibliográfica, que responde a una voluntad específica de adquisición.
El tratamiento archivístico requiere sistemas de clasificación adecuados al tipo de fondo y puede describirse a múltiples niveles (fondo, sección, legajo, serie, unidad documental).
La utilidad de la documentación consiste en prestar un servicio a las administraciones y a los ciudadanos proporcionándoles la información que necesiten.

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Concepto y Función de Archivo

Según el Consejo Internacional de Archivos (ICA/CIA), la palabra “archivo” tiene tres acepciones principales:

Conjunto de documentos: Independientemente de su fecha, forma y soporte material. Estos documentos son producidos o recibidos por personas físicas o entidades (públicas o privadas) en el ejercicio de su actividad. Son conservados por sus creadores o sucesores.
Institución: Entidad responsable de la recepción, tratamiento, inventariado, conservación y servicio de los documentos.
Edificio: Lugar (o parte de él) donde los documentos se conservan y se ponen a disposición para su consulta.

Por lo tanto, el término "archivo" abarca:

El fondo documental en sí mismo.
La institución o servicio encargado de su custodia.
El edificio o local donde se alberga dicho fondo.

Definición Ampliada de Archivo

Como síntesis, definimos un archivo como un depósito donde se almacenan de forma organizada los testimonios escritos, gráficos o audiovisuales. Estos testimonios son generados por cualquier institución (pública o privada) y se conservan con un doble propósito:

Garantizar los derechos de los administrados.
Servir como fuente para la investigación y el conocimiento.

Funciones Principales de un Archivo

Las funciones genéricas de un archivo se pueden agrupar en tres bloques fundamentales:

Reunión de los documentos: Se trata de una reunión natural de los materiales, a diferencia de la formación de una colección bibliográfica (que resulta de una voluntad o necesidad específica a través de compra, intercambio o donación).
Tratamiento de la documentación: Aunque existe una tendencia a la normalización, persisten diferencias significativas en el tratamiento de la documentación archivística. Es crucial aplicar sistemas de clasificación adecuados al tipo de fondo. La descripción en los archivos también tiene particularidades: puede realizarse a múltiples niveles (fondo, sección, legajo, serie, unidad documental), según la agrupación documental.
Utilidad de la documentación: Las tareas de reunir, tratar y catalogar la documentación tienen como objetivo principal prestar un servicio a las administraciones y a los ciudadanos, proporcionándoles la información que requieran.

Preguntas frecuentes

¿Qué significa la palabra archivo según el Consejo Internacional de Archivos?

Tiene tres acepciones principales: el conjunto de documentos producidos o recibidos por personas o entidades, la institución responsable de su tratamiento y conservación, y el edificio o local donde se conservan y consultan.

¿Cuál es la diferencia entre un archivo y una colección bibliográfica?

El archivo reúne los documentos de forma natural, como resultado de la actividad que los produce, mientras que una colección bibliográfica se forma por voluntad o necesidad específica mediante compra, intercambio o donación.

¿Para qué sirven los archivos?

Sirven para garantizar los derechos de los administrados y como fuente para la investigación y el conocimiento.