Documentación Comercial y Transmisión Electrónica en la Gestión de Compras y Ventas

Documentación Comercial y de Compraventa

El pedido que envía el comprador al vendedor, para solicitar las mercancías que necesita. El registro de pedidos que confecciona la empresa, para dejar constancia de los materiales solicitados y hacer el seguimiento de los mismos.

La hoja de solicitud que se emite cuando los materiales se solicitan entre almacenes o secciones de la misma empresa.

El albarán que envía el vendedor al comprador, para dejar constancia de las mercancías servidas.

El albarán valorado que entrega el vendedor al comprador, cuando este no exige factura y paga el importe de la compra al contado.

El ticket de venta que entrega el vendedor al comprador-consumidor para que este pueda demostrar los artículos adquiridos y el importe pagado.

La hoja de recepción que confecciona la empresa para dejar constancia de las mercancías recibidas y su ubicación en el almacén.

La factura que envía el vendedor al comprador, para dejar constancia del importe de la mercancía servida y la deuda del comprador.

La nota de gastos que envía el vendedor al comprador para reclamar el importe que debe por gastos que ha pagado en su nombre; como portes, envases-embalajes, etc.

La nota de abono o la factura rectificativa que envía el vendedor al comprador para reflejar los importes que le tienen que devolver por haberle cobrado conceptos que el comprador no tiene obligación de pagar.

El recibo de portes o carta de portes que emite la empresa de transportes para cobrar el servicio prestado a la empresa que la ha contratado.

Resumen de Conceptos Clave y Documentos Mercantiles

• Pedido: documento, carta o impreso que refleja las mercancías solicitadas (comprador a vendedor).
• Albarán: justifica la entrega de las mercancías (vendedor a comprador).
• Factura: refleja el importe de los géneros servidos (vendedor a comprador).
• Justificantes de compra: recibo, cheque, transferencia, letra de cambio, etc. (entre ambas partes).
• Factura de gastos: incluye gastos asociados a la compraventa (vendedor a comprador).
• Nota de abono: refleja devoluciones, rappels, etc. (vendedor a comprador).
• Documentos relacionados con el stock.
• Documentos de compraventa: pedido, albarán, factura, carta de portes, factura de gastos y ticket de la caja.
• Documentos de cobro y pago: recibo, cheque, letra de cambio, transferencia bancaria, etc.

Transmisión Electrónica de Documentos

El EDI o intercambio electrónico de datos (electronic data interchange) es un sistema estándar y universal para la transmisión electrónica de información y documentos. Permite que las empresas y particulares puedan enviar y recibir documentos en formato estándar de ordenador a ordenador, agilizando y abaratando la comunicación en operaciones de compraventa, aprovisionamiento, control de almacenes, logística y transporte, seguimiento de envíos, etc.

Ventajas del EDI

• Permite que el cliente reciba información más rápida y completa.
• Se evitan errores y pérdidas en el envío de documentos.
• Reduce costes administrativos (papel, sellos, personal) y retrasos en cobros y pagos.
• Proporciona un tratamiento aclarado de los pedidos.
• Mejora la gestión de stocks (aumenta la rotación y disminuye el nivel de existencias).
• Mejora el tratamiento de la información.

Clasificación de los Pedidos

Según el compromiso que adquiere el comprador y el vendedor ante la solicitud nos podemos encontrar ante un pedido en firme o un pedido condicional.

• Pedido en firme: se emite cuando el comprador conoce las condiciones del vendedor y las acepta sin ningún tipo de reserva.
• Pedido condicional: es aquel que está pendiente de una confirmación por parte del comprador o del vendedor.

Tipos de Pedidos según la Forma

• El pedido normal: se utiliza para solicitar las mercancías que se necesitarán en un periodo reducido de tiempo. Las cantidades solicitadas se ajustan a los consumos previstos durante una semana, mes, temporada, etc.
• El pedido programado: se utiliza para solicitar uno o varios productos, sobre los que se ha realizado un estudio previo de necesidades. El estudio consiste en analizar los consumos históricos y los previstos; se tiene en cuenta el stock mínimo, las existencias y las cantidades pendientes de suministro.
  • Ventajas: se reducen los costes de gestión y los precios de adquisición.
  • Inconveniente: se puede producir rotura de stock.
• El pedido abierto: se emite para solicitar una cantidad total aproximada, sin que suponga un compromiso obligado de compra, pues el cliente no acepta ningún envío que no haya confirmado previamente.
  • Características: los plazos de entrega son muy cortos (24 o 48 horas), el proveedor se obliga a tener un stock mínimo de cada material o el precio puede ser fijo durante el tiempo de vigencia.
  • Ventajas: reducir el stock inmovilizado, la rotación de los materiales es mayor, los precios de compras son más bajos y se reducen los costes de gestión.