Documentación Empresarial Clave: Definiciones y Estructuras Esenciales

Definiciones Fundamentales

• INFORME

  Documento que recoge una serie de datos o una sucesión de hechos/acontecimientos, narrados de manera objetiva, que ayuda a tomar decisiones. Requiere confidencialidad y objetividad.

  Clasificación según:

  • Contenido: Personales, comerciales.
  • Ámbito: Internos, externos.
  • Implicación: Expositivo, valorativo o interpretativo.
  • Forma: Informe propiamente dicho, carta informe.

• MEMORIA

  Tipo de informe especial que se refiere a las actividades realizadas por una persona, un departamento o una empresa durante un determinado tiempo (síntesis de lo que ha pasado cada año).

• CONVOCATORIA

  Llamamiento que se hace a determinadas personas para que asistan a una reunión o asamblea.

• ACTAS

  Es la relación escrita de lo sucedido, tratado y acordado durante una reunión o asamblea.

• COMUNICACIONES INTERNAS

  Mensajes breves que se intercambian entre distintos departamentos:

  • Aviso: (Personal) Algo de interés.
  • Comunicado de Régimen Interno o Memorando: (Empresa) Solicitar informe a otro departamento, acompañar un informe, instrucciones de funcionamiento.

Nota: Se deben incluir sellos y membretes según corresponda.

Estructura Detallada de Documentos

Estructura de las ACTAS

1. Lugar, fecha y hora de la reunión.
2. Asistentes y cargo que ocupan.
3. Asuntos tratados según el orden del día de la convocatoria.
4. Resultados obtenidos en las deliberaciones que haya en cada punto, resultados de las votaciones si las hay.
5. Acuerdos alcanzados.
6. Intervenciones de los asistentes en el punto de ruegos y preguntas.
7. Hora de finalización de la reunión. Al no haber alcanzado más asuntos a tratar, se levanta sesión a las… horas.
8. Firmas (con rúbrica): Presidente y Secretario/a.

Estructura de la CONVOCATORIA

1. Fecha, hora y lugar de la reunión.
2. Orden del día: Lectura y aprobación del acta de la reunión anterior, elaboración, lectura y aprobación del acta de la reunión actual, ruegos y preguntas.
3. Lugar y fecha de emisión.
4. Firma (rúbrica y nombre/cargo) de la persona que convoca.

Estructura del INFORME

1. Membrete.
2. Asunto: Informe sobre..., elaborado por..., solicitante.
3. Introducción: Con el fin de... (No se pone la palabra 'introducción').
4. Exposición: El resultado de la investigación... (No se pone la palabra 'exposición').
5. Lugar y fecha.
6. Conclusión.
7. Complementos (Anexos, Internet, etc.).
8. Firma y departamento.