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Documentación empresarial: informes, memorias, actas y convocatorias

Formación y Orientación LaboralActualizado el 2,93 KB

Resumen

El documento define los principales documentos empresariales: informe, memoria, convocatoria, acta y comunicaciones internas. Explica sus clasificaciones y tipos. Además, detalla la estructura que debe seguir cada uno, con los apartados obligatorios de actas, convocatorias e informes.

Puntos clave

  • El informe es un documento que recoge datos o hechos narrados de forma objetiva para ayudar a tomar decisiones, y requiere confidencialidad y objetividad.
  • Los informes se clasifican por contenido (personales, comerciales), ámbito (internos, externos), implicación (expositivo, valorativo o interpretativo) y forma (informe propiamente dicho, carta informe).
  • La memoria es un informe especial que sintetiza las actividades realizadas por una persona, departamento o empresa durante un periodo determinado.
  • La convocatoria es el llamamiento a determinadas personas para asistir a una reunión o asamblea, e incluye fecha, hora, lugar y orden del día.
  • El acta es la relación escrita de lo sucedido, tratado y acordado en una reunión o asamblea, y debe incluir lugar, fecha, hora, asistentes, acuerdos y firmas del presidente y del secretario.
  • Las comunicaciones internas son mensajes breves entre departamentos: avisos para el personal y memorandos para la empresa, que sirven para solicitar informes o dar instrucciones.

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Definiciones Fundamentales

  • INFORME

    Documento que recoge una serie de datos o una sucesión de hechos/acontecimientos, narrados de manera objetiva, que ayuda a tomar decisiones. Requiere confidencialidad y objetividad.

    Clasificación según:

    • Contenido: Personales, comerciales.
    • Ámbito: Internos, externos.
    • Implicación: Expositivo, valorativo o interpretativo.
    • Forma: Informe propiamente dicho, carta informe.

  • MEMORIA

    Tipo de informe especial que se refiere a las actividades realizadas por una persona, un departamento o una empresa durante un determinado tiempo (síntesis de lo que ha pasado cada año).

  • CONVOCATORIA

    Llamamiento que se hace a determinadas personas para que asistan a una reunión o asamblea.

  • ACTAS

    Es la relación escrita de lo sucedido, tratado y acordado durante una reunión o asamblea.

  • COMUNICACIONES INTERNAS

    Mensajes breves que se intercambian entre distintos departamentos:

    • Aviso: (Personal) Algo de interés.
    • Comunicado de Régimen Interno o Memorando: (Empresa) Solicitar informe a otro departamento, acompañar un informe, instrucciones de funcionamiento.

Nota: Se deben incluir sellos y membretes según corresponda.

Estructura Detallada de Documentos

Estructura de las ACTAS

  1. Lugar, fecha y hora de la reunión.
  2. Asistentes y cargo que ocupan.
  3. Asuntos tratados según el orden del día de la convocatoria.
  4. Resultados obtenidos en las deliberaciones que haya en cada punto, resultados de las votaciones si las hay.
  5. Acuerdos alcanzados.
  6. Intervenciones de los asistentes en el punto de ruegos y preguntas.
  7. Hora de finalización de la reunión. Al no haber alcanzado más asuntos a tratar, se levanta sesión a las… horas.
  8. Firmas (con rúbrica): Presidente y Secretario/a.

Estructura de la CONVOCATORIA

  1. Fecha, hora y lugar de la reunión.
  2. Orden del día: Lectura y aprobación del acta de la reunión anterior, elaboración, lectura y aprobación del acta de la reunión actual, ruegos y preguntas.
  3. Lugar y fecha de emisión.
  4. Firma (rúbrica y nombre/cargo) de la persona que convoca.

Estructura del INFORME

  1. Membrete.
  2. Asunto: Informe sobre..., elaborado por..., solicitante.
  3. Introducción: Con el fin de... (No se pone la palabra 'introducción').
  4. Exposición: El resultado de la investigación... (No se pone la palabra 'exposición').
  5. Lugar y fecha.
  6. Conclusión.
  7. Complementos (Anexos, Internet, etc.).
  8. Firma y departamento.

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Preguntas frecuentes

¿Qué apartados debe tener un acta de reunión?

Un acta debe incluir el lugar, fecha y hora de la reunión, los asistentes y sus cargos, los asuntos tratados según el orden del día, los acuerdos alcanzados y la hora de finalización. Debe ir firmada por el presidente y el secretario.

¿Cuál es la diferencia entre informe y memoria?

El informe recoge datos o hechos narrados de forma objetiva para ayudar a decidir. La memoria es un tipo de informe especial que resume las actividades realizadas durante un periodo determinado.

¿Qué incluye la convocatoria de una reunión?

La convocatoria incluye la fecha, hora y lugar de la reunión, el orden del día, el lugar y fecha de emisión, y la firma con rúbrica y nombre o cargo de quien convoca.

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Test

1. ¿Qué característica debe tener un informe según el texto?
2. ¿Qué documento sintetiza las actividades realizadas durante un periodo?
3. ¿Quién debe firmar un acta según la estructura indicada?
4. ¿Qué se incluye en el orden del día de una convocatoria?
5. Para qué sirve un memorando según el texto?
6. ¿Qué clasificación de los informes distingue entre internos y externos?

Preguntas generadas con IA a partir del documento: comprueba las respuestas con el texto.