Documentos Electrónicos: Clasificación, Validez Legal y Gestión Empresarial

Clasificación y Naturaleza de los Documentos Electrónicos

Los documentos electrónicos poseen rasgos de identidad que permiten tratarlos agrupándolos en dos clases:

• Documento en soporte de papel: Cuyo contenido ha sido generado por medios electrónicos.
• Documento sobre soporte electrónico: Cuyo contenido ha sido generado por medios electrónicos.

Ambos son utilizados y necesarios para desarrollar una actividad comercial, empresarial y profesional. El Comité de Ministros del Consejo de Europa recomienda que las empresas recurran a técnicas de registro de las informaciones en ordenador, destruyendo los originales para ahorrar costes de archivo y locales.

La informática es necesaria también para algunas operaciones que no se podrían realizar sin utilizarla, lo que hace imprescindible disponer de esta documentación e información sobre soportes informáticos.

Marco Legal y Validez en España

En España, no existe una normativa de carácter general que permita regular la utilización y validez de estos soportes en cuanto a su autenticación y eficacia. Sin embargo, en el futuro se integrará la incorporación de los medios técnicos en el desarrollo de la actividad y en el ejercicio de las competencias de las Administraciones Públicas (AAPP), al aplicar la Ley 30/92.

En cuanto a la aceptación de los documentos, no cabe duda de la validez de una copia impresa, aun siendo de un documento electrónico, la cual podemos considerar como original cuando haya sido firmada en prueba de aceptación por la parte a la que perjudica.

Aspectos Técnicos de los Documentos Informáticos

Existen tres aspectos posibles de documentos informáticos:

1. El print out: Documento en papel generado por un soporte informático. No es un documento electrónico en sí, pero tiene relación con la información recogida en soporte electrónico. El soporte de la información es el papel, generado a través de medios informáticos.
2. Input: Documento informático que se recoge en el soporte de información informático, creado por datos almacenados en la memoria de un ordenador. Las cautelas deben ser mayores debido a la posibilidad de manipulación en origen que tiene este tipo de documentos.
3. Electronic Data Interchange (EDI): Documento considerado soporte de información electrónico formado por el intercambio de mensajes con una estructura determinada, utilizando normas de intercambio informáticas.