Documentos internos en la empresa: memorándum, informe, convocatoria, acta y memoria

Documentos internos: memorándum, informe, convocatoria, acta y memoria de actividades

A continuación se presentan los principales documentos utilizados en la comunicación interna de las organizaciones, su definición, características y estructura. Mantén presente que cada empresa puede adaptar formatos según sus necesidades y normativa interna.

A. Memorándum o nota de régimen interno

Definición: Es un documento escrito que se utiliza en la organización para transmitir órdenes, exponer temas, hacer recomendaciones, etc.

Características

• Breve, sencillo y con poco protocolo.
• La información debe ser clara y precisa, y referida a un único tema.

Estructura

• Cabecera: contiene los datos del remitente y del destinatario.
• Cuerpo: exposición del tema.
• Pie: fecha y firma. Indica si hay documentos adjuntos.

B. Informe

Definición: Es un documento más extenso que se elabora a petición de alguien. Consiste en la exposición detallada y ordenada de unos hechos.

Estructura del informe

• Portada
• Índice
• Introducción
• Desarrollo
• Conclusiones
• Bibliografía
• Anexos

Tipos de informes

• Informe descriptivo o expositivo: se limita a relatar unos hechos de forma objetiva.
• Informe valorativo: análisis de los hechos, incluye una opinión fundamentada, una recomendación y termina con una conclusión.
• Informe demostrativo: consta de hechos concretos y su prueba.

C. Convocatoria

Definición: Es un documento escrito con el que se cita a una o varias personas para participar en un acto. También es frecuente publicar convocatorias para informar a los empleados sobre temas que puedan resultar de su interés.

Características

• Deben figurar las personas convocadas, el orden del día, la hora, la fecha y el lugar de la celebración de la reunión.
• Debe enviarse con suficiente antelación.
• Debe incluir la firma del remitente.

D. Acta

Definición: Es un escrito en el que se hace un resumen de lo que se ha tratado en una reunión y de las posibles votaciones y acuerdos que se hayan tomado.

Contenido

• Nombre y apellidos de los asistentes a la reunión.
• En el encabezado: fecha, hora y lugar.
• El orden del día.
• En el cuerpo se recogen las intervenciones de los participantes, los acuerdos tomados, ruegos y preguntas.
• En el pie aparecen las firmas y la hora de finalización.

E. Memoria de actividades

Definición: Documento que emiten las empresas y que contiene diversos datos. No existe una estructura fija; su formato puede variar según el objetivo y el destinatario.

Generalmente, la memoria se centra en destacar los logros que se han conseguido durante un tiempo determinado, los proyectos realizados, indicadores de actividad y, en su caso, propuestas para periodos futuros.

Nota: Estos modelos sirven como referencia para la elaboración de la documentación interna. Es recomendable que cada organización establezca plantillas y procedimientos de archivo y distribución adecuados a su tamaño y normativa vigente.