Dominio de la Comunicación Escrita y Correspondencia Comercial en la Empresa
Características del Mensaje Escrito
- Es la escritura del lenguaje hablado.
- Es un sistema de comunicación diferido.
- Hay que elaborar el mensaje cuidadosamente.
- Permite la comunicación múltiple y simultánea.
- El mensaje es más impersonal.
- Ofrece permanencia en el tiempo.
Estilos de Redacción
La comunicación escrita es fundamental para la empresa; sin embargo, no existe un estilo de redacción fijo. Las comunicaciones escritas en el ámbito empresarial siempre persiguen la efectividad.
Abreviaturas y Siglas
- Abreviaturas: Pueden referirse a un vocablo o a una expresión. Están formadas por una o más letras extraídas de la palabra y llevan un punto o una barra (/).
- Siglas: Conjunto de letras mayúsculas separadas por un punto (en ocasiones sin puntos). Estas letras corresponden a la inicial de cada una de las palabras que forman el nombre.
Herramientas para la Edición y Corrección de Textos
En las comunicaciones escritas de la empresa predominan los textos impresos. Los procesadores de textos son herramientas de uso generalizado con múltiples ventajas:
- Disponen de diccionarios y correctores integrados.
- Suelen ofrecer funciones de traducción y buscador de sinónimos.
Correspondencia Comercial
- Responde a un motivo concreto.
- Tiene una finalidad económica.
- Se produce entre personas desconocidas o profesionales.
- Es muy abundante en el día a día empresarial.
Proceso de Elaboración de las Cartas Comerciales
Para conseguir cartas de lectura fácil y eficaces, se deben seguir tres etapas principales:
- Los pasos previos.
- La redacción del borrador.
- La revisión y elaboración del documento final.
Antes de Comenzar a Escribir: Pasos Previos
- Recopilar datos: saber de qué estamos hablando.
- Establecer objetivos: tener claro qué pretendemos conseguir.
- Documentarse sobre el destinatario: conocer algo sobre la empresa o persona a la que nos estamos dirigiendo.
- Definir el contenido: decidir exactamente qué se le tiene que decir al destinatario.
- Depurar, organizar y jerarquizar las ideas.
Redacción
Una vez que tenemos claro qué vamos a decir, debemos trabajar sobre cómo lo diremos.
Revisión y Elaboración del Documento Final
Una vez organizadas las ideas, se elabora el primer borrador. Sobre este borrador realizaremos todas las correcciones y modificaciones necesarias, teniendo siempre presente el objetivo y reflexionando sobre si lo escrito puede ayudar a conseguirlo.
Orden de Exposición más Adecuado en la Carta
- Introducción: Permite captar la atención del lector, al tiempo que le ponemos en antecedentes.
- Exposición y desarrollo: Aquí se explican los argumentos y datos que conforman el núcleo de la carta.
- Conclusión: Es la parte final de la carta, donde se incita al lector a hacer algo (llamada a la acción).