Documentos de comunicación corporativa: nota de prensa, convocatoria y manual de identidad

Redacción y Comunicación Corporativa

Características de la Relación con los Medios

• Relación fluida y transparente: Es fundamental evitar el engaño. Se debe facilitar toda la información posible, sin ocultar datos.
• Compromiso ético: El periodista debe actuar con honestidad y no distorsionar la información (compromiso).
• Seguimiento de medios: El Departamento de Relaciones Públicas (RRPP) debe monitorear constantemente lo que los medios y Redes Sociales (RRSS) publican sobre la organización.

La Nota de Prensa (NP)

Documento clave para la difusión gratuita de información. Elementos esenciales:

• Identificación clara del emisor.
• Título.
• Información detallada organizada en párrafos.
• Inclusión de la Nota de Embargo (si aplica).

Audio Comunicados y Material Audiovisual

Comunicados para Radio

Se envían por escrito, siguiendo un formato específico para facilitar la lectura en voz alta:

• Uso de mayúsculas y doble espacio.
• Frases más cortas, más sencillas y, la mayoría de las veces, de tono informal.

Comunicados para Televisión y Formatos Adicionales

En ambos casos (radio y TV), es crucial indicar la Nota de Embargo (día y hora) para controlar el momento exacto de la publicación.

Posibles Formatos Audiovisuales

• Nota de prensa complementada con fotografía.
• Mensaje grabado (video o audio).

La Convocatoria de Prensa

Documento formal que invita a los medios a un evento informativo (rueda de prensa).

Estructura y Elementos Clave

1. Identificación del Emisor: En la parte superior izquierda debe figurar el nombre, el logotipo de la organización y, si es recomendable, la dirección.
2. Título: Debe ser claro: «Convocatoria de Prensa» o «Convocatoria de Rueda de Prensa».
3. Contenido Esencial:
   • Tema o motivo del evento.
   • Día y Hora.
   • Lugar (dirección exacta de celebración).
   • Asistentes o Voceros: Nombre y cargo de las personas que intervendrán (máximo 3 o 4 personas).
   • Convoca: Dirección o departamento responsable.
4. Notas y Aclaraciones:
   • Disponibilidad de estacionamiento cercano y cómo llegar.
   • Pequeño resumen del contenido de prensa (tema más desarrollado).
5. Acreditaciones: Especificar el proceso de recogida (lugar y hora) o si la entrega se realiza el mismo día.
6. Datos de Contacto: Nombre y datos de contacto de la empresa, institución o emisor (Dircom), ubicados en la parte inferior, similar al comunicado de prensa.
7. Fecha de Envío.

Manual de Identidad Corporativa (MIC)

Es un manual gráfico y visual fundamental que define y recoge la identidad y la cultura corporativa de una organización. En ocasiones, se le denomina también Carta de Identidad.

Características y Formato

• Formato: Predominantemente online.
• Estilo de Redacción: Simple y comprensible.
• Tono: Fomenta la cohesión interna, utilizando mayoritariamente el pronombre “nosotros” (ejemplo: “somos una familia y todos formamos parte de la empresa”).

El Libro de Estilo

Es un documento íntegro que establece las normas o recomendaciones específicas a seguir en la redacción de documentos corporativos. Su finalidad principal es garantizar la homogeneidad y coherencia de todos los escritos o la comunicación escrita de la organización.

Publicaciones Periódicas y Revistas Externas

Estos son documentos externos clave dentro de las Relaciones Públicas (RRPP). Su objetivo principal es fortalecer la imagen y el prestigio de la organización.

Estructura Típica

1. Portada
2. Índice
3. Carta del Presidente o Director General
4. Subapartados temáticos
5. Estilo (aplicación de las normas de redacción)
6. Contraportada