Estrategias de Gestión de Eventos: Planificación, Ejecución y Evaluación Post-Evento

Fase Post-Evento: Control y Valoración

10. Control

Elabora un checklist con todas las tareas necesarias para asegurar que no se te escape ningún detalle.

11. Valoración y Medición

Aunque el evento haya terminado, debes seguir siendo constante. Es crucial medir la repercusión que ha tenido el evento:

• Evalúa el impacto del hashtag, utilizando herramientas específicas (como Tweetbinder).
• Analiza el comportamiento y el feedback por parte de los invitados.
• Realiza encuestas en las redes sociales.
• Revisa que todos los temas financieros estén cerrados y resueltos.
• Ofrece material de seguimiento a los asistentes.
• Crea un vídeo de agradecimiento que resuma brevemente el evento.
• Viraliza los artículos que hablen de ti en otros blogs.
• Publica las fotos en tu sitio web y en redes sociales.

Estructura de la Gestión de Eventos: Las 3 Fases Clave

1. Fase 1: Pre-evento. En esta etapa inicial, se lleva a cabo la planificación y la organización. Los objetivos incluyen definir el nombre del evento, seleccionar la ubicación y establecer contacto con las empresas colaboradoras.
2. Fase 2: Ejecución. Consiste en llevar toda la planificación a la práctica: recibir a los participantes y ubicarlos en la sala donde se celebrará el acto.
3. Fase 3: Pos-evento. Es la fase de evaluación, que incluye la respuesta de la prensa y otros medios, así como la formulación de propuestas de mejora para el siguiente evento.

12 Prácticas Habituales en la Organización de Eventos

• Presupuestar el evento.
• Establecer la fecha y los horarios para cada actividad.
• Elegir el lugar del evento, considerando el número de asistentes.
• Investigar las leyes y ordenanzas locales para asegurar el cumplimiento normativo.
• Contratación de personal para el evento.
• Coordinar el servicio de comidas en función del número de participantes y los descansos establecidos.
• Dar cobertura de prensa.
• Organizar actividades extras y contratar servicios complementarios.
• Elaborar un cronograma básico que sirva de norma en la organización del evento.
• Establecer puntos de información para los asistentes.
• Aplicar las normas de protocolo.
• Decoración del lugar.

Concepto y Objetivos de la Animación Sociocultural

La Animación Sociocultural (ASC) es un método de intervención basado en acciones de práctica social dirigidas a animar, dar vida y propiciar el establecimiento de relaciones entre las personas en general.

Impacto de la Animación Sociocultural (ASC)

Los objetivos de la animación sociocultural tienen impacto en tres niveles fundamentales:

1. Personal: Afecta a cada una de las personas involucradas en el proceso, promoviendo su desarrollo individual.
2. Social: Transforma familias, barrios y comunidades, contribuyendo al desarrollo de la sociedad civil.
3. Cultural: Permite que se resignifiquen y reconstruyan las identidades culturales.