Estrategias para la Optimización del Espacio de Trabajo y Productividad Laboral

Cada vez más, las empresas definen, normalizan y estandarizan su ejecución, ajustándose a un protocolo que obligatoriamente se ha de seguir.

Si la empresa no dispone del protocolo para la ejecución de las tareas, se aportan las siguientes reflexiones y criterios de actuación:

• Funcionamiento de la mente: El funcionamiento de nuestra mente se refleja en el proceso de ejecución de las tareas. Un despacho desorganizado indica una mente desordenada. Es muy difícil pensar que detrás de una mesa desordenada existe una personalidad muy ordenada.
• Gestión del espacio: La mesa debe estar despejada. Si la mente humana solo puede atender a una tarea, no es razonable que sobre la mesa se estén realizando siete tareas simultáneamente.
• Cierre de tareas: Una vez terminada la tarea, se procede a retirar la documentación resuelta:
  • Entregar la documentación resuelta a quien la solicitó.
  • Depositar en la papelera los papeles inútiles.
  • La documentación importante de la tarea se archivará donde proceda.
• Ergonomía y equipo: La pantalla del ordenador estará colocada en su propia mesa o en otra anexa al escritorio. La impresora estará al lado.
• Clasificación documental: Los papeles y documentos que estén en el despacho hay que leerlos y asignarlos a una tarea, que clasificaremos en: urgente, de resolución inmediata, resolver a lo largo de la jornada, a corto plazo (una semana), a medio plazo (un mes), a largo plazo, y papel o documento inútil.
• Gestión de bandejas: Sobre la mesa puede haber dos bandejas: una para la documentación que entra y otra para la documentación resuelta que espera destino.
• Organización del mobiliario: El archivador de cajones con ruedas que se coloca debajo de la mesa normalmente dispone de dos módulos:
  • El módulo archivador se ordenará por temas o con otro criterio que se considere oportuno, teniendo en cuenta que no es un archivo definitivo.
  • En el otro módulo se colocará el material de oficina (lápices, típex, bolígrafos, etc.).
• Gestión de residuos: La papelera es el archivador de lo no necesario, ya sea a medio o a largo plazo.