¿Qué diferencia hay entre formularios internos y externos?

Los internos se usan para las operaciones de la empresa y para comunicar información a otras organizaciones con las que hay relación comercial. Los externos proceden del exterior, como los estados de cuenta bancaria o las facturas de proveedores.

¿Qué es el glosario de un manual técnico?

Es la lista de términos del manual, organizada alfabéticamente. Incluye las palabras técnicas o las que tienen más de un significado dentro de la estructura del manual.

Estructura y elaboración de manuales técnicos y formularios

Resumen

Este documento describe las partes de un manual técnico, sus ventajas y limitaciones, y las etapas para elaborarlo. Presenta también los formularios internos y externos de la documentación técnica. El texto empieza en el cuerpo principal, que es el componente 4, y describe después el apéndice, el glosario y el índice temático.

Puntos clave

El cuerpo principal es la parte más extensa e importante del manual.
El apéndice incluye anexos, como gráficos o formularios, para que el cuerpo principal no pierda su carácter descriptivo.
El glosario recoge en orden alfabético las palabras técnicas o las que tienen más de un significado.
Los manuales ayudan a institucionalizar procedimientos, fijar estándares y uniformar la terminología.
Sus limitaciones son el coste de confección y revisión, la poca flexibilidad y la pérdida de vigencia si no se actualizan.
La elaboración sigue etapas enlazadas: definir el objetivo, elegir responsables, estudiar la organización, planear, levantar información, elaborar, distribuir, hacer seguimiento y actualizar.
Los formularios pueden ser internos, para las operaciones de la empresa, o externos, que proceden de fuera de la organización.

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Componentes de un Manual Técnico

4. Cuerpo Principal

Es la parte más extensa e importante del manual. En ella están transcritos los contenidos que son objeto del mismo.

5. Apéndice

Se justifica para la inclusión de anexos como, por ejemplo: gráficos, formatos, formularios, que estén descritos dentro del cuerpo principal con la finalidad de que este no pierda su característica descriptiva.

6. Glosario

También definido como glosario de términos, es donde se incluyen, organizadas alfabéticamente, todas las palabras técnicas o que tengan más de un significado dentro de la estructura del manual.

7. Índice Temático

Es un listado alfabético de los distintos tópicos que comprende el manual.

Ventajas y Propósitos de los Manuales

Son fuente permanente de información sobre las prácticas generales de la empresa.
Ayudan a institucionalizar y hacer efectivos los procedimientos.
Facilitan la fijación de estándares.
Posibilitan la normalización de actividades.
Evitan discusiones y malentendidos.
Aseguran continuidad y coherencia en las prácticas y normas a través del tiempo.
Uniforman la terminología técnica.
Son herramientas muy útiles en el entrenamiento y capacitación de nuevos empleados.
Posibilitan una delegación efectiva.
Significan un ahorro real de tiempo al evitar las preguntas de rutina.

Limitaciones de los Manuales

El costo de confección y revisión puede ser alto.
Si no se actualizan constantemente, pierden vigencia.
Son, en general, poco flexibles.
Una mala redacción o una redacción deficiente dificulta su uso.
Incluyen solo los aspectos formales de la organización, dejando de lado los informales, que son de gran importancia.

Elaboración de un Manual: Proceso y Etapas Clave

Implica el cumplimiento de un proceso integrado por una serie de etapas ligadas secuencialmente. Estas son:

Definir el objetivo a cumplir: Es decir, definir la necesidad que se pretende satisfacer con su preparación.
Elección de los responsables de la preparación: Una vez definida la necesidad y el tipo de manual adecuado para satisfacerla, se debe elegir al responsable o responsables de la preparación.
Estudio preliminar de la Organización: Familiarizarse con la organización en todas sus funciones.
Planeamiento: Estimar el tiempo a utilizar, los materiales y colaboradores necesarios, así como las fuentes de información.
Levantamiento de información: Recolección de datos mediante entrevistas, cuestionarios, observación directa, etc.
Elaboración propiamente dicha: Comprende las siguientes fases:
- Redacción (clara y sencilla)
- Diagramación
- Codificación
- Impresión
- Encuadernación
- Pruebas piloto
Distribución: Los manuales deben estar correctamente elaborados y ser adecuadamente distribuidos.
Seguimiento: Debe controlarse continuamente su aplicación y efectividad.
Proceso de Actualización: Para mantener la vigencia de los manuales.
Evaluación de manuales: A través de la utilización de listas de control o checklists.

Formularios en la Documentación Técnica

Son formatos de diferente tamaño, color y diseño, preimpresos, donde se incluye y recopila información de forma organizada. Existen dos tipos principales:

Internos: Son usados para las operaciones internas de la empresa y, a su vez, se utilizan para comunicar información a otras organizaciones con las cuales se tiene relación o actividades comerciales.
Externos: Proceden del exterior de la organización, tales como estados de cuenta bancaria, facturas de proveedores, etc.