Estructura Organizativa de la Empresa: Elementos, Principios, Organigramas y Departamentalización

Concepto de estructura organizativa

La organización interna de la empresa viene determinada por el concepto de estructura organizativa. La estructura organizativa es aquella que describe cómo se agrupan, se identifican y cómo se relacionan los distintos elementos que forman la empresa. Puede decirse que determina el nivel de autoridad y responsabilidad de cada uno de los miembros de la empresa.

La estructura organizativa está formada por:

• El conjunto de elementos que la forman.
• Las funciones que tienen asignadas cada uno de los elementos.
• Las relaciones jerárquicas y funcionales existentes entre los diferentes elementos.

Elementos de la estructura organizativa

• Alta dirección: formada por aquellas personas que realizan funciones de dirección general de la empresa y, por tanto, similares a las de empresario, como la toma de decisiones estratégicas y la fijación de objetivos generales de la empresa.
• Dirección intermedia: formada por mandos intermedios o personal ejecutivo. Cada uno de ellos tiene a su cargo un número determinado de trabajadores.
• Base operativa: formada por el conjunto de personas (técnicos y trabajadores) que se encargan de la producción, las ventas y la prestación de servicios.
• Tecnoestructura: formada por los analistas o expertos que estudian las distintas funciones de la empresa con el objeto de encontrar sus fortalezas y debilidades, reforzando las primeras y mejorando las segundas. Existen tres tipos de analistas:
  • De métodos y tiempos.
  • De planificación y control.
  • De personal.
• Staff de apoyo: formado por el personal de asesoramiento, cuya función consiste en asesorar a los directivos sobre diferentes materias: legal, fiscal, mercantil, etc. Puede realizarse de forma individual (a un directivo) o de forma conjunta (a un departamento). Existen dos tipos:
  • Staff directivo.
  • Staff de apoyo.

Relaciones en la estructura organizativa

Relaciones formales

Han sido previamente definidas por la dirección y comunicadas al resto de miembros de la organización:

• Lineales: relaciones de autoridad o jerarquía entre jefe y subordinado.
• De staff: o relaciones de asesoramiento entre especialistas y directivos.

Relaciones informales

Surgen espontáneamente como consecuencia de las comunicaciones interpersonales entre las personas que integran la empresa. Estas relaciones surgen debido a la simpatía, la proximidad en el trabajo o la similitud de objetivos.

Principios que estructuran la organización de la empresa

• Principio de autoridad y jerarquía: deben existir diferentes niveles de autoridad en la empresa, ordenados jerárquicamente.
• Principio de unidad de dirección: debe existir en la empresa una dirección única que sea la encargada de definir los objetivos generales.
• Principio de unidad de mando: cada subordinado debe tener únicamente un solo superior directo.
• Principio de delegación: en la empresa debe existir delegación, consistiendo esta en que una persona asigna autoridad y responsabilidad a otra para que esta desempeñe unas funciones determinadas.
• Principio de descentralización: consiste en una delegación de autoridad para la toma de decisiones con carácter permanente.
• Principio de división del trabajo y especialización: se descompondrían las tareas propias de una actividad entre diferentes personas, de forma que a cada persona se le asignaría una función específica.
• Principio de departamentalización o divisionalización: se agruparían las diferentes tareas o funciones en áreas funcionales.
• Principio de coordinación: debe existir un cierto nivel de coordinación entre las personas o áreas funcionales de un mismo nivel jerárquico.
• Principio de motivación y participación: existirán en la empresa métodos para motivar a las personas que trabajan en la empresa.
• Principio de comunicación: debería darse en la empresa un sistema de comunicación en varios sentidos: descendente (de superior a subordinado), horizontal (de superior a superior, de subordinado a subordinado) y ascendente (de subordinado a superior).

Concepto de organigrama

Es la presentación gráfica de la estructura organizativa de una empresa o de cualquier otro tipo de organización, en el que se reflejan los niveles y áreas de que consta la empresa. Para que un organigrama sea de utilidad debe:

• Ajustarse a la realidad que representa.
• Ser claro, preciso y comprensible.
• Estar actualizado.

Clasificación de los organigramas

Según su finalidad

• Organigramas informativos: informan al público sobre la empresa, recogen solo aspectos generales de la estructura organizativa.
• Organigramas analíticos: su objeto es analizar la estructura de la empresa, se presentan con gran detalle.

Según su amplitud

• Organigrama general: abarca el conjunto completo de la organización, proporcionando una visión general de la empresa.
• Organigrama parcial: refleja solo una parte de la empresa, centrándose en alguna parte para detallar su composición interna.

Según su extensión

• Organigrama de unidad: representa elementos subordinados u ordenados de forma jerárquica dentro de una estructura unitaria.
• Organigrama de grupo: conjunto de unidades independientes que se unen en una estructura superior sin perder su individualidad.

Según la información que proporcionan

• Organigrama de estructura: pone de manifiesto los elementos que componen la estructura de la empresa y da información sobre: (1) denominación de los elementos, (2) ubicación en la línea jerárquica, (3) relaciones funcionales y de autoridad existentes.
• Organigrama funcional: representa las funciones de los diferentes elementos que configuran el organigrama.
• Organigrama personal: refleja los cargos o puestos de trabajo, figurando el nombre de la persona que ocupa dicho cargo o puesto de trabajo.

Según su forma

• Organigrama de forma ramificada: a partir de un tronco común se van ramificando líneas y figuras geométricas que, a su vez, representan funciones, puestos de trabajo o departamentos. Puede ser:
  • Vertical: el mayor nivel de autoridad se sitúa en la parte superior.
  • Horizontal: el mayor nivel de autoridad se sitúa a la izquierda.
• Organigrama circular: se forma a partir de un conjunto de círculos concéntricos, situándose en el centro el mayor nivel de autoridad.
• Organigrama mixto: combinación de las formas anteriores.

Formas organizativas

Formas organizativas simples

• Modelo lineal: basado en los principios de jerarquía y autoridad y unidad de mando. El diseño es vertical y de tipo piramidal, situándose la dirección en la cúspide. Los niveles jerárquicos irán en aumento según el tamaño de la empresa: cuanto más grande sea la empresa, mayor número de niveles jerárquicos habrá. Es utilizado por pequeñas y medianas empresas. Inconvenientes: la excesiva rigidez y la concentración de autoridad.
• Modelo funcional: basado en el diseño horizontal y en los principios de: (1) división del trabajo y especialización, (2) departamentalización y (3) coordinación. Se divide en niveles jerárquicos y áreas funcionales; los puestos jerárquicos se ven despojados de autoridad y responsabilidad a favor de los especialistas, con lo que se aplana la estructura organizativa. Se elimina el principio de unidad de mando, de modo que cada trabajador estará subordinado a diferentes especialistas. Inconveniente: la aparición de conflictos y descoordinación por la ruptura del principio de unidad de mando.
• Modelo adhocrático: no tiene siempre la misma estructura, sino que varía en función de los objetivos. Se apoya en los principios de motivación y comunicación. Pretende conseguir un alto grado de implicación de los trabajadores en sus tareas, así como en la toma de decisiones.

Formas organizativas complejas clásicas

• Modelo lineo-funcional: combina los modelos lineal y funcional, mezclando la estructura de diseño vertical y horizontal. Las actividades de ejecución, supervisión y control se llevan a cabo por la parte central, y la especialización y el apoyo logístico se apartan en la estructura staff.
• Modelo divisional: utilizado por grandes empresas y multinacionales, se basa en la estructuración de la empresa en divisiones que funcionan como empresas independientes. Se fundamenta en los principios de: (1) divisionalización y (2) descentralización. A la hora de estructurar en divisiones se siguen criterios como: por producto o servicio, por procesos, por clientes, etc.
• Modelo matricial: muy utilizado en empresas de gran dimensión y con estructura bastante compleja. Se rompe el principio de unidad de mando: cada persona no depende de un único superior. Combina el modelo funcional con el divisional. Los principios en que se basa son: (1) división del trabajo y especialización, (2) departamentalización y divisionalización, (3) coordinación y (4) descentralización.
• Modelo colegial: muy similar al matricial, pero añadiendo el concepto de comité, entendiendo este como órgano complejo con reuniones regulares.

Formas organizativas complejas actuales

Surgen como consecuencia de los continuos cambios en el entorno empresarial, y tienen como objetivo mejorar la capacidad de respuesta ante estos cambios.

• Modelo federal: refleja con claridad las alianzas estratégicas entre empresas. Modelo utilizado por grupos empresariales diversificados y multinacionales.
• Modelo trébol: intenta simular la forma de un trébol de cuatro hojas:
  1. Hoja central: alta dirección.
  2. Hoja superior: formada por un pequeño grupo de profesionales.
  3. Hoja izquierda: actividades de subcontratación.
  4. Hoja derecha: formada por los trabajadores denominados flexibles.
  5. Hoja inferior: formada por el cliente.

Concepto de área funcional

Toda empresa debe llevar a cabo una serie de funciones; estas guardan relación con los distintos departamentos. Un área funcional consiste en la agrupación de personas que tienen en común una serie de objetivos, funciones o tareas.

Criterios de departamentalización

• Según los procesos productivos: se asignará un departamento por cada proceso productivo, de manera que se especialicen en una fase del proceso productivo.
• Según las funciones: configurar departamentos en base a las principales funciones de la empresa, de forma que cada departamento se especializa en alguna de estas funciones.
• Según los clientes: crear departamentos en base a los clientes.
• Según zonas geográficas: muy utilizado en grandes empresas y multinacionales, departamentalizar en función de las zonas geográficas.
• Según los productos o servicios: crear departamentos en función a los productos o servicios comercializados por la empresa. Suele emplearse en empresas con gran variedad de productos y/o servicios.

Las áreas funcionales

• Área de producción: el departamento de producción se encarga del control de los procesos, métodos y tecnologías.
• Área comercial: departamento de marketing; todo lo relacionado con el producto, la publicidad, la distribución y la fijación de precios.
• Área económico-financiera: proporcionar los fondos necesarios en el momento necesario y al mínimo coste posible.
• Área de recursos humanos: se encarga de motivar a los trabajadores de la empresa.
• Área administrativa: ejerce el control de la empresa mediante el manejo de documentos.

Relaciones interdepartamentales

• Relaciones de autoridad
• Relaciones de información
• Relaciones de coordinación
• Relaciones de cooperación

Departamento de Recursos Humanos

Departamento que se encarga de lo relativo a la gestión y administración del personal.

Planificación de plantillas

Consiste en el conjunto de medidas basadas en el estudio de los antecedentes de personal de la empresa. Determina:

1. La necesidad de personal de la empresa.
2. Su coste.
3. El plazo en que se va a necesitar dicho personal.

La planificación de plantilla no supone un incremento, puede suponer una disminución. Puede ser a:

• Previsiones a corto plazo.
• Previsiones a largo plazo.

Descripción de puestos de trabajo

Consiste en detallar las funciones, tareas y actividades que se desarrollan en cada uno de los puestos de trabajo. Especifica:

1. Formación necesaria.
2. Experiencia necesaria.
3. Responsabilidad.
4. Características ambientales.
5. Recursos a usar.

Ventajas:

1. Optimiza la estructura organizativa de la empresa.
2. Asigna las personas a los puestos de trabajo.
3. Permite evaluar mejor el desempeño del puesto.
4. Sirve de ayuda en materia de seguridad y salud laboral.
5. Permite el diseño de un plan de desarrollo profesional.

Otras funciones del departamento de recursos humanos

• Reclutamiento y selección de personal
• Acogida de nuevos trabajadores
• Valoración de los puestos de trabajo y retribución
• Evaluación del desempeño
• Formación y desarrollo profesional
• Relaciones laborales
• Prevención de riesgos laborales

Administración de personal

Elaboración de nóminas

Percepciones salariales:

• Salario base
• Complementos salariales
• Horas extraordinarias
• Gratificaciones extraordinarias
• Salario en especie

Percepciones no salariales:

• Indemnizaciones o suplidos
• Prestaciones e indemnizaciones

Deducciones.

Trámites con la Seguridad Social y Hacienda

• Afiliación y alta de nuevos trabajadores al sistema de la Seguridad Social.
• Cotización al sistema de Seguridad Social.
• Deducción para su posterior ingreso en la Agencia Tributaria.

Otros trámites

• Control de absentismo
• Trámites relacionados con infracciones y sanciones
• Trámites de contratación: Seguridad Social y oficina de empleo.
• Trámites relacionados con la finalización de la relación laboral: puede ser por (1) finalización de un contrato, (2) dimisión o (3) despido.
• Información: el departamento de personal también se encarga de facilitar información a los trabajadores de todo tipo.