Estructuras y Herramientas de Gestión Organizacional

Herramientas de Representación Organizacional

1. Los Organigramas

Los organigramas sirven como medio de comunicación y como medio de análisis. Como medio de comunicación, informan a cada miembro su posición relativa, su relación con el resto, su posibilidad de ascenso e informan a los miembros y a los terceros vinculados cuál es la estructura de la organización. Como herramienta de análisis, permiten descubrir las fallas de estructuración. Se utilizan para representar recorridos, procesos y estructuras; la simbología que emplean consiste en rectángulos y líneas.

2. Los Gráficos de Secuencia

Los gráficos de secuencia son representaciones gráficas sencillas que muestran el recorrido de los comprobantes y las tareas sucesivas que deben cumplirse dentro de la empresa, a raíz de una operación o de un proceso interno. Se utilizan para mostrar qué tareas deben realizarse dentro de cada área o departamento. El símbolo que emplean son figuras geométricas.

3. El Manual de Instrucciones

El manual de instrucciones es el ordenamiento metódico de las reglas que deben seguirse para la realización de la rutina administrativa en todos sus aspectos. Se utiliza para proporcionar las instrucciones de forma escrita, lo que posee dos ventajas principales:

• Asegurar la posibilidad de consultarlas en cualquier momento.
• Permite contar con todas ellas ordenadas metódicamente (cada área o departamento debe tener un ejemplar).

Modelos de Estructura Organizacional

4. La Organización Lineal

La organización lineal es el tipo de organización más antigua, cuya base es la organización de los ejércitos. Se llama así porque establece una relación jerárquica directa, con plena vigencia del principio de unidad de mando.

• Ventaja: El superior toma las decisiones y ordena a los que están bajo sus órdenes.
• Desventaja: La acumulación de funciones y tareas que provoca, y la capacidad que requiere a medida que se asciende en la línea de autoridad.

5. La Organización Funcional

La organización funcional demanda personas con aptitudes especiales, adiestradas para la ejecución de tareas específicas y encargadas de una sola función en particular. El sistema funcional distribuye la dirección del trabajo tomando en cuenta la función de cada individuo, más que su posición jerárquica.

• Ventaja: Se basa en la aplicación del principio de la división del trabajo y la especialización, limitándose la labor de cada uno.