Fases del Post-Evento: Cierre, Evaluación y Cuentas en Gestión de Eventos

CIERRE – Fases del post-evento

1º Recopilar y archivar información:

Se recopila la información pertinente al evento.

La persona encargada de la entrevista al cliente debe realizar una memoria, que incluya un informe de sus actividades y que formará parte de la memoria final. En esta memoria figurarán el historial de visitas al cliente, el programa del evento y las conclusiones. Esta información se guarda de forma ordenada para facilitar su consulta.

2º Agradecimientos:

Se deben enviar cartas o notas de agradecimiento a otras personas que hayan hecho posible que el desarrollo del evento haya sido conforme a lo previsto.

3º Evaluación:

Consiste en medir si lo planificado se cumple en el momento oportuno o no. Incluye 4 aspectos:

• El evento en sí: por ejemplo, si se trata de un congreso, se evalúan la organización, el número de ponencias, etc.
• El personal del organizador: se evalúa el trabajo de azafatas, personal de seguridad, mantenimiento.
• El lugar de celebración: según el tipo de evento, se evalúan las salas y los medios audiovisuales.
• El equipo humano: se evalúa el trabajo y desempeño del personal comercial del evento y, en caso de que lo haya, el papel desempeñado por el OPC.

4º Cumplimiento de los compromisos adquiridos:

Es muy importante que el comité organizador y el comercial que ha hecho el seguimiento al cliente cumplan con los convenios y acuerdos que se realizaron a favor del éxito del evento.

5º Memoria y cuentas:

Se recoge aquí el detalle económico de lo que supuso el evento, entre otras cosas, el presupuesto y, sobre todo, el que haya sido firmado por el cliente, que nos servirá de base para confeccionar las facturas. También se incorporan las facturas del evento enviadas a nuestros clientes.

Evaluación del desempeño del equipo humano

Constituye un proceso por el que se estima el rendimiento del empleado. La mayor parte de los empleados procuran obtener retroalimentación o feedback sobre la manera en que cumplen sus actividades. Las evaluaciones informales basadas en el trabajo diario son necesarias, pero insuficientes.

Por lo general, el departamento de Recursos Humanos desarrolla evaluaciones del desempeño para los empleados. Algunas ventajas de la evaluación del desempeño son: mejora el desempeño a través de la retroalimentación y permite establecer políticas de compensación, puesto que puede ayudar a determinar quiénes merecen recibir aumentos en el sueldo.

Métodos de evaluación: escalas de puntuación

Cálculos de presupuesto

• Precio habitación doble: 260 euros IVA incluido en A.D.
  (260 × 0,80 = 208 euros precio habitación DUI)
  208 × 150 habitaciones = 31.200 euros
  31.200 euros / 1,10 (IVA) = 28.363,64 euros
  28.363,64 / 1,10 (comisión) = 25.785,12 euros a cobrar a la AAVV.
• Coffee break: 11,50 euros/pax IVA incluido.
  (11,50 × 200 pax × 3 = 6.900 euros)
  6.900 / 1,10 (IVA) = 6.272,73 euros
  6.272,73 / 1,10 (comisión) = 5.702,48 euros.
• Almuerzo: 34 euros/pax IVA incluido.
• Sala de reuniones: 4.176 euros IVA incluido.
  (4.176 / 1,21 (IVA) = 3.451,24 euros)
  3.451,24 / 1,10 (comisión) = 3.137,49 euros a cobrar a la AAVV.
• Buffet: 43 euros/pax IVA incluido.