Fundamentos de la administración: proceso administrativo, organización y jerarquización

Administración: Concepto y Fundamentos

Definición de Administración

• La administración es el proceso de coordinación de recursos para obtener la máxima productividad, calidad, eficacia, eficiencia y competitividad en el logro de los objetivos de una organización.
• Se resume como la capacidad de hacer más con menos.

Organización

Definición de Organización

La organización consiste en el diseño y determinación de las estructuras, procesos, sistemas, métodos y procedimientos tendientes a la simplificación y optimización del trabajo.

Propósito de la Organización

El propósito de la organización es simplificar el trabajo, coordinar y optimizar funciones y recursos. En otras palabras: lograr que el funcionamiento de la empresa resulte sencillo y que los procesos sean fluidos para quienes trabajan en ella, así como para la atención y satisfacción de los clientes.

El Proceso de Organización

En esta etapa se definen las áreas funcionales, las estructuras, los procesos, sistemas y jerarquías para lograr los objetivos de la empresa, así como los sistemas y procedimientos para efectuar el trabajo.

Jerarquización y Departamentalización

Definición de Jerarquización

La jerarquización es la disposición de las funciones de una organización por el grado de su importancia y mando.

Los niveles jerárquicos son el conjunto de áreas agrupadas de acuerdo con el grado de autoridad y responsabilidad que posean, independientemente de la función que realicen.

Definición y Secuencia de la Departamentalización

La departamentalización es la división y el agrupamiento de las funciones y actividades en unidades específicas, con base en su similitud.

Se debe seguir esta secuencia al realizar la departamentalización:

1. Definir procesos.
2. Listar todas las funciones.
3. Ordenarlas en relación con su jerarquía.
4. Asignar actividades a cada una de las áreas agrupadas.

Proceso de Planeación

El proceso de planeación busca:

• Optimizar el logro de los objetivos.
• Adaptar los objetivos de acuerdo con las necesidades de la empresa y a los recursos disponibles.

El Proceso Administrativo

El proceso administrativo es el conjunto de fases o etapas sucesivas a través de las cuales se efectúa la administración.

Etapas Fundamentales del Proceso Administrativo

Planeación

Es la determinación de los escenarios futuros y el rumbo hacia donde se dirige la empresa, así como la definición de los resultados que se pretenden obtener y las estrategias para lograrlos, minimizando riesgos.

Organización

Consiste en el diseño y determinación de las estructuras, procesos, funciones y responsabilidades, así como el establecimiento de métodos y la aplicación de técnicas tendientes a la simplificación del trabajo.

Integración

Es la función a través de la cual se eligen y obtienen los recursos necesarios (humanos, materiales, financieros) para poner en marcha las operaciones.

Dirección

Consiste en la ejecución de todas las fases del proceso administrativo mediante la conducción y orientación de los recursos, y el ejercicio del liderazgo.

Control

Es la fase del proceso administrativo a través de la cual se establecen estándares para evaluar los resultados obtenidos con el objetivo de corregir desviaciones, prevenirlas y mejorar continuamente las operaciones.