Fundamentos de Administración Empresarial y Documentos Comerciales Clave

Administración: Conceptos Fundamentales

La administración implica manejar, ordenar, supervisar, acomodar, dirigir, conducir y gobernar.

Concepto de Administración

Para la marcha y el funcionamiento óptimo de las organizaciones, es esencial que estas estén bien administradas. La administración supone la coordinación, combinación y control de los elementos humanos y materiales que componen la organización, la cual puede ser gubernamental, sanitaria, educativa, militar, entre otras.

Sistema

Se entiende por sistema al conjunto de reglas o principios relacionados entre sí. Las organizaciones buscan relacionar los elementos que las componen de manera que contribuyan a un fin común.

Subsistema

Los subsistemas son las partes que componen un sistema.

Estructura Organizativa de la Empresa

Todo el elemento humano trabaja de forma conjunta para lograr el objetivo propuesto en la organización. Para que las tareas realizadas sean efectivas y se logre una adecuada coordinación, es necesario planificarlas, por lo que es fundamental establecer una estructura organizativa clara.

Consideraciones Clave en la Estructura

En cuanto al individuo y la tarea:

• Identificación del individuo con el trabajo a realizar.
• Las tareas deben agruparse homogéneamente.
• Distribución de las tareas de tal forma que permitan el mínimo esfuerzo y un mayor rendimiento.

Organigramas

Un organigrama es la representación gráfica de la estructura de una empresa. Nos indica las funciones de los grupos humanos, así como las atribuciones y responsabilidades de cada persona.

Cumple dos funciones principales:

• Comunicación y análisis: Informa a cada persona su posición dentro de la estructura.
• Detección de fallas: Permite identificar posibles deficiencias o redundancias.

Tipos de Estructuras Organizativas

• Organización lineal de la pequeña empresa
• Organización lineal
• Organización lineal asesorada
• Organización funcional

Documentos Comerciales Esenciales

Los documentos comerciales son un conjunto de componentes que respaldan las operaciones comerciales y sirven de constancia escrita.

Funciones de la Documentación Comercial

La documentación cumple una función jurídica porque sirve como respaldo para accionar ante cualquier problema que pueda surgir. La función contable permite llevar el registro de las operaciones realizadas, y la función de control facilita el conocimiento del desarrollo de las actividades.

Tipos de Documentos Comerciales

Nota de Pedido

Documento que el comprador envía al vendedor, detallando la mercadería que desea adquirir.

Remito

Documento que confecciona el vendedor al efectuar la entrega de las mercaderías vendidas.

Utilidad para el vendedor:

• Tener constancia del envío de la mercadería.
• Confeccionar la factura correspondiente.

Utilidad para el comprador:

• Controlar la mercadería recibida.

Factura

Documento que el vendedor emite para registrar el monto de una venta de mercaderías y cargarla a la cuenta del comprador.

Ticket

Documento que reemplaza a la factura en ciertas operaciones. Existe una “cinta testigo” que queda en la máquina como constancia de la operación realizada.

Nota de Débito

Documento que confecciona el vendedor para cargar un importe adicional en la cuenta de su cliente.

Se emite por diferentes motivos:

• Importes cobrados de menos.
• Intereses por pago fuera de término.
• Gastos abonados por cuenta del comprador (fletes, comisiones).

Recibo

Documento comercial emitido por el vendedor que permite al comprador poseer una constancia del pago efectuado.