Fundamentos de la Archivística: Principios Esenciales y Gestión Documental

Principios y Conceptos Fundamentales

Los principios y conceptos son enunciados teóricos y metodológicos que sintetizan la práctica archivística y aportan las líneas esenciales a seguir en el ejercicio profesional. Son el resultado de una reflexión científica; de casos concretos y del análisis de los fondos documentales surgen estos principios.

1. El Principio de Respeto a la Procedencia de los Fondos

Se define como la operación mediante la cual mantenemos separados y perfectamente identificados y delimitados los fondos de una institución respecto de otras. Este principio implica, necesariamente, la localización del organismo productor.

2. Principio de Respeto al Orden Original

Es el punto más importante y deriva del principio anterior. Se define como la disposición de los documentos de cada fondo en función de la clasificación y el orden otorgados por la oficina que lo generó. Su aplicación deriva en identificar al organismo productor y en que la propia institución organice su archivo.

3. Ciclo Vital del Documento

El documento atraviesa por distintas fases desde su creación hasta su conservación definitiva (o eliminación). Su formulación se debe a dos teorías principales:

• Teoría de los valores del documento: Distingue entre valores primarios y valor secundario.
• Teoría de las tres edades de los documentos: Clasifica la documentación en primera edad, segunda edad y tercera edad.

Crítica: Se señala una excesiva rigidez del sistema. Realiza una división entre documentos en función de si están en etapa activa, semiactiva o inactiva y les aplica un tratamiento archivístico específico en cada etapa.

4. Principio de la Evidencia del Documento

Este principio parte de la necesidad de que los archiveros participen en la creación y tratamiento de los documentos desde el principio. El documento de archivo posee una capacidad intrínseca para informarnos de las actividades humanas. Bajo esta perspectiva, se considera que solo hay un documento y que sus valores permanecen en el tiempo.

El documento es concebido como evidencia de las actividades humanas y resultado de las funciones desempeñadas por el organismo que lo genera. Este enfoque distingue a los documentos de archivo de aquellos que no lo son y considera que este valor de evidencia perdura a lo largo del tiempo.

Procesos de Valoración y Selección

• La valoración: Es la fase del tratamiento archivístico que consiste en analizar y determinar los valores primarios y secundarios de las series documentales, fijando los plazos de transferencia, acceso y conservación o eliminación total o parcial.
• La selección: Es el proceso práctico que sigue las directrices marcadas en la etapa anterior y que identifica las series que se van a conservar y las que van a eliminarse.