Fundamentos de la archivística: principios de respeto a los fondos y ciclo vital del documento

Resumen

El texto presenta los principios y conceptos fundamentales de la archivística, disciplina que organiza y conserva documentos de archivo. Explica el respeto a la procedencia y al orden original de los fondos, el ciclo vital del documento con sus teorías de valores y de las tres edades, y el principio de evidencia. Incluye también los procesos de valoración y selección documental.

Puntos clave

El principio de respeto a la procedencia exige mantener separados e identificados los fondos de cada institución productora.
El principio de respeto al orden original consiste en conservar los documentos según la clasificación dada por la oficina que los generó.
El ciclo vital del documento atraviesa fases desde su creación hasta su conservación definitiva o eliminación.
La teoría de los valores distingue entre valores primarios y valor secundario del documento.
La teoría de las tres edades clasifica la documentación en primera, segunda y tercera edad, con tratamientos específicos en cada etapa.
La valoración analiza los valores de las series documentales y fija plazos de transferencia, acceso y conservación o eliminación.
La selección identifica, siguiendo la valoración, las series que se conservan y las que se eliminan.

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Principios y Conceptos Fundamentales

Los principios y conceptos son enunciados teóricos y metodológicos que sintetizan la práctica archivística y aportan las líneas esenciales a seguir en el ejercicio profesional. Son el resultado de una reflexión científica; de casos concretos y del análisis de los fondos documentales surgen estos principios.

1. El Principio de Respeto a la Procedencia de los Fondos

Se define como la operación mediante la cual mantenemos separados y perfectamente identificados y delimitados los fondos de una institución respecto de otras. Este principio implica, necesariamente, la localización del organismo productor.

2. Principio de Respeto al Orden Original

Es el punto más importante y deriva del principio anterior. Se define como la disposición de los documentos de cada fondo en función de la clasificación y el orden otorgados por la oficina que lo generó. Su aplicación deriva en identificar al organismo productor y en que la propia institución organice su archivo.

3. Ciclo Vital del Documento

El documento atraviesa por distintas fases desde su creación hasta su conservación definitiva (o eliminación). Su formulación se debe a dos teorías principales:

Teoría de los valores del documento: Distingue entre valores primarios y valor secundario.
Teoría de las tres edades de los documentos: Clasifica la documentación en primera edad, segunda edad y tercera edad.

Crítica: Se señala una excesiva rigidez del sistema. Realiza una división entre documentos en función de si están en etapa activa, semiactiva o inactiva y les aplica un tratamiento archivístico específico en cada etapa.

4. Principio de la Evidencia del Documento

Este principio parte de la necesidad de que los archiveros participen en la creación y tratamiento de los documentos desde el principio. El documento de archivo posee una capacidad intrínseca para informarnos de las actividades humanas. Bajo esta perspectiva, se considera que solo hay un documento y que sus valores permanecen en el tiempo.

El documento es concebido como evidencia de las actividades humanas y resultado de las funciones desempeñadas por el organismo que lo genera. Este enfoque distingue a los documentos de archivo de aquellos que no lo son y considera que este valor de evidencia perdura a lo largo del tiempo.

Procesos de Valoración y Selección

La valoración: Es la fase del tratamiento archivístico que consiste en analizar y determinar los valores primarios y secundarios de las series documentales, fijando los plazos de transferencia, acceso y conservación o eliminación total o parcial.
La selección: Es el proceso práctico que sigue las directrices marcadas en la etapa anterior y que identifica las series que se van a conservar y las que van a eliminarse.

Preguntas frecuentes

¿Qué establece el principio de respeto a la procedencia?

Establece que los fondos de una institución deben mantenerse separados, identificados y delimitados respecto de los de otras. Implica localizar siempre el organismo productor.

¿Qué diferencia hay entre valoración y selección?

La valoración analiza los valores primarios y secundarios de las series y fija plazos de transferencia, acceso y conservación o eliminación. La selección es el proceso práctico que aplica esas directrices para decidir qué series se conservan y cuáles se eliminan.

¿Qué crítica se hace a la teoría de las tres edades?

Se señala que el sistema es excesivamente rígido. Divide los documentos según estén en etapa activa, semiactiva o inactiva y les aplica un tratamiento específico en cada una.