Fundamentos de Diseño y Gestión de Espacios de Oficina

¿Qué es una oficina?

Una oficina es un espacio físico o virtual destinado al desarrollo de actividades laborales. Existen diversas formas de distribuir el espacio según la función y el número de personas que trabajarán en él. En un extremo, cada trabajador puede contar con su propio sitio privado; en el otro, se encuentran las oficinas de planta abierta, que pueden albergar desde diez hasta cientos de personas en un mismo entorno colaborativo.

Referencia: Wikipedia - Oficina

Actividades y funciones principales

Las actividades realizadas en una oficina son diversas y fundamentales para la operatividad de cualquier organización:

• Recepción y gestión de correspondencia.
• Atención al público y seguimiento de sus requerimientos.
• Gestión de archivos y documentación.
• Elaboración de informes técnicos y administrativos.
• Gestión administrativa integral: compras, pagos, nómina, recursos humanos y materiales.

Fuente: Gestión Administrativa

Importancia de la oficina

La oficina es el núcleo donde se centralizan las actividades de trabajo para garantizar resultados eficientes y coordinados.

El rol del oficinista

El personal administrativo debe mantener el control general de la oficina, lo cual incluye:

• Control de la correspondencia (ingreso y egreso).
• Revisión y marginación de documentos.
• Gestión y organización de archivos.
• Mantenimiento de planificadores semanales y mensuales.

Fuente: Responsabilidades del Oficinista

Equipamiento esencial

Para el correcto funcionamiento, las oficinas requieren de herramientas tecnológicas básicas:

1. Computadora.
2. Impresora.
3. Fax.
4. Conmutador telefónico.
5. Copiadora.

Funciones del asistente administrativo

Este cargo implica responsabilidades clave para el soporte operativo:

• Atención a clientes y manejo de caja chica.
• Realización de cobros y manejo de suministros.
• Coordinación de viajes para técnicos y gerentes.
• Elaboración de memorandos y correspondencia.
• Asistencia directa a gerencias y archivo de gastos.

Referencia: Wikipedia - Secretariado

Características y perfil del asistente administrativo

Un profesional en esta área debe poseer:

• Orden y pulcritud en el trabajo.
• Facilidad para las relaciones interpersonales.
• Rapidez de comprensión y capacidad de iniciativa.
• Discreción y trato amable.
• Disposición para el trabajo en equipo.
• Criterio para distinguir prioridades y resolver imprevistos.
• Espíritu de superación y resistencia física/nerviosa.

Dependencia jerárquica: Director de departamento o división.

Fuente: Perfil Profesional