Fundamentos de la Documentación Jurídica y Administrativa: Formatos Clave y Comunicación Profesional
Principales Documentos Administrativos
A continuación, se detallan los documentos esenciales utilizados en el ámbito administrativo y legal:
- Acta
- Documento que recoge por escrito lo tratado, sucedido o acordado en una junta o asamblea.
- Certificado
- Confirmación oficial y por escrito de unos datos.
- Circular
- Comunicación interna que atañe a los miembros de una comunidad organizada.
- Contrato
- Documento que recoge las condiciones laborales pactadas por el empresario y el trabajador.
- Curriculum Vitae
- Exposición de los datos personales, académicos y profesionales de una persona.
- Declaración Jurídica
- Afirmación formal y escrita de la validez de unos hechos.
- Informe
- Exposición ordenada y detallada de un asunto de interés para el funcionamiento de un organismo.
- Instancia
- Petición o solicitud argumentada que, si consiste en la revisión de una decisión administrativa, se le denomina recurso.
- Oficio
- Carta mediante la cual la Administración comunica una decisión administrativa a un ciudadano o ciudadana.
- Publicación
- Presentación pública de decisiones judiciales o administrativas. Se suele emplear para avisos y convocatorias.
La Carta, el Curriculum Vitae y el Correo Electrónico
Estos formatos constituyen herramientas fundamentales en la comunicación profesional y formal.
La Carta
Es el texto expositivo más habitual. Existen diversos tipos de cartas: personales, familiares, formales, etc.
La Carta de Solicitud de Empleo
La solicitud de empleo mantiene la estructura de una carta normal (encabezamiento, cuerpo, final).
El Curriculum Vitae (CV)
Suele contener una exposición de los datos personales, académicos y profesionales del aspirante.
El Correo Electrónico
Hoy en día es posible enviar comunicaciones formales mediante el ordenador. Para poder enviar y recibirlos, es necesario disponer de un ordenador, un módem, una cuenta de correo y un programa especializado en la gestión del correo.
Identificación y Seguridad
La cuenta se identifica mediante la dirección electrónica y una contraseña que impide el acceso a quien no sea el titular de la cuenta.
Estructura de la Dirección Electrónica
La dirección electrónica consta de dos partes separadas por el símbolo @:
- La identificación o nombre de usuario.
- La identificación o nombre del servidor que gestiona el correo.
Se indica el remitente y el destinatario, y también se suele indicar el asunto del que trata la comunicación. Además, es posible adjuntar documentos.
Ventaja Comunicativa de la Informática
Es posible conversar por escrito, con lo que la comunicación oral y la planificación de la comunicación escrita se difuminan, permitiendo una interacción más inmediata y documentada.