Fundamentos de la Estructura Organizativa y Gestión Empresarial

Conceptos Fundamentales de la Organización

La organización es un proceso que ordena la estructura de una entidad, empleando sus recursos para alcanzar las metas. Dentro de este contexto, la organización se define como un conjunto de personas que integran un sistema y que combinan sus esfuerzos para lograr un fin común.

La Estructura Organizativa

Los elementos esenciales que componen la estructura son:

• División del trabajo.
• Delegación de la autoridad.
• Unidad de mando.
• Ámbito de control.
• Autoridad y responsabilidad.

El Proceso de Organización

Para establecer una estructura sólida, se deben seguir los siguientes pasos:

1. Enunciar los objetivos de la empresa, servicios u organización.
2. Formular los objetivos secundarios, sectoriales, políticas y planes para lograrlos.
3. Identificar y clasificar las actividades necesarias para llevar a cabo los planes establecidos.
4. Agrupar las actividades según los recursos humanos que se poseen, los medios a disponer y el lugar donde se desempeñarán.
5. Delegar en el jefe de cada grupo la autoridad necesaria para ejecutar las actividades.
6. Coordinar estos grupos en sentido vertical y horizontal por medio de relaciones de autoridad y sistemas de información.

Los Órganos, Cargos y Puestos

• Órganos: Son partes de un conjunto total que se encargan de una función específica.
• Cargos: Conjunto de tareas asignadas a un individuo.
• Puestos: Representan la personificación de los cargos dentro de la estructura.

Criterios de Departamentación

Existen diversos métodos para organizar las unidades de una empresa:

• Criterio funcional.
• Por productos o servicios.
• Por zonas geográficas o territoriales.
• Por clientes.
• Por procesos.
• Por secuencia o turnos.
• Criterios numéricos.

Niveles Administrativos

• Nivel Superior: Planea los recursos globales de la empresa.
• Nivel Medio: Transforma los objetivos generales en políticas operacionales.
• Nivel de Supervisión: Se ocupa de la acción diaria, cumpliendo las políticas y reportando los avances de cada área.

Herramientas de la Organización

Para formalizar y comunicar la estructura, se utilizan las siguientes herramientas:

• Organigramas.
• Manual de organización.
• Manual de procedimiento.

Objetivos de los Organigramas

Los organigramas tienen como finalidad:

• Determinar las diversas unidades que conforman la organización.
• Establecer la posición o nivel jerárquico de las distintas unidades.
• Definir las dependencias de cada unidad.
• Identificar los canales formales de comunicación.
• Señalar las unidades de asesorías y comités.
• Indicar el tipo de departamentalización aplicado.

Tipos de Organigramas

• Verticales: Representan la estructura jerárquica desde arriba hacia abajo.
• Horizontales: Representan la estructura organizativa de izquierda a derecha.
• Circulares: Representan los niveles jerárquicos mediante círculos concéntricos.