Fundamentos y Procedimientos de la Auditoría de Gestión e Interna

Auditoría de Gestión

William P. Leonard presenta la siguiente definición de auditoría administrativa:

"La auditoría administrativa puede definirse como el examen comprensivo y constructivo de la estructura organizativa de una empresa, de una institución o departamento gubernamental; o de cualquier otra entidad y de sus métodos de control, de medios de operación y empleo que dé a sus recursos humanos y materiales."

Joaquín Rodríguez Valencia plantea la siguiente definición de auditoría administrativa:

"Se define como una técnica para evaluar sistemáticamente la efectividad de una función, o una unidad con referencia a normas de la empresa, utilizando personal especializado en el área de estudio, con el objetivo de asegurar a la administración que sus objetivos se cumplan, y determinar qué condiciones pueden mejorar."

El Consejo Técnico de la Contaduría Pública (Colombia), en su pronunciamiento N°7, presenta la siguiente definición de auditoría de gestión:

"La auditoría de gestión es el examen que se realiza a una entidad con el propósito de evaluar el grado de eficiencia y eficacia con que se manejan los recursos disponibles y se logran los objetivos previstos por el ente."

Importancia de la Auditoría de Gestión

La auditoría de gestión es importante ya que ayuda a medir el grado de efectividad y eficiencia de las políticas, procedimientos y objetivos de una organización.

Objetivos de la Auditoría de Gestión

• a) Determinar lo adecuado de la organización de la entidad.
• b) Verificar la existencia de objetivos y planes coherentes y resueltos.
• c) Vigilar la existencia de políticas adecuadas y el cumplimiento de las mismas.
• d) Comprobar la confiabilidad de la información y de los controles establecidos.
• e) Verificar la existencia de procedimientos adecuados de operación y su eficiencia.
• f) Comprobar la utilización adecuada de los recursos.

Alcance de la Auditoría de Gestión

La auditoría de gestión puede ser llevada a cabo en una función específica, un departamento o un grupo de departamentos, una división o un grupo de divisiones, o en la empresa como un todo. Algunas auditorías abarcan una autorización de dos o más áreas.

Diferencias entre la Auditoría de Gestión y la Financiera

Conducción: Áreas de Aplicación

La auditoría de gestión puede ser llevada en una función específica, un departamento o un grupo de departamentos, una división o un grupo de divisiones, o en la empresa como un todo.

Métodos de Evaluación y Técnicas de Recolección de Datos

1. Planeación y Evaluación del Plan de Gestión

1.1 La Planeación de la Auditoría

• Debe existir conocimiento de los productos, mercados y clientes.
• Conocimiento de los objetivos, estrategias y riesgos del negocio.
• Conocimiento de los procesos clave del negocio.
• Conocimiento de los elementos básicos del plan de gestión.

1.2 Evaluación del Plan de Gestión

• Análisis de programas y subprogramas de proyectos que se estén ejecutando en la empresa.
• Análisis del ambiente interno: fortalezas y debilidades.
• Análisis del ambiente externo: oportunidades y amenazas.
• Revisión de la documentación que genera la entidad.
• Documentar procesos y subprocesos importantes.
• Revisión del plan estratégico, resultados financieros y operacionales.
• Toma de decisiones correctivas.

2. Elección y Diseño de los Medidores de Desempeño

• Identificar los indicadores que mejor reflejen las metas y objetivos propuestos.
• Identificar los indicadores clave de desempeño (KPI) o factores críticos de éxito.
• Analizar el desempeño financiero y operacional.

3. Medir el Desempeño

• Establecer las mediciones reales con los indicadores seleccionados.
• Comparar los resultados reales con los resultados esperados.

Resultados de la Auditoría de Gestión: Informes, Análisis y Toma de Decisión

4. Elaboración del Informe Comunicando los Resultados y Recomendaciones

Este tendrá enfoques destinados dependiendo de las circunstancias:

• Si hace parte del informe final de la auditoría integral.
• Si es un informe exclusivo de gestión y resultados con dictamen.
• Informe intermedio eventual dentro de la auditoría integral.
• Informe de gestión de la auditoría interna.

1. Como informe final de la auditoría integral: Cuando el informe de gestión es una de las conclusiones de la auditoría integral; como sería el caso del informe final de la revisoría fiscal, las conclusiones se incluyen en un párrafo o párrafos de la opinión y en un anexo se pueden incluir las principales evidencias del desempeño o de gestión.
2. Como informe exclusivo de gestión practicada por un contador público independiente: Este caso se presenta cuando se ha contratado a un contador público independiente para que practique una auditoría externa de gestión y resultados, el cual debe dar opinión sobre la gestión, como es el caso de los servicios públicos domiciliarios.

Se plasma la responsabilidad de la administración de elaborar un plan de gestión y la responsabilidad del auditor para emitir una opinión. Se establecen los criterios o metodologías usadas (NIA de gestión).

Auditoría Interna

Es una actividad que provee servicios de aseguramiento y consultoría de manera independiente y objetiva, concebida para agregar valor y mejorar las operaciones de la organización, así como el cumplimiento de los objetivos del negocio mediante un enfoque sistemático y disciplinado, para evaluar y mejorar la efectividad de los procesos de gobierno corporativo, riesgos y control.

Elementos que Integran la Auditoría Interna y Diferencias con la Externa

• Independencia: Significa que el auditor debe emitir juicios imparciales, libres de injerencias por parte de terceros dentro de la organización.
• Objetividad: El auditor debe ser imparcial ante los hechos y situaciones observadas.

Características del Auditor Interno

• a) Contar con un alto nivel de experiencia en asuntos de auditoría.
• b) Tener criterio o juicio profesional para determinar qué procedimientos son necesarios de acuerdo con las circunstancias.
• c) Cultura general.
• d) Cualidades físicas.
• e) Cualidades morales.
• f) Experiencia profesional.
• g) Conocimiento en el área.

Procedimientos de Auditoría Aplicados por el Auditor Interno (Papeles de Trabajo)

Los procedimientos aplicables en una auditoría interna pueden incluir:

• Comentarios con los auditados.
• Entrevistas con personas en las que repercute la actividad sujeta a auditoría.
• Observación de las formas de operar de la actividad u operación sujeta a auditoría.
• Revisión de reportes y estudios gerenciales.
• Aplicación de procedimientos de revisión analítica.
• Diagramas de flujos.
• Documentación de aspectos clave de control.

Los procedimientos de auditoría son documentos dentro de lo que se llama programa de auditoría. A su vez, los programas de auditoría conforman los llamados papeles de trabajo:

• a) Planificación: En ella se encuentra el proceso de identificación del riesgo, alcance y programas de trabajo.
• b) Examen y evaluación: De lo adecuado y efectivo que resulte el sistema de control interno: medidas de control, pruebas y contrastes.
• c) Procedimientos de auditoría realizados: Sobre la información obtenida y las conclusiones alcanzadas: evidencia de los hallazgos observados.
• d) Revisión: Dejar evidencia de revisión de papeles de trabajo por el superior inmediato o gerente de la auditoría interna.
• e) Informe: Incluir el informe de auditoría.
• f) Seguimiento: Evidencia del seguimiento a la implementación de los planes de remediación (corrección) de la gerencia sobre los hallazgos observados.
• g) Papeles de trabajo: Son propiedad de la organización y deben ser custodiados por el departamento de auditoría interna.

Informe de Auditoría Interna: Normativa y Utilidad

DNA1 - El informe de auditoría interna: El informe de auditoría es el medio principal para comunicar los resultados de la labor realizada y representa para el auditor interno la oportunidad de captar la atención del comité de auditoría y la gerencia respecto a la fiabilidad, adecuación y suficiencia de la información sobre la que basa sus decisiones.

Normativa

Los auditores internos deben informar sobre los resultados obtenidos en su trabajo emitiendo un informe escrito y firmado, una vez concluido el examen. Los informes intermedios emitidos podrán ser escritos o verbales y podrán ser comunicados formal o informalmente. El auditor interno debe discutir las conclusiones y recomendaciones con los niveles directivos apropiados antes de emitir el informe final.

Los informes de auditoría interna deberán reunir las siguientes características:

• a) Objetivos: Los informes deben ser reales.
• b) Claros: Deben ser fácilmente lógicos.
• c) Concisos: Deben ir directo a los hechos.
• d) Constructivos: El contenido debe ayudar a la organización.
• e) Oportunos: Deben ser emitidos sin retraso.

Los informes deberán presentar como mínimo las siguientes secciones:

1. Objetivos: Metas que la organización pretende alcanzar.
2. Alcance: Identificar la naturaleza y extensión de las actividades auditadas.
3. Resultado de la auditoría: Debe incluir observaciones o hallazgos, conclusiones (opiniones) y recomendaciones.
4. Opinión del auditor: Cuando se estime conveniente.

Utilidad: El informe de auditoría sirve a diversas áreas, incluyendo a auditores externos, auditados, comité de auditoría, alta gerencia y junta directiva.

Tipos de Informe de Auditoría

• a) Preliminar: Necesario cuando las circunstancias requieran la atención inmediata de la gerencia.
• b) Especial: Relato de hechos muy graves u obtenido al margen del programa anual.
• c) Regular: Estructura previamente establecida resultado del programa anual. Incluye: Índice, Introducción, Resumen, Cuerpo y Anexos.
• d) Seguimiento: Para asegurar que se toman medidas adecuadas en relación con los hechos auditados.

Efectos de la Función de Auditoría Interna en el Alcance del Auditor Externo

Cuando el trabajo de los auditores internos sea un factor en la determinación de la naturaleza, momento o extensión de los procedimientos del auditor externo, es útil acordar:

• El momento de realización de dicho trabajo.
• La extensión de la cobertura de auditoría.
• La importancia relativa para los estados financieros.
• Los métodos propuestos de selección de elementos.
• La documentación del trabajo realizado.
• Los procedimientos de revisión y de información.

Utilización de Trabajos Específicos de los Auditores Internos

La naturaleza y extensión de los procedimientos aplicados a trabajos específicos dependen del riesgo de incorrección material. Esto incluye:

• El examen de los elementos examinados por los auditores internos.
• El examen de otros elementos similares.
• La observación de los procedimientos aplicados por los auditores internos.

Servicios y Responsabilidades

1. Servicios de aseguramiento: Evaluación objetiva de evidencias para proporcionar una conclusión independiente sobre procesos o políticas.
2. Servicios de consultoría: Consejos o consultas solicitadas por la gerencia; el auditor da su opinión, pero la gerencia decide la posición final.
3. Responsabilidad del auditor: Ayudar y respaldar a la dirección en la determinación de áreas de economía e implantación de mejores técnicas administrativas.
4. Diferencia desde el punto de vista del informe:
   • Auditoría Interna: Útil para la organización, gerencia y auditores externos.
   • Auditoría Externa: Útil para accionistas, acreedores y el público general que use la información financiera certificada.
5. Procedimientos de Auditoría Externa:
   • Pruebas analíticas: Comparación de partidas actuales vs. anteriores, real vs. presupuestado, e índices de la industria.
   • Pruebas sustantivas: Inspección física de activos, inspección documental (registros, libros), verificación de presentación de EF, recálculo de operaciones (depreciaciones, provisiones) e indagación con la gerencia.
6. Procedimientos de Auditoría Interna (Específicos):
   • 1. Efectuar arqueos de caja (billetes, monedas, cheques).
   • 2. Asegurarse de la correcta contabilización de las partidas.
   • 3. Preparar cédulas de conciliación bancaria.
   • 4. Solicitar confirmación de cuentas bancarias.
   • 5. Obtener estados de cuenta bancarios de meses críticos.
7. Semejanzas de los Procedimientos:
   • Su interés común es el Control Interno.
   • La auditoría interna vigila el cumplimiento de objetivos; la externa ajusta su alcance según la calidad de dicho control.
   • Ambos utilizan la entrevista como procedimiento de entrada y recolectan información para sus papeles de trabajo.
   • Ambos revisan el área financiera. El auditor interno utiliza la NIA 510 para la primera auditoría.