Fundamentos del Proceso Administrativo: Planificación, Organización, Dirección y Control

¿Qué es la Administración?

La administración es el proceso de diseñar, conducir, dirigir y mantener un entorno en el que los individuos, trabajando en grupo, cumplan eficientemente objetivos específicos. Sus funciones principales son: Planificación, Organización, Dirección y Control. Este proceso se aplica a todo tipo de organizaciones.

El Proceso Administrativo y sus 4 Funciones Clave

1. Planificación

Consiste en la toma de decisiones sobre los objetivos, la definición de planes para alcanzarlos y la programación de las actividades necesarias.

2. Organización

Es el acto de estructurar e integrar los recursos y los órganos pertinentes de la administración, estableciendo las relaciones entre ellos y las atribuciones de cada uno. Implica la asignación de recursos y actividades para alcanzar los objetivos (órganos y cargos) y la atribución de autoridad y responsabilidad.

3. Dirección

Involucra la designación de cargos, así como la comunicación, el liderazgo y la motivación del personal para dirigir sus esfuerzos hacia el logro de los objetivos.

4. Control

Se encarga de la definición de estándares para medir el desempeño, corregir desviaciones o discrepancias y garantizar que se realice lo planificado.

Conceptos Fundamentales en la Gestión Administrativa

La función administrativa que estructura funciones intencionales y formalizadas es:

Respuesta: Organización.

El principio de organización escalar hace referencia a que:

Respuesta: Cada uno tiene clara su línea de autoridad.

En una empresa, la función de planificación cumple con:

Respuesta: Determinar anticipadamente los objetivos.

Planificar es:

Respuesta: Determinar anticipadamente los objetivos y los cursos de acción para lograrlos.

Los cursos de acción permiten establecer claramente:

Respuesta: Todas las anteriores: qué hacer, cómo hacerlo, cuándo, dónde y quién debe hacerlo.

Mitos y Realidades de la Administración

• Afirmación: Los planes relacionados con el comportamiento se denominan procedimientos.
  Evaluación: FALSO.
• Afirmación: El propósito de la función de organización es hacer eficaz la detección de fallas.
  Evaluación: FALSO.
• Afirmación: Los presupuestos son técnicas de la función de finanzas.
  Evaluación: VERDADERO.
• Afirmación: La auditoría operacional son estados de resultados anticipados en términos financieros y no financieros.
  Evaluación: FALSO.
• Afirmación: La supervisión corresponde a la función de organización.
  Evaluación: FALSO (Corresponde a la Dirección).
• Afirmación: Los planes relacionados con dinero se denominan “presupuestos”.
  Evaluación: VERDADERO.
• Afirmación: La auditoría operacional evalúa normas ISM e ISO 9000.
  Evaluación: VERDADERO.
• Afirmación: La función de control debe estar presente en todos los niveles de la organización.
  Evaluación: VERDADERO.
• Afirmación: El presupuesto del buque contempla los costos de la nave y de la administración correspondiente que está en tierra.
  Evaluación: FALSO.

Profundizando en los Cursos de Acción

¿Qué es un curso de acción y a qué función pertenece?

Un curso de acción es un conjunto de acciones que permiten alcanzar eficazmente los objetivos planteados. Pertenece a la función de Planificación dentro del proceso administrativo.

Establecen claramente:

• Qué hacer.
• Cómo hacerlo.
• Cuándo hacerlo.
• Dónde hacerlo.
• Quién debe hacerlo.

Para que un curso de acción sea válido, debe ser:

• Aceptable: que permita cumplir los objetivos.
• Factible: que pueda ejecutarse con los recursos disponibles.
• Conveniente: que su costo sea razonable respecto al objetivo a alcanzar.

Resumen de las Funciones Iniciales de la Administración

Planificación

• Decisión sobre los objetivos.
• Definición de planes para alcanzarlos.
• Programación de actividades.

Organización

• Asignación de recursos y actividades para alcanzar los objetivos (órganos y cargos).
• Atribución de autoridad y responsabilidad.