Fundamentos y Técnicas Esenciales de la Comunicación Escrita Profesional

Definición de Comunicación Escrita

La comunicación escrita es el tipo de comunicación en la que el emisor, a través del lenguaje escrito, transmite un mensaje al receptor sin coincidir necesariamente en espacio ni en tiempo.

Características de la Comunicación Escrita

1. No hay retroalimentación inmediata.
2. Requiere mayor dominio de las palabras y la gramática.
3. Ventaja: Sirve como prueba o registro del contenido (mensaje).
4. Permite adjuntar más documentación.
5. Inexistencia de comunicación verbal simultánea.

Principios Fundamentales de la Redacción Empresarial

1. Claridad: Fácil de comprender.
2. Sencillez: Uso de lenguaje usual y directo.
3. Concisión: Uso de las palabras justas.
4. Cortesía: Mantener un tono de educación y respeto.

Pasos Esenciales en la Comunicación Escrita

1. Analizar previamente el contexto.
2. Pensar con antelación las ideas a transmitir.
3. Ordenar las ideas en párrafos coherentes.
4. Elegir adecuadamente las frases y expresiones.
5. Leer y revisar el texto (corrección final).

Uso del Punto y Coma (;)

Indica una pausa mayor que la marcada por la coma y menor que la señalada por el punto. Representa el mismo tiempo que otros signos ortográficos como los dos puntos. Se emplea para jerarquizar la información o para indicar una relación semántica.

Las Tres R en la Comunicación Escrita

Aunque tradicionalmente asociadas a la sostenibilidad, estas reglas se aplican a la gestión de recursos en la comunicación:

• Reducir: Dar la máxima utilidad a los objetos o materiales sin necesidad de tirarlos o destruirlos (Ejemplo: Usar menos hojas de las necesarias).
• Reutilizar: Dar otro uso a los objetos antes de desecharlos y sustituirlos por otro (Ejemplo: Reutilizar papel usado).
• Reciclar: Consiste en el proceso de someter los materiales a un proceso en el cual se puedan volver a utilizar (Ejemplo: Depositar el papel en el contenedor azul).

Normas de Tratamiento y Registro

Niveles de Formalidad en el Tratamiento

1. Muy formal: Dirigido a un rango superior.
2. Educado: Correspondencia de oficina estándar.
3. Neutral: (Ejemplo: Estimado Sr./Sra.).
4. Cordial: Relación personal o cercana.
5. Personal e informal: Relación muy cercana.

Documentos de Comunicación Interna en la Empresa

Los documentos de comunicación interna permiten a las organizaciones relacionarse directamente con las personas y los agentes que participan en las actividades que en ellas se desarrollan.

Los documentos clave de comunicación interna son: Aviso o anuncio, Memorándum o nota de régimen interno, Convocatoria, Acta, Informe y Memoria de actividades.