Fundamentos de la comunicación escrita profesional: principios, pasos y documentos internos

Resumen

El texto presenta los fundamentos de la comunicación escrita: su definición y características, los principios de la redacción empresarial (claridad, sencillez, concisión y cortesía) y los pasos para elaborar un texto. Incluye también notas sobre el uso del punto y coma, los niveles de formalidad en el tratamiento y los principales documentos de comunicación interna de una empresa.

Puntos clave

La comunicación escrita transmite un mensaje sin coincidir en espacio ni en tiempo y no ofrece retroalimentación inmediata.
Sus ventajas son servir como registro del contenido y permitir adjuntar documentación.
Los principios de la redacción empresarial son claridad, sencillez, concisión y cortesía.
Los pasos esenciales son analizar el contexto, pensar las ideas, ordenarlas en párrafos, elegir bien las expresiones y revisar el texto.
El punto y coma indica una pausa mayor que la coma y menor que el punto, y sirve para jerarquizar información.
Los documentos clave de comunicación interna son aviso o anuncio, memorándum, convocatoria, acta, informe y memoria de actividades.

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Definición de Comunicación Escrita

La comunicación escrita es el tipo de comunicación en la que el emisor, a través del lenguaje escrito, transmite un mensaje al receptor sin coincidir necesariamente en espacio ni en tiempo.

Características de la Comunicación Escrita

No hay retroalimentación inmediata.
Requiere mayor dominio de las palabras y la gramática.
Ventaja: Sirve como prueba o registro del contenido (mensaje).
Permite adjuntar más documentación.
Inexistencia de comunicación verbal simultánea.

Principios Fundamentales de la Redacción Empresarial

Claridad: Fácil de comprender.
Sencillez: Uso de lenguaje usual y directo.
Concisión: Uso de las palabras justas.
Cortesía: Mantener un tono de educación y respeto.

Pasos Esenciales en la Comunicación Escrita

Analizar previamente el contexto.
Pensar con antelación las ideas a transmitir.
Ordenar las ideas en párrafos coherentes.
Elegir adecuadamente las frases y expresiones.
Leer y revisar el texto (corrección final).

Uso del Punto y Coma (;)

Indica una pausa mayor que la marcada por la coma y menor que la señalada por el punto. Representa el mismo tiempo que otros signos ortográficos como los dos puntos. Se emplea para jerarquizar la información o para indicar una relación semántica.

Las Tres R en la Comunicación Escrita

Aunque tradicionalmente asociadas a la sostenibilidad, estas reglas se aplican a la gestión de recursos en la comunicación:

Reducir: Dar la máxima utilidad a los objetos o materiales sin necesidad de tirarlos o destruirlos (Ejemplo: Usar menos hojas de las necesarias).
Reutilizar: Dar otro uso a los objetos antes de desecharlos y sustituirlos por otro (Ejemplo: Reutilizar papel usado).
Reciclar: Consiste en el proceso de someter los materiales a un proceso en el cual se puedan volver a utilizar (Ejemplo: Depositar el papel en el contenedor azul).

Normas de Tratamiento y Registro

Niveles de Formalidad en el Tratamiento

Muy formal: Dirigido a un rango superior.
Educado: Correspondencia de oficina estándar.
Neutral: (Ejemplo: Estimado Sr./Sra.).
Cordial: Relación personal o cercana.
Personal e informal: Relación muy cercana.

Documentos de Comunicación Interna en la Empresa

Los documentos de comunicación interna permiten a las organizaciones relacionarse directamente con las personas y los agentes que participan en las actividades que en ellas se desarrollan.

Los documentos clave de comunicación interna son: Aviso o anuncio, Memorándum o nota de régimen interno, Convocatoria, Acta, Informe y Memoria de actividades.

Preguntas frecuentes

¿Cuáles son las características de la comunicación escrita?

No hay retroalimentación inmediata, exige mayor dominio de las palabras y la gramática, sirve como prueba o registro del contenido, permite adjuntar más documentación y no hay comunicación verbal simultánea.

¿Cuáles son los principios de la redacción empresarial?

Son la claridad, que el texto sea fácil de comprender; la sencillez, con un lenguaje usual y directo; la concisión, usando las palabras justas; y la cortesía, manteniendo un tono de educación y respeto.

¿Qué documentos de comunicación interna existen en la empresa?

Los documentos clave son el aviso o anuncio, el memorándum o nota de régimen interno, la convocatoria, el acta, el informe y la memoria de actividades.