Gabinetes de Información: Qué Son, Funciones y Herramientas de Comunicación

Gabinetes de Información

Los gabinetes de información son fuentes activas, organizadas y habitualmente estables de información que cubren las necesidades comunicativas, tanto internas como externas, de aquellas organizaciones y personas de relieve que desean transmitir una imagen positiva influyendo en la opinión pública.

Características de las Fuentes Informativas

Estas fuentes lanzan mensajes dirigidos a ser recogidos por los medios de comunicación y se definen por los siguientes rasgos:

• Activas: Tienen iniciativa propia para contactar con los medios de comunicación.
• Organizadas: Poseen una infraestructura y una sede física a la que dirigirse para recabar información.
• Estables: Operan y funcionan de manera continuada a lo largo de todo el año.

Origen y Cobertura de Necesidades

Cubren necesidades tanto internas como externas. Los gabinetes surgen por la necesidad de notoriedad y difusión publicitaria que tienen las empresas, aunque también se encuentran estrechamente vinculados a la actividad política.

Clasificación de los Gabinetes de Comunicación

Los gabinetes se pueden clasificar según su ámbito en:

• Instituciones públicas.
• Organizaciones No Gubernamentales (ONG).
• Ámbito empresarial.
• Partidos políticos y organizaciones sindicales.

Diferencia entre Gabinetes y Asesorías de Comunicación

Las asesorías de comunicación son consultorías externas que ofrecen sus servicios profesionales a organizaciones, empresas o particulares. A diferencia de los gabinetes, no forman parte de la estructura fija de la empresa, sino que constituyen un servicio externo que se contrata de forma puntual o continuada.

El Responsable de Comunicación

Es la figura encargada de coordinar y dirigir las distintas áreas y funciones comunicativas. Debe conocer en profundidad la estructura interna de la empresa y contar con excelentes aptitudes para las relaciones públicas (RRPP).

Comunicación Interna vs. Comunicación Externa

Comunicación Interna

La carencia de una correcta comunicación interna puede generar contradicciones en el seno de la entidad. Su objetivo primordial es fomentar el diálogo y la participación dentro de la organización. Además:

• Se encarga de la formación profesional interna, instruyendo a los portavoces sobre cómo hablar ante los medios.
• Recopila toda la información de interés requerida por la empresa y atiende a los temas estratégicos relevantes.

Comunicación Externa

Se encuentra estrechamente vinculada a la actividad periodística. Sus relaciones informativas cumplen dos funciones clave:

• Centros emisores de información: Localizan, seleccionan y canalizan los contenidos de interés hacia el exterior.
• Filtro informativo: Gestionan y ordenan el flujo para regular el acceso directo de los medios de comunicación a las instituciones.

Cauces y Herramientas para Suministrar Información

Existen diversos instrumentos operativos para trasladar la información a la prensa:

• Convocatoria de prensa: Se utiliza para invitar a los medios a un acontecimiento con el fin de que se transforme en noticia. Debe reflejar claramente lugar, fecha, hora y personas de contacto.
• Nota de prensa: Es el método más habitual para facilitar información sobre un hecho actual con el propósito de que el medio lo reproduzca de la forma más fiel posible. Se dividen en dos tipos:
  • Previa al acontecimiento noticioso.
  • Resultante del acontecimiento noticioso.
• Comunicado: Documento mediante el cual se da a conocer la postura oficial de un organismo, empresa, institución o particular. En este formato no es necesario desvelar las fuentes.
• Rueda de prensa: Reunión convocada por una fuente informativa para exponer una información de especial relevancia ante los medios de comunicación.

Gestión del Dosier en la Rueda de Prensa

La entrega del dosier de prensa plantea ventajas e inconvenientes según el momento de su distribución:

Entrega previa a la rueda de prensa:

• Ventajas: El periodista puede comenzar a elaborar la información con antelación y, si el material está bien redactado, formulará preguntas precisas y adaptadas.
• Inconvenientes: Riesgo de que el medio decida no asistir presencialmente, envíe a redactores menos experimentados o que los periodistas se marchen antes de finalizar el acto.

Entrega posterior a la rueda de prensa:

• Ventajas: Mantiene la atención de los asistentes durante toda la comparecencia, evita abandonos tempranos y focaliza el interés en el mensaje oral.
• Inconvenientes: Posibles quejas por falta de documentación contextual, menor formulación de preguntas pertinentes e imposibilidad de contrastar datos complejos en el momento.

Otras Herramientas Informativas

• Dosier de prensa: Documento que ofrece información exhaustiva y ordenada, provisto de índice y páginas numeradas, siempre identificado con el logotipo corporativo. Sus datos deben complementar la noticia adaptándose a los criterios de redacción periodística y presentarse en una carpeta institucional.
• Publirreportajes: Textos que adoptan la estructura formal de un reportaje periodístico, pero que se publican en el medio como inserción publicitaria de pago. Constituyen una fórmula híbrida entre el artículo de prensa y el anuncio publicitario.
• Declaraciones y entrevistas: Encuentros programados para ofrecer información en profundidad o en exclusiva. Previamente, el director o jefe de prensa de la organización sondea al medio para delimitar los temas que se abordarán en la conversación.