Gestion

Gestión de Personas I

• Diseño de Cargos
  El cargo es la base de la aplicación de las personas en la tareas organizacionales, para las personas el cargo es una de las mayores fuentes de expectativas y motivación.
  Se fundamenta en funciones de tarea (actividad), atribución( tarea más sofisticada, intelectual), función ( conjunto de tareas realizadas de manera sistematizada y reiterada)

·Cargo
Definición: Conjunto de funciones (tareas o atribuciones) con posición definida en la estructura organizacional, en el organigrama, esta posición define las relaciones entre cargo y demás cargo, es decir, define el nivel jerárquico, subordinación, subordinados y departamento donde está situado.
¿Cómo se Diseña el cargo?
Se establecen 4 condiciones:
üConjunto de tareas o atribuciones (contenido)
üComo deberá cumplir esas atribuciones (Método y Proceso de trabajo)
üA quien deberá reportar (responsabilidad)
üA quien deberá supervisar o dirigir (autoridad)
Modelos de Diseño de Cargos
Modelo Clásico:
§Administración Científica Taylor- Gant
§Racionalización del trabajo
§Se separada las funciones entre la gerencia (pensamiento) y el obrero (actividad),
§Especialización del trabajo (entre mas repetitiva la tarea mas eficiente el trabajo)

Diseño

Comentarios del Modelo Clásico
üCaracterísticos de un Sistema Cerrado
üDenominada Teoria de la Maquina (trabajor tratado como maquina)
üTecnología es importante
üEl tiempo es importante en la medición de los cargo.
üDesarrollo la línea de montaje Ej.: Ford
Modelo Clásico
Ventajas
Admisión de empleados con califican minina y bajo salario
Fácil supervisión y control
Aplicación línea de Montaje
Estandarización de actividades

Desventajas
Cargos sencillos se tornan monótonos y pocos exigentes.
Desmotivación, insatisfaccióReducción costos de entrenamiento

Modelo Humanista
Surge 1930
Se reemplazan concepto como ciencia sociales, organización informal, liderazgo, persuasión, recompensas sociales, comportamiento grupal.
Se inician los primeros estudios sobre liderazgo, motivación, comunicaciones.
No trata el cargo en sí, sino las personas dentro de él.
Comparación
Modelo Clásico
Énfasis en la tarea y tecnología
Concepto de hombre económico ( salario y material)
Mayor eficiencia por metodo de trabajo
Preocupación por contendido del cargo
Gerente imparte ordenes
Existencia de ordenes e imposiciones
Obediencia estricta

Modelo Humanista
Énfasis en la persona y grupo social
Concepto de hombre social
Recompensan social y simbólica
Mayor eficiencia por satisfacción de las personas
Preocupación por contexto del cargo
El gerente es líder
Comunicación e información
Participación de las decisiones

Modelo Situacional
Involucra tres variables, las diferencias individuales de las personas y las tareas involucradas, la estructura de la organización.
Situacional; porque depende de la adecuación del diseño del cargo.
Se basa en el diseño de cargos, de manera dinámica, cambia con el desarrollo personal del empleado y el desarrollo tecnológico de la tarea.
Supone la aplicación de la capacidad de auto dirección y autocontrol de la persona.
Los resultados del persona y del trabajo aumentan cuando existen tres estados psicológicos:
üCuando la persona cree que su trabajo es significativo y tiene valor
üCuando la persona se siente responsable por los resultados.
üCuando la persona conoce los resultados de su trabajo.
Dimensiones del Diseño de Cargos
Variedad (Numero y Variedad de habilidades exigidas)
Autonomía: Independencia para planear y ejecutar.
Significado de las tareas: interdependencia del cargo con los demás y su contribución.
Identidad con la Tarea: sentirse dueña
Retroalimentación: Grado de información de retorno que recibe el empleado para evaluar la eficiencia de su esfuerzo.
Descripción y Análisis de Cargo
Descripción se relaciona con las tareas, deberes y responsabilidades (contenidos). Y las especificaciones se ocupan de los requisitos que el ocupante debe cumplir (percepción).
Descripción de Cargos
Consiste en enumerar las tareas o funciones que lo conforman y lo diferencian de los demás cargos.
Se detalla: Tareas (Que hace), periodicidad (Cuando lo hace), métodos (Como lo hace) y objetivos (Por que lo hace). Se preocupa de los aspectos intrínsecos.
Ejemplo de Descripción de Cargo
JEFE DE VENTAS
Departamento: Rancagua.
Unidad: gerencia Comercial y Servicios
MISION DEL CARGO
Responsable por supervisar a la fuerza de ventas de su territorio y líneas de productos asignados para el logro de las metas de ventas establecidas, en cantidad y calidad.
OBJETIVOS
Reclutar y seleccionar personal de venta para mantener dotación de agentes autorizados.
Capacitar agentes nuevos, enseñándoles metodología de trabajo mediante reuniones permanentes de capacitación y motivación.
Acompañar en terreno a agentes antiguos para entrenarlos y verificar si se están ocupando técnicas y procedimientos apropiados.
Conocer cabalmente los productos del área de negocios, cursos y seminarios de perfeccionamiento.
Controlar gestión de ventas para reafirmar lo que está bien y corregir errores.
Efectuar labores administrativas, tales como revisión de propuestas -control de requerimientos- y coordinación con otras áreas operativas de la empresa.
Controlar la recaudación morosa y efectuar tareas de cobranza.
Dirigir los esfuerzos de ventas hacia los segmentos de afiliados o clientes más rentables para ING.
Liderar efectivamente al equipo a su cargo, asegurando el cumplimiento de la misión de la compañía y el alineamiento de los comportamientos que forman parte de la cultura de ING Chile.
¿Cómo redactar la Descripción de Cargo?
Identificación del Puesto: Nombre, código, área, departamento o gerencia, ciudad, región etc.
Resumen del Puesto: Breve para detallar actividades generales y principales.
Relaciones: reporta a, supervisa a, trabaja con
Responsabilidad y deberes: lista detallada.
Autoridad: Definir los límites de autoridad y atribuciones en toma de decisión, supervisión y manejo de dinero etc.
Criterios de Desempeño: Indicar y cuantificar lo que se espera del empleado.
Condiciones de Trabajo y Ambiente
Otras Condiciones: Horarios especiales, viajes.
Análisis de Cargo
Se preocupa de los aspectos extrínsecos, es decir los requisitos que el cargo exige a su ocupante (verificación comparativa de las exigencias).
Se refiere a cuatro áreas de requisitos aplicadas:
üRequisitos Intelectuales: Instrucción básica, experiencia necesaria, iniciativa aptitudes, etc.
üRequisitos Físicos: Cantidad, continuad de energía, esfuerzos físicos y mentales requeridos y la fatiga que provoca, concentración, etc.
üResponsabilidades implícitas: supervisión directa e indirecta de subordinados, material, herramientas o equipo, dinero o documentos, información confidencial, etc.
üCondiciones de trabajo: ambientales y alrededores que pueden hacerlo desagradable, molesto o sujeto a riesgos. Evalúa grado de adaptación.
El Análisis de cargo :
Es el procedimiento sistemático de reunir y analizar:
Contenido del Puesto ( tareas a realizar)
Requerimientos específicos
Contextos de la tareas a realizar
Qué tipo de personas deben contratarse.
Método de Descripción y Análisis de Cargo
Responsabilidad de la línea y funciones de Staff.
Los métodos que más se utilizan:
üObservación Directa.
üCuestionario
üEntrevista Directa
üMétodos Mixtos.
1Método de Observación Directa

a)Se efectúa observando al ocupante del cargo de manera directa y dinámica, en pleno ejercicio de sus funciones.
b)Se utiliza para trabajos sencillos, rutinarios.
c)Se complementa con la entrevista.
Ventajas
Veracidad de Datos
No se requiere que el empleado deje sus funciones
Cargos sencillos y rutinarios.
Se vislumbra que hace, como lo hace y porque lo hace.
Desventajas
Costo ( tiempo invertido)
Observación se debe completar con contacto directo y verbal
No es para cargos no sencillos
2Método del Cuestionario

a)Se solicita anotaciones en cuestionarios a los empleados del cargo.
b)Participación activa del ocupante.
c)Lo que hay que decidir en este caso es que tan estructurado debe ser el cuestionario y las preguntas que se tienen que incluir.

d)El cuestionario puede ser abierto y sólo pedirá el empleado que describo las actividades principales o con listas de verificación muy estructuradas. En la práctica, el mejor cuestionario suele estar a la mitad de estos extremos. Un cuestionario típico de análisis de puestos puede tener varias preguntas abiertas así como preguntas estructuradas.
Ventajas
Se puede llenar de manera conjunta jefe-subordinado
Es económico
Abarca mas personas
No afecta el tiempo de las actividades del ejecutivo
Desventajas
No utilizar para cargos de bajo nivel
Planeación y elaboración cuidadosa
Superficial en las respuestas.
3 Método de la Entrevista
Enfoque más flexible y productivo.
Permite intercambiar información, verificar las incoherencias, consultar de manera inmediata.
Se realiza mediante un acercamiento directo y verbal, con el ocupante o con su jefe directo.
Se puede realizar con cada uno o con ambos, juntos o separados.
Tipos de Entrevistas
§Entrevistas individuales: con cada empleado
§Entrevistas colectivas: grupos de empleados que desempeñen en el mismo trabajo
§Entrevistas con uno o más supervisores que tengan conocimiento a fondo del puesto que se está analizando.

La entrevista grupal se emplea cuando un gran número de personas realiza un trabajo similar o idéntico, de esta manera se obtienen rápidamente y a bajo costo datos sobre el puesto.
Por lo general, el supervisor inmediato del trabajador asiste a la sesión de grupo; si no es así, es bueno entrevistar al supervisor por separado para obtener su punto de vista sobre los deberes y responsabilidades del puesto.
Cualquiera que sea el tipo de entrevista que se utilice, es importante que entrevistado entienda perfectamente la razón de la misma, ya que existe una tendencia a mal interpretar estas entrevistas como evaluaciones de eficiencia.
Ventajas
Los datos se obtienen de primera fuente
Analiza y aclara dudas
Mejor calidad y mayor rendimiento de datos (racional)
No hay contraindicación
Desventajas
Reacción negativa si esta mal conducida
Confusión de opiniones y hechos
Se pierde tiempo si analista no están bien preparado
Costo operativo elevado. ( analistas y parálisis del ocupante).
Métodos Mixtos
Combinaciones de dos o mas métodos de análisis. Ej.
üCuestionario y entrevista. ( ocupante)
üCuestionario con el ocupante y entrevista con superior.
üCuestionario y entrevista, ambos con el superior
üObservación directa ocupante y entrevista superior.
üCuestionario y observación directa ambos con el ocupante.
üCuestionario con el superior y observación directa con el ocupante.
Esta elección dependerá de la empresa, objetivos a analizar, descripción del cargo, personal disponible, costos etc.
Método de Bitácora
Se puede pedir a los trabajadores que lleven un diario o bitácora o listas de cosas que hacen durante el día. El trabajador debe anotar cada actividad que realice.

En términos generales los datos que reúne el análisis de cargos se concentra en el cuestionario que se diseñe. Los datos que debe obtener son:

1) Identificación y actualización
2) Deberes y responsabilidades
3) Aptitudes humanas y condiciones de trabajo
4) Niveles de desempeño
También:
1) Escolaridad formal necesaria Conocimientos y habilidades especiales
2) Experiencia
3) Responsabilidad
4) Esfuerzo, medio ambiente y riesgos
5) Perfil del ocupante y descripción sintética
6) Referencias (antecedentes de los sujetos que intervienen en la contestación, entrevista, revisión y análisis del cuestionario, así como las fechas, lugares y teléfonos.
Etapas de Análisis de Cargo
Planeación.
Planeación en fase de oficina y laboratorio.
Determinar cargo.
Elaborar organigrama (nivel jerárquico, autoridad, responsabilidad y área de actuación)
Elaborar cronograma de trabajo
Elección método (s) de análisis
Selección factores especificaciones: universal y criterio de discriminación
Dimensionar factores de especificaciones: campo de cada factor.
Grados de factores de especificación: asignación de valor a la variable.
Etapa de Preparación
Reclutamiento, selección y entrenamiento del equipo de trabajo.
Preparación de material.
Disposición del ambiente (informes)
Recolección de datos previos.
Esta etapa se puede realizar de manera simultánea con la etapa de planeación
Etapa de Ejecución
Recolección de datos mediante método elegido (s)
Selección de datos
Redacción del análisis
Presentación de la redacción al supervisor
Redacción definitiva del análisis
Presentación de la redacción definitiva para aprobación.
Objetivos de la Descripción y Análisis del cargo
üAyuda a la elaboración de anuncios.
üDetermina el perfil del ocupante
üSuministra material necesario para capacitaciones
üDetermina escalas salariales.
üEstimula la motivación del personal, facilita evaluación de desempeño y merito.
üGuía para el supervisor y al empleado guía de sus funciones
üSuministra al departamento de higiene y seguridad los datos para minimizar insalubridad y peligrosidad en puestos.
Conclusión…
La descripción y análisis de cargos representa la base fundamental de cualquier trabajo de ARH, pues ayuda en el reclutamiento, selección, capacitación, la administración de salarios, evaluación de desempeño, higiene y seguridad además de informar al supervisor el contenido y especificaciones de los cargos de su área.
Ya que son responsabilidad de línea, pero una función de staff.