Gestión Documental Mercantil y Determinación del Umbral de Rentabilidad

El Punto Muerto o Umbral de Rentabilidad

El punto muerto permite conocer el volumen de ventas que es necesario para que la empresa o departamento cubra la totalidad de sus costes. Se le llama así porque en él la empresa no obtiene ni pérdidas ni beneficios. Es el umbral de rentabilidad porque, a partir de ese punto, la empresa empieza a obtener beneficios.

El Albarán o Nota de Libramiento

El albarán o nota de libramiento sirve como justificante de la recepción de la mercadería. Es un documento expedido por la persona que efectúa una entrega (el vendedor) para enviarlo con las mercaderías al comprador, para que este lo devuelva firmado una vez haya recibido el envío. Por norma general, un albarán equivale a una factura; siempre hay un original y una copia (el original para el vendedor y la copia para el que recibe).

Tipos de Albarán

• Albarán valorado: La persona que va a recoger los artículos queda informada de lo que recibe, de los precios unitarios y también del precio total. Es usual en los lugares donde la persona acude personalmente a buscar lo que compró.
• Albarán sin valorar: Este es más usual en los transportistas; solo constan los precios totales y la mercancía se entrega a una tercera persona.

La Factura

La factura es el documento que acredita legalmente las entregas de bienes y las prestaciones de servicios realizados. Su contenido obligatorio incluye:

• Número correlativo y número de albarán al que hace referencia.
• Nombre y apellidos o denominación social.
• NIF (Número de Identificación Fiscal).
• Domicilio del expedidor y del receptor de la factura.
• Descripción de los bienes o servicios facturados.
• Base imponible: Importe total de la contraprestación excluyendo el Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA).
• Tipos impositivos: Porcentajes de impuestos aplicables.

Obligatoriedad de expedir factura

Es obligatorio expedir factura cuando:

• El destinatario es un empresario.
• El destinatario exige factura.
• En operaciones de exportaciones exentas.
• En entregas intracomunitarias de bienes exentos de IVA.

Sustitutivo de la factura: El Tiquet

El tiquet simplifica el proceso de facturación; la venta al detalle exime de la obligación de entregar facturas completas en ciertos casos.

Términos de Expedición y Conservación

Expedición de facturas

En las facturas resumen o recapitulativas, la emisión de la factura se realiza el día siguiente del mes natural en que se hayan realizado las entregas y las entregas parciales.

Duplicados y fotocopias

Solamente se puede expedir un original por cada factura. Se pueden emitir copias o duplicados en los casos siguientes: cuando hay varios destinatarios o en el supuesto de pérdida del original (todos tienen que contrastar estas circunstancias). La copia se entrega cuando hay varios destinatarios y el duplicado solo cuando se ha extraviado la factura original.

Conservación de facturas

Se deben conservar las facturas o documentos sustitutivos emitidos durante al menos cuatro años para la presentación del IRPF y el Impuesto de Sociedades. El plazo del IRPF computa desde el 30 de junio hasta el 30 de junio después de cuatro años.

• Las facturas de compra de bienes muebles se conservan durante 9 años.
• Las facturas de bienes inmuebles se conservan durante 14 años.

Valoración de la Factura

Es habitual que, además del precio del artículo o del bien, se incluyan descuentos o gastos que modifiquen el importe total de la factura. Los descuentos se restan de la base y los gastos la incrementan.

Tipos de descuento

• Descuento comercial: Son descuentos concedidos por promociones, fidelización, campañas promocionales o rebajas. Se aplica un tanto por ciento sobre el importe bruto.
• Rappel o descuento por volumen de venta: Consiste en aplicar rebajas cuando se ha llegado a un determinado volumen de unidades o de compra. Se aplica sobre el importe neto de la compra.
• Descuento por pago inmediato (pronto pago): Pago al contado. Consiste en aplicar un tanto por ciento calculado sobre el importe neto de la venta.

Gastos y Suplidos

Los gastos van a cargo del comprador. Los gastos más habituales son envases, embalajes, transporte y seguros (aseguranzas). Se repercuten en la base imponible, sumándose al importe neto calculado después de todos los descuentos.

La bestreta o suplidos son gastos que ha tenido que asumir el emisor realizando operaciones que le han encargado pero que no le corresponderían a él. Los suplidos no están gravados por el IVA. Requisitos: existir un mandato previo (verbal o escrito) y que las facturas estén expedidas a nombre del cliente.

La Factura Rectificativa

Las facturas que presentan errores no se pueden modificar directamente. La manera de subsanarlos es emitir una factura rectificativa que, además de cumplir con lo que exige una factura original, debe dejar constancia de la fecha y el número correspondiente, así como los datos de la factura de origen de la rectificación (expresando el número y la fecha). Debe incluir la causa de la rectificación, el detalle y la valoración de la misma.