Gestión Documental y Procesos Logísticos en el Almacenamiento de Mercancías

Documentación en la Gestión Logística

Clasificación de Documentos

• Documentos Externos: Sirven para que el cliente y el proveedor puedan justificar la operación de compraventa o servicio. Ejemplos comunes incluyen el pedido, el albarán o nota de entrega, la factura o la carta de portes.
• Documentos Internos: Contienen información de utilidad exclusiva para la empresa que los emite, tales como el registro de pedidos emitidos, las hojas de solicitud y las órdenes de envío.

El Albarán y su Función Operativa

El albarán es un documento que confecciona el vendedor y lo envía al comprador junto con la mercancía. Su función principal es servir como justificante para acreditar que la mercancía ha sido entregada al cliente y actuar como guía fundamental para la posterior emisión de la factura.

Acondicionamiento de Mercancías

El acondicionamiento de mercancías es necesario cuando los productos se reciben en unidades logísticas que no son compatibles con las ubicaciones asignadas en el almacén. Los casos más frecuentes son:

• Mercancías que se reciben a granel o en contenedores y requieren ser colocadas en un embalaje unitario.
• Mercancías recibidas en paletas con dimensiones diferentes a las estandarizadas en la instalación.

Protocolos de Cuarentena

• Cuarentena Física: Exige que los artículos permanezcan almacenados en una zona delimitada y específica hasta que se autorice formalmente su salida.
• Cuarentena Informática: Permite el almacenaje de los productos en cualquier lugar del almacén, pero el sistema informático bloquea y prohíbe su expedición hasta recibir la autorización o la orden de salida correspondiente.

Tipos de Soporte de Información

• Soporte Óptico: Consiste en etiquetas de papel o materiales similares que son legibles tanto por personas como por máquinas.
• Soporte Magnético: Utiliza bandas magnéticas que almacenan la información técnica del producto.
• Soporte Inductivo: Está formado por un chip que contiene la información digital de la etiqueta.

Tipos de Etiqueta

• De contenido: Permiten identificar el interior del paquete sin necesidad de abrirlo.
• De manipulación o uso: Pueden ser obligatorias u opcionales. Hacen referencia a la peligrosidad, al consumo, al uso y a las normas específicas para almacenar, transportar o manipular la carga.
• De procedencia y destino: Tienen como objetivo facilitar la información al medio de transporte. Su contenido incluye el origen, el número de envío y la compañía encargada.

Sistemas de Codificación

La codificación es el conjunto de números, o combinaciones de números y letras, que se asigna a cada producto. Se clasifica según la información que aporta:

• Codificación No Significativa: Se asigna de forma correlativa o al azar. Es de carácter personal e irrepetible y no ofrece información descriptiva sobre la mercancía.
• Codificación Significativa: Proporciona datos relevantes como el contenido del bulto, su procedencia y su destino.
• Codificación Automática: Basada en el uso del código de barras normalizado bajo el estándar AECOC-GS1.