Gestión Documental en el Transporte: Clasificación y Requisitos Obligatorios
1.1. Tipos de información en el transporte
La información gestionada en el sector del transporte se clasifica según su origen y flujo:
Información generada o saliente
- Relacionada con clientes: Facturas de servicio, albaranes de entrega, documentos de cobro, presupuestos, documentación de carga y contratos de transporte.
- Relacionada con la administración pública: Documentos y solicitudes de autorizaciones de tarjetas, permisos de circulación, licencias de conducción de vehículos, trámites de aduanas, entre otros.
Información recibida o entrante
- Relacionada con proveedores: Facturas, presupuestos, órdenes de pago y contratos de seguro.
- Relacionada con clientes: Solicitudes de servicio y requerimientos de información para la elaboración de contratos de transporte.
- Relacionada con la administración pública: Expedientes, licencias, permisos y documentación técnica del vehículo y de los conductores.
Información circulante
- Relacionada con el propio servicio: Información del tacógrafo, órdenes y partes de trabajo, autorizaciones, normas internas y planes de mantenimiento del vehículo.
- Relacionada con la relación laboral: Contratos, nóminas, liquidaciones, partes de baja y solicitudes de vacaciones.
1.2. Documentación del vehículo y del conductor
La documentación obligatoria se divide en dos categorías principales:
a) Documentación general
- Permiso de circulación.
- Tarjeta de inspección técnica en vigor.
- Documentación acreditativa de la vigencia del seguro.
- Informe de ITV favorable y su correspondiente distintivo.
- Recibo del pago del Impuesto sobre Vehículos de Tracción Mecánica (IVTM).
b) Documentación específica
- Relacionada con el transporte internacional de mercancías.
- Transporte de mercancías peligrosas o animales vivos (certificados veterinarios y fitosanitarios).
- Relacionada con el uso del tacógrafo (analógico o digital).
Nota: Es fundamental mantener copias compulsadas de toda la documentación que viaja en el vehículo dentro de las oficinas de la empresa.
1.3. Documentación del servicio
Esta documentación está directamente vinculada a la operativa del servicio realizado:
- Lista de contenido, albarán, factura comercial y documentación de pago.
- Contrato de transporte.
- Documentación administrativa complementaria (gestiones con aduanas, etc.).