Gestión Eficaz de Documentos Comerciales: EDI y Tipos de Pedidos

Transmisión Electrónica de Documentos y Gestión de Stock

El Sistema EDI (Intercambio Electrónico de Datos)

El EDI (Electronic Data Interchange) es un sistema estándar y universal para la transmisión electrónica de información y documentos comerciales. El sistema EDI permite que empresas y particulares puedan enviar y recibir documentos en formato estándar y de ordenador a ordenador. De esta forma, se agiliza y abarata la comunicación en operaciones de compraventa, aprovisionamiento, seguimiento de envíos, etc.

El sistema EDI aporta una serie de ventajas:

• Permite que el cliente reciba información más rápida y completa.
• Se evitan errores y pérdidas en el envío de documentos.
• Reduce costes administrativos y retrasos de cobro y pagos.
• Proporciona un tratamiento acelerado de los pedidos.
• Mejora la gestión de stocks.
• Mejora el tratamiento de la información.

El Pedido

Es un documento que expide el comprador cuando solicita en firme materiales o artículos a su proveedor. El pedido se puede enviar por correo ordinario y se debe conservar una copia para después contrastar la mercancía recibida con la solicitada. También es normal enviar dos copias para que el proveedor devuelva una firmada en señal de aceptación.

Según el compromiso que adquieren el comprador y el vendedor ante la solicitud, nos podemos encontrar ante un pedido en firme o un pedido condicional.

Tipos de Pedidos

Según la Forma

• Pedido Normal

  Es el más extendido entre las empresas. Se utiliza para solicitar las mercancías que se necesitarán en un periodo reducido de tiempo. Las cantidades se ajustan a los consumos previstos.

• Pedido Programado

  Se utiliza para solicitar uno o varios productos sobre los que se ha realizado un estudio previo de necesidades. El estudio consiste en analizar los consumos históricos y los previstos. También se tiene en cuenta el stock mínimo. Con este tipo de pedidos se solicita una cantidad anual cuya entrega se puede fraccionar en uno o varios envíos. Las ventajas de este pedido es que se reducen los costes de gestión y precios de adquisición, y el inconveniente es que la cantidad solicitada suele ser inferior al consumo previsto.

• Pedido Abierto

  Se emite para solicitar una cantidad total aproximada sin que ello suponga un compromiso obligado de compra, pues el cliente no acepta ningún envío que no haya confirmado previamente por teléfono, nota simple, fax, etc. Ejemplo: para construir una finca de viviendas solicitamos que nos reserven una cantidad de azulejos; posteriormente, pedimos el envío del material en función de las necesidades, que pueden ser superiores o inferiores a la cantidad reservada.

Según el Material

• Pedido Extraordinario

  Se utiliza para solicitar materiales de pronto empleo que, por necesidad extraordinaria, se necesitan para un fin concreto. El pedido se envía aunque en el almacén existan los materiales solicitados, pues así evitamos alterar los consumos medios que afectan sobre el punto de pedido.

• Pedido de Reposición

  Es aquel cuya iniciativa de compra parte del almacén mediante un boletín de compra. Estos pedidos se utilizan para solicitar los artículos sobre cuyas existencias se ha fijado un stock mínimo. El impreso que se envía al proveedor puede contener los materiales que se necesitan en un almacén o en varios.

• Pedido Habitual de Materiales o de Mercancías

  Es el más generalizado y se expide para solicitar los artículos que se necesiten en el punto de venta.

Hoja de Solicitud

Es un documento interno que se utiliza para solicitar materiales desde una sección a otra de la empresa o desde el punto de venta al almacén central. Estos impresos se envían de ordenador a ordenador, bien porque la empresa dispone de un sistema de pedido automático o bien al final de la jornada.

Albarán Valorado

Es un modelo que se expide cuando el comprador no exige factura y el importe se paga al contado, al retirar la mercancía. El impreso se formaliza incluyendo en él todos los requisitos legales exigidos para las facturas: descripción de la mercancía, precio unitario, etc. El albarán valorado sirve al mismo tiempo como nota de entrega de la mercancía y justificante de compra.