Gestión Eficaz de Reuniones Laborales: Fases y Tipos
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Conducción Eficaz de Reuniones
Fases para una Conducción Exitosa
Para conducir con éxito una reunión, es fundamental seguir tres fases clave:
Preparación
Como cualquier tarea relacionada con la animación o la educación, las reuniones conviene planificarlas. Es necesario definir los objetivos y concretar los temas a desarrollar. Igualmente, hay que determinar las personas que deberán asistir y asegurarse de que son convocadas.
En la convocatoria de una reunión se ha de incluir el orden del día (o relación de temas a tratar), el lugar y la hora de la reunión, y quién es la persona o entidad convocante.
Desarrollo
La persona que modere la reunión recordará el objetivo e introducirá el tema o temas a tratar. Durante la reunión, el moderador estimulará la participación de las personas reunidas, creando un buen clima grupal, dará opción a que todas participen e intentará evitar que alguien acapare la atención.
Otra función será centrar al grupo en el tema a tratar, evitando las desviaciones.
Conclusión
Antes de finalizar la reunión, conviene hacer una síntesis de los temas tratados y extraer algunas conclusiones. Además, se detallarán los acuerdos a los que se haya llegado, si los hubiera. Es buena costumbre hacer un informe o acta de reuniones en la que quede constancia de los aspectos más relevantes.
Tipos de Reuniones
Reuniones Informativas
Son reuniones cuyo objetivo principal es transmitir información. En ellas no es necesario tomar decisiones, por lo tanto, la intervención del grupo se limitará a pedir aclaraciones sobre los temas tratados.
En este caso, el animador deberá asegurarse de que el grupo entiende bien la información y de que todas las personas la interpretan del mismo modo.
Reuniones Formativas
En este caso, el objetivo de la reunión es la formación de las personas que forman el grupo. Es un tipo de reunión enriquecedora, ya que tendrán la oportunidad de poner en común conocimientos y experiencias.
Reuniones de Toma de Decisiones
El objetivo de estas reuniones es tomar una decisión respecto a una situación o un tema. En este caso, es conveniente que las personas convocadas sepan previamente cuál es el contenido de la reunión.